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2009年文书立卷归档工作步骤与做法 （2009年兼职档案人员培训材料文字版） 我校档案类别划分 文书（党政管理）档案 教学档案 科研档案 基建档案 仪器设备档案 出版档案 财会档案 声像档案 实物档案 电子档案———— 参照教育部《普通高等学校档案管理办法》 文书立卷归档工作程序 立卷归档定义 立卷归档要求——立卷归档制度， 立卷的原则 立卷的前期工作 立卷的步骤与方法 立卷归档定义 文书立卷——指文书部门对本机关在工作中形成的、办理完毕的、有查考保存价值的文件，按照其形成过程中的联系和一定规律组成案卷，又称组卷或编立案卷。 归档——机关的各个文书立卷单位将文件整理立卷后，逐年移交给机关档案室集中保管，这就是归档工作。 文书立卷归档 　　◆是文书处理工作的最后一个环节 　　◆是档案收集工作???起点 ◆是文书与档案切换的环节——文书 　　　经过立卷归档转化为档案 　 立卷归档要求——立卷归档制度 归档范围 　◆本机关在工作中形成的 　◆办理完毕的文件 ◆有查考保存价值的文件 归档时限――总的要求是应在上半年内将前一年形成的文件材料整理归档。 我校具体要求是： ◆各院系、单位按自然年度归档的档案类别，应当在次学年6月底前归档。 ◆按教学年度归档的档案类别，应在次学年度寒假前归档。 ◆科研类档案应当在项目完成后两个月内归 档。 ◆基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。 ◆大型仪器设备档案在开箱验收后归档。 归档案卷的质量要求： ◆必须按照立卷归档范围，将具有保存价值的文件材料收集齐全完整：一般是原件；每份文件件数、页数齐全；文件材料的形成时间（年月日）、领导签字、盖章等手续齐全；文件内容记载齐全，请示件应有批复（口头批复的应记载批复结果），转发文件的附件应齐全。 ◆质地优良，手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色材料，字迹工整清晰；声像清晰，符合有关规范和标准的要求。 ◆案卷整理质量符合要求：保管期限划分准确；案卷标题简明确切；目录填写规范；装订前去除金属钉，装订整齐牢固。 立卷的前期工作 编制立卷类目：即在文件尚未形成之前，事先根据机关工作活动的规律、预计该年可能形成的文件，按照立卷的要求与方法拟制出的比较详细具体的立卷规划，用以作为文书立卷工作的指南。 编制立卷类目以文书部门为主，可会同秘书部门、档案部门共同研究编制或修订。 平时归卷：文书立卷人员依照已经编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时或定期收集、集中、初步分类，归入相关卷夹，妥善保 管。 案卷的整理编目 调整立卷：次年初将已归卷的文件做全面检查，正式组卷。 ◆ 检查已归卷的文件是否齐全完整；如有未办理完毕的文件，可酌情转入下一年立卷；重份或不需要立卷归档的文件，另作暂存或登记销毁。 ◆检查卷内文件的联系：立卷特征运用是否得当，是否有重复或拆散文件联系现象。 ◆检查卷内文件保存价值：一卷之内文件的保存价值应大体一致，并初步确定保管期限。 ◆检查卷内文件数量：文件数量太多，宜适当分卷；文件数量太少的薄卷，可适当合并组卷；卷内文件的数量，一般不超过200页。 立卷的步骤与方法 分类 组卷 卷内文件的排列 编写卷内页号 拟写案卷标题 案卷排列与编号 在档案管理软件中录入案卷目录 在档案管理软件中录入卷内文件目录 打印卷内文件目录 打印案卷封面 填写备考表 装订 打印案卷目录 分类: 对归档范围内的文件，在收集齐全完整的基础上按以下类别划分 ◆分年度：将文件按形成或针对年度分开 ◆分机构：将文件按不同的形成机构分开，如：市教委、首师大、学校办…… ◆分问题：将文件按其内容所反映的不同问题分开 　 ◆分保管期限：将文件按不同的保管期限分开 ◆分年度——“年度”的确定 年度计划总结、报表、预算、决算等归入其内容针对年度. 跨年度的请示与批复归入批复年度. 跨年度的规划与计划归入开始年度. 跨年度的总结报告归入最后年度. 计划与总结写在一起的文件归入重点内容所涉及的年度. 跨年度的会议文件归入会议的开幕年度. 跨年度处理完毕的文件或案件可归入文件处理的主要年度或案件结案年度. 转发或批准的文件归入本机关转发或批准的年度. 临时机构形成的文件材料归入机构进行工作活动的主要年度(机构存在时间较短)或机构撤销年度(机构存在时间较长). 一般文件归入文件的形成年度. ◆分机构——“机构”立卷分工 上级单位或上级主管部门下发的、需贯彻执行的文件，综合性的由学校办公室立卷归档；专业性的或具体业务的、由承办单位立卷归档 学校党委、学校形成的文件一般由学校办公室分别立卷；其中内容针对有关单位或有关单位报送、以党委、学校名义的发文，