9第九章现代企业信息管理与管理沟通解说.ppt

第九章　现代企业信息管理与管理沟通 一、管理沟通的形式 1.正式沟通与非正式沟通2.纵向沟通和横向沟通3.单向沟通和双向沟通4.口头沟通和书面沟通5.组织间的沟通6.用含蓄的形式进行沟通 1.正式沟通与非正式沟通 正式沟通就是通过组织明文规定的渠道进行信息传递和交流。例如，组织规定的汇报制度，定期或不定期的会议制度，上级的指示按组织系统逐级下达，或下级的情况逐级上报等。正式沟通的优点有：正规、严肃、富有权威性；参与沟通的人员普遍具有较强的责任心和义务感，从而易保持所沟通信息的准确性及保密性。 非正式沟通是在正式沟通渠道之外进行的信息传递或交流，如组织中员工私下交换意见，议论某人某事等。现代管理中很重视研究非正式沟通。因为人们的真实思想和动机往往是在非正式的沟通中表露出来的。典型的非正式沟通形式是小道消息，它们传播着各种各样的观点、猜想、疑问、刁难、敌意、奉承和威胁，这些内容都是员工所关心的和他们有关的信息。组织内的传言体系由一些非正式沟通网络在许多点上相互覆盖、相互交错而组成，有些消息灵通人士可能属于不止一个非正式沟通网络。传言产生于权力体系的周围，它能把各个方向——水平方面、垂直方向和斜线方面的组织成员等联系起来。 一、管理沟通的形式 2.纵向沟通和横向沟通 (1)纵向沟通(2)横向沟通 一、管理沟通的形式 3.单向沟通和双向沟通 从发送者与接收者的地位是否变换的角度来看，两者之间的地位不变是单向沟通，两者之间的地位不断变换是双向沟通。作报告、发指示、作讲演等是单向沟通，交谈、协商、会谈等是双向沟通。美国心理学家莱维特曾做了一个实验，并得出结论：①单向沟通的速度比双向沟通的速度快，双向沟通比单向沟通准确；②双向沟通中，接受信息的人们对自己的判断比较有信心，知道自己对在哪里或错在哪里；③双向沟通中，传达信息的人感到心理压力较大，因为随时会受到信息接收者的批评或挑剔；④双向沟通容易受干扰，并缺乏条理性。 从这些结论可看出，如果需要迅速地传达信息，单向沟通的效果好，但准确性较差。如果需要准确地传达信息，双向沟通较好，且速度较慢。事实上，从管理过程和管理追求的效果看，沟通作为管理的职能，一般都是双向的，因为它注重结果，任何沟通都需要响应和反馈，都需要得到一个与其相近的结果。 一、管理沟通的形式 4.口头沟通和书面沟通 口头沟通是指人们之间的言谈，通过别人打听、询问其他人的情况，也可以是委托他人向第三者传达自己的意见等。书面沟通则是用图、文的表现形式来联络沟通。口头沟通的优点是：具有迅速和充分交换意见的潜力，能够当面提出或回答问题。说话者必须与听者接触，而且他们必须设法相互了解。但由于种种原因，许多听话者提不出应提的问题，因而只得到一些不完整的或断章取义的情报，可能导致代价高昂的错误，而且也不一定能节省时间。 书面沟通一般比较正式，可以长期保存，接收者则可以反复阅读。书面沟通更具有准确性、正式性并易于广泛传播。但是，虽然用书面形式沟通，使人们有可能去仔细推敲，但也不一定能达到预期效果。写得不好的书面信息，往往随后需要用很多书面和口头的情报来澄清。这既增加了情报沟通费用，也引起了混乱。 一、管理沟通的形式 5.组织间的沟通 组织间沟通是组织同其利益相关者进行的有利于实现各自组织目标的信息交流和传递的过程。组织间沟通的宗旨是充分利用环境的各种资源，协调各方利益，实现组织共同的可持续发展。 6.用含蓄的形式进行沟通 用含蓄的形式，也就是所谓“弦外之音”，或用非语言的某些重要方法来沟通，如说话声调、语气、面部表情、手势或比喻等。这种形式往往被人忽视或不受注意。下级人员常常十分注意观察其上级的表情或姿态，其所谓“察颜观色”，因为它表明上级所想的哪些是重要的，哪些会影响上级对自己的印象等。 一、管理沟通的形式 二、管理沟通的模式 1)链式。2)Y式。3)轮式。4)环式。5)全通道式。 图9-5　五种沟通网络示意图 三、管理沟通的方法 1.发布指示2.会议制度3.个别交谈 1.发布指示 在指导下级工作时，指示是很重要的。指示可使一个活动开始着手、更改或制止，是使一个组织生机勃勃或者解体的因素。 指示或者命令有许多的含义。指示作为一个领导的方法，可理解为上级的训令，它要求下级在一定的环境下工作或停止工作。它隐含着从上级到下级的直线指挥人员之间的关系，这种关系是不能反过来的。指示的另一个含义是：指示的内容应该和实现组织的目标密切关联。最后，指示的定义含有强制性的意思。如果下级拒绝执行或不恰当地执行指示，而上级管理者又不能对此使用制裁办法，那么他今后的指示可能失去作用，他的地位将难以维持。为了避免这种情况的出现，可以在指示发布前听到各方面意见，对下级进行训导，或者把下级尽可能地安排到另一个部门去工作。 三、管理沟通的方法 2.会议制度 1