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校团委档案管理制度 档案工作是团委工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，以提高工作效率和工作质量，特定此项制度。 在各部门设立档案员，建立以团委办公室为中心，由各部门档案员参加的档案管理小组，负责归档材料积累、收集、整理、移交工作。团委档案由办公室统一分类管理，各部门档案由各部门档案员整理。办公室考评组监督管理，每月各部门将进行一次档案清理（包括会议记录、值班记录、工作计划、工作总结、相应部门材料等），将有关资料交于办公室归档备案。 团委档案内容：活动档案、行政档案、人事档案、财务档案、科研档案。 档案形式要求：对于各部门及分院档案，可有文本或电子两种版本。 档案收集 活动档案制度 1.档案范围 以大型活动为例，主要内容有：活动的申请书、经费物品申请、大活动通知、策划书、实施方案、海报底稿、领导讲话、嘉宾名单、学生代表讲话、节目单、小活动通知、策划、实施方案、通讯稿（新闻报道）、活动总结、照片、表彰。 注：有活动议程或节目单的，可按活动议程或节目单收取整理资料。 2.档案建立 （1）团各部门在举办大型活动前，做出可行性报告并及时上交，活动后7天之内，（2）举办大型活动时，宣部要注意保存各种文字图像资料，要及时采集活动图片并及时将照片、宣传稿件存档和上传。 （）在举办大型活动后，由办公室将活动中受到表彰的同学的表彰记录存档。各种通知、通报、决定、计划、总结、建议意见、结构设置、会议记录、提案、上级或外单位来文等由办公室整理保管。 各部门每（2）会议记录各部门应详实部门例会开展情况，做好内部民主建设。每次会议记录要求字迹工整，注明会议时间序号，应到人数，要求记录详实、可靠。（工作工作作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载办公室定期检查（）行事历各部门将工作行事历在部门是办公室对各部门日常工作的考核纪录，作为每月上级或外单位来文其中的个人履历等基础资料个人填写后各部门统一上交办公室存档。（2）团委成员日常表现由办公室人员根据成员日常工作表现随时填写，并和。 （3）团委成员工作评定由相应的人员在届满时填写（干事由部长填写，部长由填写）。档案范围 财务帐目、预算申请、发票、集体获得的奖品、纪念品，的报刊、杂志、文具、展板、条幅、装饰品等。 档案建立 （1）各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请，然后交由再上报（2）发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及用途。做到详实具体，以便登记入账。最后主办部门将预算申请和发票一并交报销、存档。 （3）办公室专门设立财务账目本，每月应作账目整理，并向（4）办公室为每一件物品建立档案，详细记录其管理、使用情况。一般以自然件为一件，文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件报表、名册、图册、期刊等，一册(本)为一件同一年度形成的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等)为一件，跨年度形成的可各为一件。归档文件整理原则遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。 归档文件质量要求 每件归档文件均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。归档文件整理方法归档文件质量分类年度一一保管期限分类的，将归档文件材料按三个保管期限分开后，同一保管期限的，按时间(或重要程度)先后排列，并尽可能将同一事由、关系密切的文件材料排列在一起。会议文件、统计报表、一项工作(活动)、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一起。编号 归档文件依分类方案排列顺序在文件首页上端空白处加盖归档章逐件编号并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号机构(问题)等选择项。 年度 室编件号 机构或问题 保管期限 馆编件号 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。保管期限：件号：。问题：。 编目 归档文件依据分类方案和档案室编件号顺序编制。归档文件目录用纸幅面采用国际标准A4型。件号：填写室编件号 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 文号：文件的发文字号。 ?题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]号。 ?5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， ?6）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 ?7）备注：注释文件需补充和说明的情况装订 归档文件逐件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在