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第3章 总账业务处理 3.1 总账业务处理内容 总账处理包括以下内容： (1) 凭证录入。 (2) 凭证审核。 (3) 凭证管理。 (4) 凭证过账。 (5) 账簿和日常报表。 3.2总账处理的基本功能和流程 3.2.1 基本功能 总账系统是会计的核心模块，利用它可以进行凭证处理、账簿查询、账务结转、损益调整等各种业务。它是一切财务数据的收集点，是K/3系统各个模块之间联系的交汇点。总账处理的基本功能构成如图3-1所示。 图3-1 总账处理基本功能构成 在金蝶K/3中初始设置主要在系统设置和初始化中完成。 3.2.2 凭证处理流程 凭证是总账系统的入口，是关键环节，其他处理都是自动化控制的。凭证的日常处理流程如图3-2所示。 图3-2 凭证日常处理流程 3.2.3 重新登录 在处理业务时，每个人负责的业务不同，权限也不同，必须以自己的用户名登录系统。登录系统有两种方式：一是在启动金蝶K/3时登录，二是在不退出当前系统的情况下登录。 执行“系统”|“更换操作员”，输入用户名和密码，登录进入。具体登录方法与启动金蝶K/3时的登录是相同的。 3.3凭证录入与处理 3.3.1 凭证录入方法 4月2日，采购部刘一江购买了350元的办公用品，以现金支付，附单据一张。 借：管理费用/办公费(6602.03)/采购部 350 贷：库存现金(1001) 350 2.操作过程 选择“财务会计”|“总账”|“凭证处理”|“凭证录入”，根据实验资料录入凭证，数据输入确认无误后单击“保存”(注意业务日期与凭证日期一致)完成。如图3-3所示。 图3-凭证录入 如果不清楚会计科目代码、辅助核算项目等，可以将光标移到会计科目下，按F7键打开相应的代码表直接选取。 在操作过程中，首先要确定“凭证字”，即所输入凭证的类型是什么。其次是“日期”，这个日期就是业务发生的日期。 “凭证号”是系统自动根据录入先后设定的，但如果中间出现过因删除凭证等形成的空号，也可以直接输入某个凭证号去填号(具体与设置的凭证输入参数设置有关，参见“系统设置”|“系统设置”|“总账”|“系统参数”)。 在实际工作中，凭证的录入工作量很大，因此就要采用一些辅助功能来提高凭证的录入速度，在凭证录入过程中可使用的快捷键如表3-1所示。 表3-1 凭证录入辅助功能 快 捷 键 功 能 F7 在凭证和业务单据编制界面，通过快捷键可调出基础资料，如科目代码、人员代码、部门代码等。 减号键 在凭证录入界面，可使输入的金额在正负间转换 空格键 在凭证录入界面，可以帮助转换金额的借贷方向 F4 在凭证录入界面，快速新增一张凭证，作用同Ctrl+N F12 在凭证制作界面中，通过快捷键可以保存新增或修改后的凭证 Ctrl+F7 制作凭证时，通过快捷键，系统会根据分录的借贷金额，直接在当前光标停留处填入差额，达到金额借贷自动平衡 Ctrl+D 在“凭证编辑查看界面”使用此快捷键，可打开此科目的明细账 ..(两个句点) 快速复制摘要，在下一行中按“..”可复制上一条摘要 //(两个斜杠/) 快速复制摘要，在下一行中按“//”可复制第一条摘要 为了提高凭证的录入效率，在凭证输入状态下，选择菜单“查看”|“选项”功能，可按照自己的习惯和需要进行设置。一般要至少选择“凭证保存后立即新增”，如图3-4所示。 图3-4 凭证录入选项 凭证输入的技巧，需要仔细摸索，并充分利用系统提供的功能来提高效率。系统的部分功能如下。 还原：发现凭证录入错误，要将凭证内容整个删除，此时可以单击“还原”按钮。注意：“还原”功能并非将已保存后的凭证删除，而是将凭证保存前的操作全部废除。 插入、删除：插入或删除凭证中的某一条分录。 外币：外币凭证的格式和一般凭证的格式不同，用于两者格式的切换。 代码：代码查询功能，与按F7键功能相同。 流量：针对科目属性中指定为现金类科目或现金等价物的会计科目，可以在此定义其现金流量内容，是做现金流量表的一种方法。 日期：凭证录入的日期，录入后业务日期会跟着改变。系统会自动填入上一次录入的最后一张凭证的日期，可以修改。凭证录入的日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后任意期间的记账凭证，在过账时系统只处理本期的记账凭证，以后期间的凭证不作处理。 摘要：对凭证分录的文字解释，可以直接录入，也可以按F7键到摘要库中读取。系统提供了摘要库的功能，在凭证录入界面，将光标移动到摘要栏，按下F7键，就可以选择已录入摘要库中的摘要，单击“确定”按钮后，摘要会自动添入当前的凭证中，可以对摘要库进行增加、修改、删除，如图3-5所示。 图3-5 凭证摘要库 核算项目：如果会计科目下挂