秘书学概论要点.ppt

（二）职能环境对秘书工作的导向性 不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目 标；而且，职能环境又是发展变化的。因此，职能环 境对秘书工作具有导向性。秘书工作要适应职能环境 的需要，就必须遵从组织目标和领导工作目标，适应 职能环境变化发展的趋势。 （三）职能环境对秘书工作的促动性 一是行政性促动。 二是诱导性促动。 三是比较性促动。 （四）职能环境对秘书工作的机遇性和风险性 在高速发展变化难测的现代社会中，任何职能 环境中都是机遇与风险并存的，在秘书职能环境中， 组织运转中的机遇与风险，领导工作中的机遇与风 险，与秘书工作中的机遇与风险是紧密相关的。 第二节 秘书职能环境的适应与优化 一、秘书职能场的构成 秘书职能场是在秘书职能环境中秘书职能活动 影响力范围；从某种意义上说，它是职能环境资源 要素作用下秘书通过其本职工作对环境的反作用并 产生实际效应的范围。 （一）秘书职能场的大小 秘书职能场的大小是由其在领导身边综合辅助 及公务服务的基本职能特征及其所处的职能地位决 定的。 秘书职能场大小的概念—— （二）秘书职能场的运作方向 职能场的运作方向指的是秘书在职能领域内 开展各项业务的价值取向，功利目标的指向及产 生各种影响力的方向。凡符合客观事物发展规律、 符合事业发展功利，并与领导管理正确的工作目 标保持一致，其方向就是正向；与此方向相悖， 则是负向；与此方向存在偏差，就是偏向。 （三）秘书职能场的能量 秘书职能场的能量是指其在特定职能环境中 开展其业务活动产生影响的能力及强度。它是由 领导者的信任度、工作指派任务的轻重、秘书个 人的知识、信息、经验的拥有量、能力、态度， 与领导者主辅配合的关系状态等因素所决定的。 （四）秘书职能场大小、方向、能量的调适 在实践中，每一个秘书的职能场的大小、方 向、能量都是相互影响、相互关联，并在动态变 化之中。 二、秘书对职能环境的适应 （一）适应职能环境特征 适应职能环境特征，在实践中要注重以下方面： 一是适应宏观环境特征和发展趋势 二是适应所在组织的行业环境特征 三要适应所在组织环境特征 四要适应秘书机构作为综合办公部门的环境特征 五要适应具体工作岗位的环境特征 （二）满足职能环境需要 秘书满足职能环境的需要，首先要满足领导 工作的需要。其次要满足组织日常办公事务的需 要。既要掌握秘书工作中共性的事务处理，又要 熟悉本单位的具有个性的相关事宜。 （三）顺应职能环境发展 一要对长远发展的态势有所准备； 二要关注组织三、五年的发展计划和领导一届 任期内的工作计划和任务目标； 三要准确把握组织一年内的工作计划安排，以 及外部环境发展变化的状况，内外结合，从职能环 境一年内变化的节奏和阶段性，安排一年内各阶段 的工作重点和适应环境节奏要求； 四要随时关注领导工作的变化和需要，随时了 解组织内外的变化与需要。 （四）职能环境资源的制约 秘书职能环境资源指的是秘书所处的客观 环境中，一切有利于秘书实现其职能目标、完 成职能任务的要素的总和。秘书职能环境资源 与秘书工作是互动关系。 1.信任度 2.和谐度 3.开放度 4.自由度 （五）开发职能环境资源 秘书工作中，适应职能环境特征，满足职能环 境需要、顺应职能环境发展，都要以有利于开发职 能环境资源，有利于实现组织目标为落脚点。 1.要合理开发领导组织及领导人的影响力资源 2.要注重开发职能环境中的信息智能资源 3.要注重从协调和加强各方面关系中开发职能 环境中的能量资源 三、秘书对职能环境的优化 秘书优化具体工作的职能环境的主要途径，是靠 自身卓有成效的职能工作；而具体的秘书工作职能环 境的优化，又为提高秘书工作的效能和效率，提供良 好的环境条件。两者相互作用，相互促进，构成良性 循环。 四、排除环境障碍与优化职能场 排除职能环境障碍与优化职能场是紧密联系、 相辅相成的，必须同等重视这两个方面。 （一）排除职能环境障碍 1.信任障碍的排除 2.理解障碍的排除 3.沟通障碍的排除 4.利益障碍的排除 （二）优化职能场