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研究生“三助”管理信息系统的开发与实践 孙 强 屈晓婷 吴 堤 摘要：本文介绍了如何应用管理信息系统对研究生“三助”工作进行有效管理，以及研究生“三助”管理信息系统在开发与实践过程中的体会。 关键词：研究生“三助”；管理信息系统 作者简介：孙强，北京交通大学研究生院工程师，北京 100044；屈晓婷，北京交通大学研究生工作部部长，教授，北京 100044；吴堤，北京交通大学研究生工作部高级工程师，北京 100044。 研究生“三助”，即助教、助管、助研，是研究生资助体系的重要组成部分，关系到研究生的切身利益。随着研究生“三助”工作的开展及研究生的扩招，研究生“三助”管理工作的难度激增：首先，研究生“三助”管理工作中发布岗位涉及多个校内部门的协调，并且研究生申请和上岗过程要透明；其次，由于学生毕业、升学以及校内部门的人员流动等动态因素，研究生“三助”上岗人员具有很大的流动性，几乎随时都需要重新招聘岗位人员或者重新设定岗位，而这些工作需要在很短的时间内完成。这些都使得人工操作举步维艰。 为保证研究生“三助”从岗位设置、研究生招聘到上岗研究生考核工作的公平、公开、公正，加强对大幅增加的研究生“三助”岗位的有效管理，提高研究生“三助”管理工作的效率，实现研究生“三助”工作的数字化、网络化管理，使研究生“三助”管理工作提高到一个新的水平，我们研究开发了研究生“三助”管理信息系统。 该系统于2004年9月开始酝酿、设计、开发，并于2004年11月投入试运行，2005年2月正式启用。在征求广大用户的意见与建议的基础上，系统经过多次二次开发，已经基本完善，目前已成为面向广大研究生与校内各个设岗单位的研究生管理信息系统中的重要一环。 一、系统主要工作流程 目前，系统主要功能有：研究生注册管理，用人单位岗位信息发布与审批，研究生岗位申请，面试与录取，用人单位考核，报表统计等。 系统分四类用户：研究生、用人单位（包括学院级管理员）、研究生工作部（兼任校级管理员）、审核用户（教务处、研究生院培养办公室审核“助教”岗位设置，人事处审核“助管”岗位设置，科技处审核“助研”岗位设置）。 系统的主要工作流程如图1，研究生、用人单位分别在系统中注册、登记，经研究生工作部审核后，可分别发布个人简历、岗位信息，岗位信息经相关部门审核、研究生工作部审批后在网上公布，研究生可向用人单位发布的相应岗位发送申请和个人简历，由用人单位组织面试，决定录用结果。用人单位将录用结果报研究生工作部，研究生工作部在网上公布录用结果并通知研究生上岗。岗位工作完成后（以一个学期为限），由用人单位对在岗研究生进行考核，将考核结果录入系统，研究生工作部根据考核结果通过学校计划财务处将“三助”助学金存入研究生的银行卡。 二、系统特色 严密的注册帐号管理。“三助”工作涉及的部门多、人员多，针对不同人员，系统提供了四类帐号，为不同的使用者提供不同的功能。用人单位、学院级管理员、审核用户职能统一由研究生工作部账号授权，如学院级管理人员可以申请设立助教、助管岗位、助研岗位，机关部处用人单位只能申请设立助管岗位；不同审核用户也有不同的审核权限，教务处审核本科课程助教岗位，研究生院培养办公室审核研究生课程助教岗位，人事处审核所有助管岗位。对于研究生注册信息，系统可以根据事先导入的研究生学籍信息的关键字段与注册信息比对，学号、姓名、性别、学院、学生类别等五项以上字段信息符合，研究生注册的账号才能注册成功，才是有效的，以保证系统登记的准备从事“三助”工作的研究生信息的真实、准确。为此，系统提供了方便简捷的帐号管理功能及学籍信息导入与维护功能。 方便的多部门网上办公系统。目前研究生“助教”岗位由学校教务处与研究生院培养办公室负责审核课程性质、课时以及听课人数等方面是否符合学校“助教”设岗要求，研究生“助管”由学校人事处负责审核岗位职责、工作量、工作时间等方面是否符合学校“助管”设岗要求。所有岗位最后由研究生工作部统一审批生效。这些工作都可以在系统中完成，实现多部门的协同配合的网上无纸化办公，大大提高了工作效率。系统经过不断改进，基本承担了“三助”管理工作的全部职能。 简捷实用的消息通信系统。为了便于管理部门、用人单位、研究生之间的联系与沟通，系统提供了简捷实用的消息管理系统，实现了四类帐号之间方便的点到点通信。另外，系统还提供通知信息发布功能，研究生工作部账号可以在“三助”管理系统的主页面发布各类通知。这些功能设计有力的配合了研究生“三助”工作的顺利进行。 完善的统计汇总功能。岗位信息、用人信息、考核信息将随时间不断增加，在系统中累积。这是一批财富，是重要的历史信息。系统建立了历史岗位信息数据库存储，通过指定“三助”岗位的学年学期，系统将过时岗位信息、用人信息以及考核信息导入历史岗位信息库，并实现对历