20080303客资料档案管理办法(试行).docVIP

华泰证券股份有限公司 客户资料档案管理办法（试行） 第一章　总则 　　第一条　为规范公司客户资料档案管理，防范经营风险，提高客服工作效率，保障客户利益，依据中国证券监督管理委员会相关规定，结合公司实际情况，制定本办法。 　　第二条　本办法适用于公司各中心营业部、各营业部，各中心营业部、各营业部可根据本办法制定相应实施细则。 原则与要求 　　第三条　客户资料档案管理采取“一户一袋”原则，“一户一袋”是指对每一客户建立单独档案，分袋存放。档案中包括客户身份证明、证券账户复印件以及客户在交易期间办理的各项业务申请和协议等资料。 　　第四条　自然人账户资料包括但不限于：自然人证券账户注册申请表、身份证复印件、开户文件（个人）、股东账户复印件、基金账户复印件、第三方存管协议书、银证转账协议书(B股)、授权委托书、授权代理人身份证复印件、客户资料变更申请表、权证风险揭示书、三板开户申请表，三板确权申请表、三板账户复印件、密码重置申请、转托管申请、撤销指定申请表、开放式基金业务申请表等业务凭证以及上述所有资料的扫描电子档案。 　　第五条　机构账户资料包括但不限于：机构证券账户注册申请表、法人营业执照副本或注册登记证书、法定代表人身份证明书、法定代表人身份证复印件、法定代表人授权委托书、授权代理人身份证复印件、开户文件（机构）、股东账户复印件、基金账户复印件、第三方存管协议书、银证转账协议书(B股)、三板开户申请表、三板确权申请表、三板账户卡复印件、客户资料变更申请表、权证风险揭示书、密码重置申请、转托管申请、撤销指定申请表、开放式基金业务申请表等业务凭证以及上述所有资料的扫描电子档案。 客户资料档案按照账户性质分类，账户性质分为合格账户、不 合格账户和小额休眠户，不同类别的客户资料档案分开存放。 工作流程和内容 　　第七条　档案管理的基本流程为建档、归档、复核、保管和调阅。 　　第八条　建档：客户开户时，按照客户号的顺序建立个人档案，将本办法第四（五）条中列出的客户资料归入其中，档案封面（详见附件一）需列明以下信息：客户号、客户姓名、账户性质（合格、不合格、休眠）、开户日期、客户类别（机构/个人）和客户状态（正常/冻结/销户）。 　　第九条　归档：对新建客户资料档案及新增客户资料，于每日终了进行统一归档，归档按照客户号的先后顺序进行，同一档案袋中的客户资料按照时间顺序编号后排放，档案袋背面（详见附件二）填写归档信息，具体包括：归档时间、归档资料名称、交付人、保管人和复核人，建立归档台账，逐日登记入库信息。 　　第十条　复核：每日建档和归档完成后，由专人进行复核，并在档案袋上填写复核信息。 第十一条　保管： 一、客户资料档案的保管以袋为单位，合格账户类资料以客户号为资料档案号；不合格和小额休眠账户类资料应建立详细台账，并可单独编制档案号。 二、合格账户类档案按照客户号的顺序排放并存入档案柜，如遇中间断号，预留断号档案位置，并在档案柜上注明客户号区间、空缺客户号及账户性质，档案柜按照客户号区间顺序依次编号；不合格账户及小额休眠账户类档案按照编号顺序排放并存入档案柜，档案柜上注明编号区间及账户性质。 三、不合格账户及小额休眠户转为合格账户后，变更客户资料档案号，放入合格账户档案柜，修改档案袋和档案柜相关信息。 四、营业部需设立专门地点保存客户资料档案，防止客户资料档案的损坏，延长客户资料档案的寿命，维护客户资料档案的安全，定期对破损和褪色的材料进行修补和复制，声像资料和磁盘要存放在避光隔热处。 五、客户资料档案保留期限不少于20年；保管到期后，由营业部提出处理意见，报零售客户服务总部审批后处理。 　　第十二条　调阅：查阅客户资料需经运营总监批准，履行登记手续，并在指定场所查阅，确需带出指定场所的需经营业部总经理批准，调阅资料时应做好保密工作。 第四章 人员分工与岗位职责 　　第十三条　按照工作流程，客户资料档案管理涉及人员依次为建档人、复核人和保管人；建档人、复核人和保管人可以兼职或专职，但三岗之间不得兼任。 　　第十四条　建档人员岗位职责：办理新增户的开户及新、老户在交易期间申请办理的所有业务，对客户身份证件及申请表格进行审核，留存身份证件复印件，建立新增客户资料档案袋。 　　第十五条　复核人员岗位职责：根据系统内工作日志，负责每日核对建档和归档客户资料，确保系统资料、纸面资料、登记公司资料三相符，并在客户资料档案袋上填写相关复核信息。 　　第十六条　保管人员岗位职责：负责每日终了新、老客户资料的归档以及客户资料档案袋的分类、排序、装柜、登记和调阅，负责档案柜的整理和保管、调阅台账的登记。 第五章 督办、检查和处罚 　　第十七条　由营业部运营总监负责客户资料档案的日常管理，由营业部风险控制小组负责