《东北农业大学档案工作管理办法》.doc

PAGE  PAGE 50 东北农业大学档案工作管理办法 第一章 总则 第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》，结合学校实际情况，制定本办法。 第二条 东北农业大学档案（以下简称学校档案）是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作。学校高度重视档案工作，做到档案工作“三纳入”、“四同步”，即将档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入学校各级领导及教学、科研和管理人员的职责范围内；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 ??四条 为保持档案工作与学校各方面工作的协调发展，学校在人员、经费、库房、设备等方面予以保证。 第五条 学校档案实行集中统一管理。各级领导和全校教职工在工作中形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的各种载体形式的文件材料均应按规定及时归档，任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。 第二章 领导和管理体制 第六条 学校档案工作接受黑龙江省教育厅和黑龙江省档案局的领导、监督和检查。 第七条 学校档案工作由校长领导。其主要职责是： （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。 （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。 （三）建立健全与学校办学规模相适应的高校档案机构、落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费。 （四）研究决定学校档案工作中重要奖惩和其它重大问题。 第八条 学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构。其管理职责是： （一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实。 （二）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管学校各类档案及有关资料。 （三）维护学校历史的真实面貌，发挥档案原始凭证作用，发挥档案育人、资政作用。 （四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。 （五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。 （六）开展档案开放和利用工作。 （七）开展学校档案工作人员的业务培训。 （八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。 （九）开展国内外档案学术研究和交流活动。 第九条 各学院、部、处、办、馆、中心等单位行政负责人为本单位档案工作负责人，可确定1位单位领导协助分管，确定1名以上兼职档案员具体承担本单位文件材料的收集、整理、著录、归档任务。 （一）单位档案负责人主要职责是： 1、贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，贯彻落实学校档案规章制度，批准本单位档案工作规章制度。 2、将档案工作纳入本单位工作计划、纳入工作人员职责范围，在布置、检查、总结各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 3、积极支持本单位兼职档案员开展档案工作，积极支持其参加档案业务培训和交流，为其解决工作中遇到的困难。 （二）兼职档案员上岗条件和主要职责： 1、热爱档案工作，遵纪守法、忠于职守。努力学习档案专业知识，积极参加业务培训，具有一定的计算机应用知识和技能。 2、主动接受校档案馆的业务指导和监督检查，对本单位工作人员进行档案知识宣传和档案业务的监督、指导，保证归档文件材料符合东北农业大学档案质量标准（附件5）。 3、根据本单位文件材料归档范围，认真做好本单位各类文件材料的收集、整理、分类、保管期限划分和著录等工作。并按时向档案馆移交。 4、积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，做好文件材料的安全和保密工作。 第十条 对于某些需特殊保管条件且具有一定独立性的档案，根据实际需要，在条件具备时设立档案分室管理。分室是档案馆的分支机构，受档案馆和业务主管部门双重领导，档案信息录入学校档案管理信息系统。 第三章 档案管理 第十一条 根据《高等学校档案管理办法》和我校实际情况，我校档案以问题为分类标准，分为党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品类、出版物类、外事类、财会类10类，根据载体和保管条件的特殊性单列出声像类、实物类2类，共计12类。具体见《东北农业大学档案分类表》（附件1）。 第十二条 各类文件材料归档范围及档案保管期限见《东北农业大学各类文件材料归档范围及档案保管期限表》（附件2）。 第十三条 归档的各类载体文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准。电子文件归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归