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关于《文书档案管理》讲解 2011.04.师资班 一、《文书档案管理》的结构 教材结构:共分五章： 第一章 归档文件 第二章 归档文件的形成 第三章 文件的归档 第四章 归档文件整理方法——单份文件整理 第五章 归档文件整理方法——立卷法 二、修订的重点 本次教材修订以简明、实用为指导原则，尊重成人学习规律，突出文书档案工作特点。相较旧版而言，新教材主要作了以下修改：  1．名称改变 （1）课程名称改变 文书档案 文书档案管理 （2）章节名称改变 2．内容增减 针对旧版教材中存在的文字叙述过多、内容陈旧等问题，新教材补充了直观、形象的图示，提供了大量最新实例，调整、完善了各章节的结构层次及具体内容，从而使结构更加清晰、合理，符合逻辑。 增加的内容： （1）重点丰富了归档范围划分和文书档案保管期限判定的相关内容。补充了国家档案局第8号令中关于文件材料归档范围与保管期限的最新规定。吸收了课题的研究成果。（2）详细介绍了“单件”和“立卷”两大常用整理方法。特别是在“单件整理方法”中吸收了近年来国家及省制发的有关文件精神和要求，进行了更加详细的表述，更加注重操作性。 删减的内容： （1）旧版“第四章 文书档案的鉴定与移交”中的相关内容删减后归入“文件归档”， （2）删除了“行文关系”“行文方向和行文方式”“行文规则”的内容 3．章节调整 （1）四章变五章（2）按实际操作的习惯安排教材的顺序（3）突出文件归档环节，单列一章（4）单份整理方法单列一章并提前 三、本教材须把握的重点、难点 （一）公文的体式与稿本 公文的体式与稿本是体现公文权威性和有效性的重要标志。 基于归档文件形成质量对归档质量影响的考虑，作为新入行的档案人员应了解公文的规范体式和不同的稿本；公文体式的相关内容与整理时的著录项目有直接关系。 体会：用文件演示并在课件中链接标准的公文格式岗位班0903(全省班)\公文格式\公文标准样式（上行文）.doc 讲述不同公文类型格式的异同 各构成要素的位置、结构、字体、字号等常识性内容 字体、字号、边距 正文三号仿宋 标题为二号小标宋 主题词三字为3号黑体、主题词词目为3号小标宋 每面排22行，每行28个字双面印刷 左侧装订 左边距为28，右边距为26，天头（上白边）37 （二）归档范围及保管期限（难点内容） 在整理方法简化之后，归档文件内在质量比归档文件整理的外在形式重要得多。归档文件内在质量主要体现在归档范围是否齐全、保管期限判定是否准确。 在实际工作中基层档案人员最难掌握、兼职教师最难讲清楚的也是归档范围和保管期限的判定。因此，本教材第三章的内容既是重点也是难点。如何在规范指引下教会这部分内容是需要我们共同探讨的。 归档范围讲授体会 国家和省的相关文件要明确地告诉学员 划分原则要务必讲清楚 以我为主 既不能有文必档 也不能有档不归 机关文件归档范围 重点掌握两点内容 P33 保管期限讲解 重点讲解国家档案局8号令的相关内容 掌握应永久保管的文书档案的内容 记述本机关主要职能活动（报告、报表 、总结等）、发展历史和人事变迁 指导本地区、本系统、本行业工作的全面、系统性文件 文书档案保管期限表的编制也应作为重点内容进行讲解 引导学员分析本单位主要职能 学会检查年度归档文件的完整性，是否全面反映了本单位年度工作 在大事记或年度工作报告中提到的工作是否留下了相关的记录 （三）单份文件整理方法的操作 档案人员岗位培训的目的主要是学会整理。具体操作是其中的重要内容。在目前的情况之下，单份文件整理方法应作为主要的方法进行讲解和演示。 分类 尽可能地简单 在以年度为周期进行整理的情况下，淡化分类 不主张以问题分类 页码部分 在装订的情况下，以强调页数为主 排序 整理工作的重点内容之一 从方便利用的角度解释排序的意义 不推荐按文号顺序排序 著录 整理工作的重点内容 项目要全 内容要准 尤其是题名项 归档说明 三个部分的内容讲清楚 最好是有实例提供 四、几点体会 (一)熟悉规范《国家行政机关公文处理办法》《中国共产党机关公文处理条例》 《国家行政机关公文格式》 《国家档案局8号令》《国有企业文件材料归档办法》《企业档案工作规范》 (二)掌握标准 《关于印发〈广东省机关文书档案保管期限表〉的通知》（粤档发〔2007〕30号） 《归档文件整理规则》 《广东省文件材料归档方法改革方案》 《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》 (三)把握原则 归档范围判定原则 以我为主：以本单位各项职能活动形成的文件材料