第三章Access和Excel.docVIP

Access和Excel Mcrosoft Office简介 Mcrosoft Office的主要产品包括Access、 Excel、PoperPiont、Word等。 数据库管理软件Access 一、Access的基本成分 创建Access数据库后，显示的界面： 表（Table） 表的作用主要是存储数据。 创建表时要输入字段名、类型、宽度，建立好表结构后才能数据。 2．查询（Qurey） 当表创建并输入数据后，可以建立各种查询，满足用户的各种要求。 包括：选择查询、操作查询、交叉表查询、参数查询和SQL查询. 如查询性别为“男”的记录。 3．窗体 窗体上可以添加各种控件，与表建立联系，在窗体上实现对表的各种操作。 4．报表 报表的作用是按一定格式现实和打印数据。 5．宏 每个宏都是一串代码，即一段程序。每个宏有一个名字，完成一个特定的功能，用户可随时地调用。 二、表的建立和数据输入 1．表的建立 步骤： 启动Access2003（其它版本类同） 创建数据库“学生管理”； 打开数据库“学生管理”显示如下： 单击“设计”显示如下： 输入下述信息： 保存该表为“学生” 数据录入 步骤： 在“表”中选中“学生”，单击“打开” 输入如下数据： 注：工具栏中各按钮功能见p58 三、查询设计 1．范例查询（略） Access提供了4种基本查询：选择查询、参数查询、交叉表查询和操作查询。 选择查询和参数查询不能改变表的内容，也不能建立新表。 操作查询可以建立新表，可对表进行更新、删除及插入等操作。 2．选择查询 步骤：在查询设计界面上部选择表，在下部选择列，最重要的输入查询条件。 例：建立查询“不及格”学生的界面： 运行该查询，显示如下： 存储该查询为“不及格”。 参数查询 运行时，通过输入参数进行查询。 例：建立查询“单科成绩查询”界面： 运行界面： 输入“02”后，按“确定”显示如下： 注：物理课程代码为02。 详细步骤见p61 操作查询 操作查询包括：添加查询、更新查询和删除查询。 ①添加查询 设有如下两个表“学生1”和“学生2” 查询→新建→设计视图→学生1→添加→菜单中查询→追加（添加）查询，显示 输入“学生2” →确定→选择两个表的所有字段：显示 执行该查询→打开表“学生2”，显示： 表“学生1”的记录追加到表“学生2”中。存储该查询为“查询1”. ②更新查询 步骤与添加查询类似。 建立更新查询，每人的年龄+1。设计界面如下： 打开表“学生1”，可看到“年龄”都加了1。 注：输入条件后，可选择性的更新。 ③删除查询 步骤与添加查询类似。 建立删除查询，删除“学生2”中性别为男的记录。设计界面如下： 运行该查询，打开“学生2”可看到性别为“男”的记录已删除。 5．交叉表查询 步骤与添加查询类似。 建立交叉表查询，按班级统计男生与女生的人数记录。设计界面如下： 运行该查询，结果如下： 详细步骤见p62。 四、窗体设计 窗体上可以添加各种控件，与表建立联系，在窗体上实现对表的各种操作。 详细步骤见p64。例： 五、报表设计 报表的作用是按一定格式实现和打印数据。 报表可自动生成，也可根据意愿自行设计。 详细内容见p65。 六、宏与视图 1．宏 宏是一个操作的集合，即一段程序。每个宏有一个名字，完成一个特定的功能，用户可随时地调用。 例：建立启动界面，打开数据库时自动执行。 设计如下窗体“封面” 建立宏“autoexec” 启动数据库“学生成绩管理系统”，自动运行该宏。 单击“继续”进入主画面 电子表格软件Excel Excel不仅是一个电子表格软件，还是一个功能完备的数据处理工具和应用平台 ·Excel的功能 ①绘制表格； ②数据处理； ③统计分析； ④数据共享； ⑤使用VBA进行二次开发。 ·Excel的应用 ①财务分析； ②股市分析； ③统计分析； ④其它繁琐的数据处理工作。 ·Excel的启动界面（下图是Excel2003的启动界面） Excel的构成元素 以p74图3-16为准（Excel 97），参考上图（Excel 2003）。 标题栏 最上面的一行为标题栏。 单击左侧的”X”图标显示下述菜单 主菜单栏 文件项的子菜单： 编辑项的子菜单： 其它项的子菜单（略） 其中命令项的各个组成部分的说明见p73。 工具栏 可完成菜单项的相同工作，为用户提供方便。 数据编辑栏 左侧的A1为单元格名字，右侧可输入单元格内容或计算公式。 输入字符： 输入公式（在菜单中，插入→函数，选择要用的函数。这里选择求和。）： 状态栏 位于Excel的最下方，显示操作状态。 工作簿窗口 工作簿由