人事行政部档案管理终稿(.5.22).docVIP

1.0目的 为加强我司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高管理水平，有效地保护及利用档案，对于有效资料可以完整保存，无价值的资料能够及时销毁，保证档案资料的及时更新，为公司发展服务，特制定本制度。 2.0 适用范围 适用于事业部总部人员（业务部、市场部、风控部、运营部、客服部、人事行政部）。 3.0 职责 3.1对于各部门归档的资料及时归档。 3.2档案管理员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求。 3.3对外借的档案资料及时催还。 3.4档案管理员必须做到：爱护档案、保持整洁、严谨涂改、注意安全保密，严谨。 3.5、电子版、纸质版档案交接信息，做好存档保存。 3.6、对于档案资料中的信息不随意外泄，做好档案保密工作。 3.77、具备防火、防潮、防虫的安全意识及条件。 4.0 档案管理要求总则 4.1 档案管理人员严格按照档案管理制度管理档案 4.2档案管理人员应及时认真负责的做好收录工作。 5.0执行时间 本制度自2014年6月1日起执行。 6.0 附件 6.1附件一《档案借阅登记表》 6.2附件二《档案归档登记表》 6.3附件三《交接单类文件归档目录表》 6.4附件四《协议类文件归档目录表》 7.0 其它 7.1本制度如有未尽事宜，则于每年底统一进行完善。 7.2总部人员具体档案管要求细则详见附件。 拟制人： 事业部总经理审批： 事业部总部人员： 一．归档要求 （1）归档文件资料份数以及每份文件的页数均应齐全完整，不得有丢页的现象。 （ 一经发现有权驳回装订完整后再归档） 2）案卷封面，应逐项按规定书写，信息书写要完整不能有缺少、字迹要工整、清晰。（ 一经发现经销店或银行书写不完整的有权驳回，书写完整后再归档） （3）档案文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列 在一起，即正件在前、副件（附件）在后等等，其它文件依其特点，保持文件之间密切联系。 （4）各部门归档资料严格按照各部门归档明细进行归档，超出档案明细以外的人事行政部有权进行驳回。 （5）由于档案橱子都不在视线范围内，因此我们将及时关闭上锁，钥匙由档案专员统一保管。 二．各部门行政人员要求 （1）各部门设置一名行政人员与人事行政部档案专员进行工作对接。 （2）部门行政人员在与档案专员进行档案对接时需提供《归档资料详细信息表》包括电子版及纸质版，双方各留存一份，防止档案丢失等情况发生（交表时 需要双方签字方可生效） （3）档案管理人员进行归档时必须与档案管理者面对面进行交接，不得在档案管理者不在的时候，直接把资料放到工位处然后人员离开（一旦有资料丢失，或者资料不完整的情况由兼职内勤人员承担全部责任）并且档案专员有权进行驳回 （4）除各部门的行政人员可与档案专员之间有档案资料的交接，其他任何人员不得拿资料进行归档。备注：特殊归档资料需要部门负责人进行归档，并且写归档登记表否则丢失概不负责 （5）档案专员有权了解归档资料的相关信息，若发现有问题时，各部门行政人员有义务向档案专员解说，不得敷衍了事，否则视为不配合工作，（一经核实， 视情节轻重进行处理） （6）各部门需要查阅档案时，必须由人事行政部档案专员进行查找（取走资料时需做档案借出登记，归还也需做登记，不得擅自翻阅.若不做登记，档案丢失，由借阅档案人员承担全部的责任） 三．档案管理职责 （1）交接过程中当面核对归档文件，双方在交接目录上面签字确认。 （2）少量归档文件要在归档文件登记表上签字确认。 （3）对于各部门归档的资料及时查阅、记录、归档。 (4) 档案借阅者必须做到：爱护档案、保持整洁、严谨涂改、注意安全保密，严谨转借遗失。 （5）、电子版、纸质版档案交接信息，妥善保存。 （6）、对于档案资料中的信息不随意外泄，做好档案保密工作。 （7）、具备防火、防潮、防虫的安全意识及条件。 四、自2014年6月起各部门档案归档目录为： 市场部： 合同、签呈、汽车协议回收、委托监管协议、仓库保管安全协议、合同填写 说明、补充协议、假期监管通知、监管情况说明、备忘录、印鉴样本、补充条款、仓库移交、动质押合同、印章变更函、场地使用协议、解除监管通知 业务部： 合同、签呈、4S授权书、委任书、二次上岗培训记录、交接书原件（复印 件）、业务流转单、业务暂停流转单、监管员上岗须知、 监管员设备接收确 认书、经销商告知函（回执) 运营部： 合同、签呈、风险问题处理单 风控部： 合同、签呈 人事行政部 合同、签呈、 客服部： 合同、签呈、 附件一：《档案借阅登记表》 档案借阅登记表（适用于201年） 提示：不准涂改，请工整书写。 序号 文件