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PAGE \* MERGEFORMAT19 二级秘书工作实务 第一章 会议管理 第一节 会议筹备 一、会议策划方案的内容与制订方法 1、会议策划方案的内容 主要包括：会议目标和任务的策划；会议名称的策划；会议组织机构的策划；会议议题的策划；会议性质、参加对象、规模与方式的策划；会议预算的策划；会议时间与地点的策划；邀请会议嘉宾的策划；发言人与与发言方式的策划；议程、日程、程序的策划；会议公关和宣传的策划等内容。 2、会议策划方案的制订方法 （1）确立会议目标的价值评价法 （2）确定会议名称的特征覆盖法 （3）确立中心议题的集思广益法 （4）确定与会人员的相关性判定法 （5）安排会议时间的注重效率法 （6）选择会议地点的要素平衡法 （7）会议宣传和公关策划的方法，主要关注组装内部和外部，具体为：媒体沟通法、内部宣传法、群众工作法、气氛渲染法。 3、会议策划的工作流程 会议策划的方案制订程序为：会议策划立项——立项后的可行性研究——策划方案论证——制订策划方案的实施进度表。 （1）会议策划立项，需要明确5W1H…… （2）立项后的可行性研究 （3）策划方案论证（由会议策划委员会采用定位式优选法、轮转式优选法、优点移植法进行最终选择） （4）制订策划方案的实施进度表 比较宏观和笼统 在会议前24个月时： 在会议前18个月时： 在会议前12个月时： 在会议前6个月时： 在会议前3个月时： 在会议前1-2个月时： 4、会议策划方案制订的原则： （1）确立会议目标和任务的原则：确立的会议目标明确、提出目标和任务切合实际、处理好目标层次直接关系。 （2）关于会议时间和地点的原则：实际、需要、成本和效率、协调、合法规范。 5、会议议题类型， （1）组织内部议题（坚持要有切实依据、结合单位实际、明确目的三原则） （2）行业内部共同关系的议题 （3）以社会热点和事件为议题 （4）以社会上存在争议的问题为议题 6、策划会议方案的注意事项 （1）严格执行会议会商和审批制度： （2）遵循和执行组织已有的会议制度： （3）通过精细化的方案设计使会议准备工作科学、高效（成效不高的原因：组织不当、程序不当、参会人员理解不透、会议记录有无。应议题集中、缩短时间3h内，控制会议人数，保证会场秩序） （4）进行会议策划时要充分运用现代化技术手段 （5）制订有效监督会议策划方案执行的措施 二、审核会议筹备方案 1、会议筹备方案的审核方法 （1）全面审核法，即对会议筹备方案的内容进行详细的、具体的审核，对于会议筹备有关的各个方面都进行核实，主要对与会议筹备方案有关的大量文件进行全面审核，包括：议程和内容是否在法定权力或组织权力之内、会议周期是否符合要求并满足需要、议程是否科学民主、主持人条件是否与会议要求相符、会场是否适合（交通指南）、横幅制作，细节确认、签名手册、安排会议记录及摄像、应急处理、专人负责会议决议的整理与处理。 （2）重点审核法，对会议筹备方案设计的会议目标和宗旨、经费预算、议程和日程、筹备机构组建情况等重点内容进行审核，特别对于会议经费预算和使用、会议准备工作进行审核。审核侧重于部分会议文件和数据表格。 （3）会议审核法，即组织领导、专家和相关部门对会议筹备方案进行会审，由筹备方案的规划和草拟人员对方案进行介绍，再由各方人员进行会商协调，最后由主审人员就参会领导和专家等意见进行补充和修正。 2、审核会议筹备方案的工作程序 参与草拟的人员和部门进行单独审核或集体会审——主管秘书审核——主管领导终审或领导集体会审 3、会议筹备方案的审核重点 主题与议题是否准确反映了策划方案的会议宗旨、议程和日程安排是否科学合理、与会代表的组成结构、筹备机构的组建情况，人员分工是否合理有效、会议经费预算表和预算报告，特别是部分费用细目表、会议准备工作是否全面，有无遗漏。 2、审核要求 细致谨慎、经费把关松紧适度，不可太松或紧、要将审核把关的内容及时反馈给有关草拟人员、审核建议细致、周到，应明确和可操作、对于重要事项有两套方案供领导终审参考。 3、会议筹备方案完善 会议筹备方案是会议预先设计的蓝图，是针对会议召开特定的组织环境确定的。任何计划和决策都需要随环境的变化而变化，在会议筹备方案的审核和实施过程中，方案本身也需要不断完善和修正。 （1）审核时期的完善， （2）实施时期的完善，筹备时间长，根据新情况进行修正 三、协调会议筹备小组 1、会议小组分工，在会议筹备方案中药明确会议筹备机构的分工与职责，并明确各个工作小组的负责人，各个筹备小组要责任到人，分工合作。会议筹备机构要建立定期例会制度，以便不断完善会议筹备方案。一般可分为：会务组、秘书组（文件起草组）、组织组、接待组（总务组）、宣传报道组、财务组及安全保卫组。 2、会议筹备机构与外部的协调： 3、选拔会议