行政管理部-行政文员岗位职责说明书.docVIP

行政管理部 行政文员岗位说明书 一、岗位基本信息 岗位名称 行政文员 岗位编号 所在部门 行政管理部 岗位类别 直接上级 行政管理部部长 所辖人数 无 直接下级 无 二、工作描述 职责概述：根据要求，负责公司办公用品采购、文秘档案等相关后勤工作 职 责 一 职责表述：负责办公用品采购管理工作 工作 任务 负责公司办公设备、办公用品、电信器材及低值易耗品的保管、发放、登记等工作 负责组织采购办公用品及低值易耗品 负责对采购物品进行询价，并与使用部门人员一道检收并交接 按月对各部门物品申请进行统计汇总；为主管进行费用控制提供依据 负责借用经手的各项费用支出，并按财务程序进行报账核销 职 责 二 职责表述：负责行政部后勤服务工作 工作 任务 负责食堂费用的账目登记及核算 负责高管和各部主管的移动通讯费用交纳及公司固话、通讯器材维护等工作 负责公司各部门饮用水的定购及费用结算 负责公司办公固定电话、无线上网业务费用的交纳、统计、报销工作 按月统计、汇总各职能部门通讯费用、耗材费用，为主管进行控制管理提供依据 负责公司雇用班车的费用核算及联络 负责为公司高管提供预订机票、车船票服务 与院协调会议室的借用，并为会议提供后勤保障工作 负责董事长办公室、总经理办公室及一、二、三楼和五楼会议室的保洁管理工作 职 责 三 职责表述：行政部接待、会议组织等工作 工作 任务 负责接听来电并转接到个人，记录重要来电 负责公司各类会议通知、会议记录及后勤保障工作 协助做好各部门的协调工作 职 责 四 职责表述：负责文件打印、收发管理工作 负责公司各类文件报表（非总经办负责的文件）的编制、打印、复印、装订、校对等整理工作 组织公司订阅杂志、报刊，负责文件收发及登记管理工作 负责公司传真机使用管理工作，并对收发传真文件登记、分送 负责公司办公文件的邮寄管理工作 负责打印、复印设备的维修、维护保养工作 职 责 五 职责表述：负责公司证照、印信等使用管理工作 工作 任务 负责公司下发文件的编号、缮印、发放工作，负责公司外来文件登记、编号、传递、保管、归档管理工作 负责保管公司证照，根据主管批准，提供证照借用、复印使用并登记 负责对公司印信的使用进行登记备案工作，包括下属部门印鉴接收、保管、登记工作 职 责 六 职责表述：负责公司各类文件、材料的归档管理工作 工作 任务 负责公司各职能部门在生产、经营等活动中形成的文件、纪要、合同、协议等归档材料接收、整理、登记、造册、保管工作 负责公司图书、音响制品、印刷品等其它资料的归档保管工作 根据主管审批，负责公司各类档案及资料借阅、登记及回收管理工作 职 责 七 职责表述：负责公司购置的固定资产登记、造册等管理工作 工作 任务 负责固定资产卡片登记、新增、清理、报废、调拨等管理清查工作 配合财务资金部及审计部门，做好每年对固定资产进行清查工作 职 责 八 职责表述：负责材料收集、整理、填报及对外统计报表工作 工作 任务 负责国家种子行业统计报表及其它报表的综合填报工作 负责公司资质、项目申报、验收及相关申报材料数字的收集、整理、填报、汇编工作 职 责 九 职责表述：负责完成上级领导临时交办的其他工作任务 工作权限 人事权 无 财务权 无 业务权 公司管理制度事宜的提议权 工作协作关系 内部协调关系 各部门 外部协调关系 省农科院 三、任职资格 学历水平 大专及以上学历 专业背景 管理、行政、文秘类等或相关专业 工作经验 1年以上工作经验 知识要求 熟悉、文秘、管理、采购、财务等相关知识 专业技能或能力 熟练运用office办公软件，具有较强的沟通、协调、执行等能力 职称要求 无 资格证书 无 其它特殊要求 无 四、岗位特征信息 使用工具/设备 计算机、传真机、复印机、电话等 工作场所 一般办公室 工作时间特征 正常时间上下班，偶尔需要加班，偶尔需要出差