职业经理人的职业化素养.ppt

* * * * * * * * * * * 5.5 有效沟通是一切协作的基础 什么是沟通？ 两个或者两个以上的人，互相通过任何途径达至信息传递的过程。 沟通的六要素 信息传送者 信息 表达方式 信息接收者 反馈 跟进 5.6 有效的沟通方式 有效沟通的要诀 推敲意念 - 知己 认清对象 - 知彼 争取天时地利 为对方处境设想 细心聆听回应 取得对方承诺 跟进成效 用什么样的语言沟通 不要使用术语或方言 避免使用“但是” 积极语言 ?从对方的立场出发 避免将个人意见权威化 明确性 谈行为不谈个性 学会赞美 换一个说法 身体语言比语言更可信 ????? 点头与微笑 身体前倾 和对方目光接触 不要双手抱在胸前 积极的聆听者 不但听对方讲些什么，而且更能体察对方想说些什么 不打断对方的发言，在聆听时控制自己的主观意见和想法 能够切身处地地从对方的角度出发，为对方着想（同理心） 5.6 有效的沟通方式 6、职业化工作实务 6.1 时间的管理 6.2 会议的管理 6.3 文件管理和办公软件的使用 6.1 时间管理－Getting Thing Done 1）为什么时间总是不够用？ 缺乏时间管理的意识 缺乏必要沟通 弄不清楚优先顺序 2）为什么我的时间管理老是有问题？ 猪八戒踩西瓜皮－滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”－拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲 6.1 时间管理－Getting Thing Done 计算一下： 你一小时的时间价值是？你一分钟的时间价值是？ 思考一下： 你正在做的事情是不是根本就不需要你去做？ 你正在做的事情是不是交给其他人去做也一样能做好？ 其它人常做哪些浪费你时间的事情？ 你自己常做哪些浪费别人时间的事情？ 6.1 时间管理－Getting Thing Done 3）如何解决问题？ 安排专门的时间来规划时间的利用 要事第一 分清楚优先级别：紧急、不紧急、重要、不重要 以最终的结果来开始行动（以终为始） 这件事下一步做什么？ 学会说“NO！” 学会对付不速之客 减少冗长的会议 办公桌上的“5S”运动 学会利用工具 6.1 时间管理－Getting Thing Done 时间矩阵 重要 不重要 紧急 危机 紧急的问题 有限期的任务、会议 准备事项 准备事项 预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的休闲充电 授能自主管理 不紧急 干扰，一些电话 一些信件、报告 许多紧急事件 许多凑热闹的活动 细琐、忙碌的工作 一些电话 浪费时间的事 “逃避性”活动 无关紧要的信件 看太多的电视 4）时间矩阵 5）时间管理的工具 月历、日历 任务列表与甘特表 手册 PDA 手表/手机 白纸一张 其它工具 6.1 时间管理－Getting Thing Done 6.2 会议管理 1）会议的现状 大多数的企业在会议里决定其基本走向 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 插播广告－关于会议的一篇blog 免不了的天天开会，面对效率底下的会议，头疼的很，想了七条和会议相关的问题，纯属自勉。 准备好了没有？会议召集人要主题明确，准备资料分发到位，给参会人足够的准备时间； 参会人空手而来，谁通知他来开会的？！ 少说废话！别人的智商都比你高，你不需要翻来覆去解释你的观点！ 主持人要时刻准备着，把跑题的那个人拉回来！ 会议记录必须要完整记录所有达成的讨论结果，落实所有待办事项、责任人、完成时间！有人没事做？谁通知他来开会的？哦，他是领导，那例外! 谁负责待办事项的跟进？whats the next action？ 最后一个问题，这个会真的非开不可？ 6.2 会议管理 2）为什么要开会？ 达成共同目标 制定共同行动计划 或者 资讯传达与监督员工 达成决议与解决问题 开发创意 激励士气 巩固主管地位 3）有没有比开会更好的沟通方式？ 电子邮件 电话会议 其他？ 6.2 会议管理 4）会议的价值 ?从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本 ?从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率 ?尽量只开必要的和有价值的会议 通常的会议有5至9人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。 6.2 会议管理 5）与会者的准备 确认自己在会前收到的议程表。 对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提给其他与会者。 除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中主动提出建设性的意见。 努力去了解其他与会者对议程上议题的观点，他们的兴趣所在，是否有权威在背后支持这些观点 找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、折中 6）参会者的职责 发言内容要有组织 适时发言 一次只讨论一个重点 口齿清晰，陈述有力