教具盤點程序指引.docVIP

Version_10-11 PAGE  PAGE 4 教具盤點程序指引 盤點教具基本步驟： 在「登記盤點」為該次盤點計劃登記 透過「盤點輸入」功能，使用條碼閱讀機將館藏資料輸入 使用「盤點報告」查詢盤點進度，及註銷書本 列印註銷報告 填寫盤點紀錄表 在登錄冊(Hard Copy)用筆刪除註銷的教具記錄 (1)登記盤點 1.「系統主目錄」＞「盤點功能」＞「登記盤點」 2.在畫面左方會顯示出所有已登記的盤點計劃，所有盤點計劃會用日期方式表達(作為盤點計劃名稱) 3.畫面上右上方是用來新增盤點計劃的。首先輸入盤點計劃名稱(日期格式)，但要注意輸入的計劃日期名稱不能與左方列出的已登記盤點計劃名稱相同，教師可修改日期，然後，在備註欄輸入該科盤點說明，例如：02至03年英文科教具盤點 4.剔除「所有書本」方格內的?號，系統會顯示出新的輸入欄位 5.輸入要盤點的範圍，以英文科為例，在「ACNO」欄位輸入TEN000001至TEN999999 6.然後按「新增」鍵 7.請稍後，系統會顯示對話盒通知你登記完成，按「確定」後會自動返回系統主目錄 (2)盤點輸入　　(同事可用無線Barcode Reader進行此步驟，請觀看itsupport網短片) 1.從「盤點日期」選擇盤點計劃(在欄位的空白地方按一下，所有盤點計劃會以日期為名稱顯示出來)，然後按「選取」鍵 2.使用條碼閱讀機(Barcode Reader)輸入教具條碼或用鍵盤輸入，每輸入一個條碼，系統會顯示教具的名稱 3.當完成一批教具後，請按「儲存」鍵。(注意：按「儲存」鍵後，你必須離開盤點輸入功能，返回系統主目錄，才可再進入盤點輸入功能) 4.按「離開」,鍵返回系統主目錄 注意事項： 1.盤點計劃是以日期為參考編號。如果你未能在一天內完成所有盤點工作，請在第二 天盤點時，選擇同一個盤點計劃日期及名稱。(請不要為每一天的盤點工作製作一個新的盤點計劃) 2.除了用條碼閱讀機逐一將館藏條碼輸入之外,你也可以使用文字檔按格式匯入館藏條碼 (該檔案是以一行一個條碼的格式)。當你進入盤點輸入功能，選擇了盤點計劃之後,按下 左下方的，匯入(Import),鍵。系統會顯示新的對話盒，請選擇要匯入的文字檔案便可。 完成後，按下「儲存??，鍵並返回主目錄便可 (3)盤點報告 1.「系統主目錄」＞「盤點功能」＞「盤點報告」 2.進入畫面後，在「盤點日期」選擇盤點計劃 3.然後在「盤點狀態」選擇：全部／未盤點／巳盤點的其中一項(通常來說,你會選用「未盤點」項目) 4.然後按「選取」鍵，系統會顯示報告(例如：在「盤點狀態」選擇：未盤點，報告則顯示所有未盤點的教具) 5.老師可根據未盤點教具名單追查該教具的下落，方法如下： －按「系統主目錄」＞「書本管理」＞「書本編目記錄」，輸入要尋找教具的ACNO，按「選取」，該教具資料顯示出來後，按「流通資料」，畫面會顯示出該教具的借閱流通資料 6.若尋回未盤點的教具，教師可按照(2)盤點輸入的步驟將該教具輸入及盤點 7.完成所有盤點輸入後，如要註銷未盤點的教具，請在「盤點報告」內按「盤點狀態」選取「未盤點」，按「選取」鍵，系統會顯示所有未盤點教具的名稱(教具名稱左面的方格會出現?號)，然後按「註銷」鍵，輸入「註銷檔案」，註銷檔案編號會以學年及科目編碼為準則，例如：0203ten，即是02至03年度英文科教具的註銷檔案，「未盤點」的教具即在系統中註銷。 8.「註銷」的教具是指該教具已註銷write off，不能借閱，但其資料紀錄（包括ACNO）依然儲存在系統中。若日後其教具被找回出來，老師可在「書本編目記錄」，狀況欄選「available」，儲存後，即可再供借用。  (4)列印註銷報告 1.「系統主目錄」＞「報表功能」＞「書籍註銷表格」 2.在日期欄輸入註銷的日期，例如：由「05/07/2004」至「05/07/2004」，及輸入「註銷檔案」編號，按「確定」，系統會顯示所有該註銷檔案的註銷教具 3.列印好的書籍(教具)註銷報告由科主任收入教具/ 資產管理的file內 4.科主任填寫教具盤點紀錄表。 5.在登錄冊(Hard Copy)用筆刪除註銷的教具記錄。 其他注意事項: 老師要在每個學年最後一個單元完結後，即刻交還所有教具 老師要仔細閱讀盤點指引文件 盤點時，若發現教具需要修補，請立即修補，尤其是編碼label 盤點後，一定要填寫「教具盤點紀錄表」，以便日後跟進