××软件公司《合同理规范V1.0》.docVIP

合同管理规范 目的 为规范销售外联部合同管理、加强合同执行，确保所签订的产品销售、软件开发、软件服务等合同的严谨、合法、有效，降低或避免销售合同签订、履行中的风险和损失，结合公司实际制定本办法。 适用 本规范适用于销售外联部对外所签署的合同，包括但不限于：硬件、软件产品销售合同；软件开发合同；软件实施、运行维护服务合同等。 合同签订 合同签订流程 销售合同签订流程为：合同拟稿（合同管理员） → 业务审核（销售外联部、财务管理部、客户服务部、设计开发部） → 法律审定 → 总经理审批 → 法定代表人（或委托代理人）签字 → 盖章 合同的拟稿 在合同签订之前，合同拟稿人须充分认知合同的内容和边界、交货时间、合同金额、付款时间与付款比例等合同基本要素。 订立合同须使用公司的合同范本，根据客户需求和项目情况对相关条款内容作必要调整。如客户要求使用对方范本时，须事前汇报部门经理。 使用合同范本时条款内容必须填写齐全，文字准确、权利义务明确、相关附件完备。合同范本未覆盖而又必须添加的条款内容，以附件形式补充。 对范本文本作重大变更，删改或增加一些涉及双方根本利益，可能产生潜在风险的条款，经办人及所在部门经理必须与总经理沟通，对合同条款风险进行评估。 合同审核 合同拟稿完成后，按照流程依次提交相关业务部门负责人审核，各业务审核自己相关的部分，具体要点为：内容清晰、边界明确、文字严谨、支付及票据合理经济、技术可实现、风险评估合理等。 签章 合同按照流程审批通过后，提交法定代表人或委托代理人签字，再由行政人事部加盖公章，除在文字标明的印章处盖章外，还必须加印骑缝章，用户有特别要求的除外。 我方先签署的合同，签字盖章完成后交具体负责的业务经办人直接呈送客户，或根据业务经办人的要求通过EMS邮寄给指定的客户人员，由合同管理员督促业务经办人跟进对方办理签署手续并及时取得签署完毕的有效合同。 对方先签署的合同，由具体负责的业务经办人全面检查确认后交合同管理员办理签字盖章手续，签字盖章完成后将客户应执份数的合同交具体负责的业务经办人直接呈送客户，或根据业务经办人的要求由合同管理员通过EMS邮寄给指定的客户人员，由合同管理员督促业务经办人跟进确认合同的收取。 生效 经双方签署完成的合同为具有法律效力的有效合同。 合同登记 业务经办人必须在合同生效后的3个工作日内，将合同原件交至销售外联部合同管理人员处。 合同管理员须在收到合同后的3个工作日内应完成合同的登记并将合同原件移交公司的合同原件保管部门。 合同执行跟进 合同管理人员须一月一次跟进检查合同履行情况，记录跟进检查的情况，发现问题应及时落实清楚相关情况并在当日向部门负责人汇报。如遇合同不能履行或不能完全履行情况，部门负责人必须当日向总经理汇报，商议处理结果。 合同变更、解除应当采用书面形式。 合同收款跟进 合同管理人员应根据公司所签定的合同形成一份《合同收款跟进表》，对合同收款情况做实时跟进，以每月为周期，定期对收款情况进行分析、核对，并汇报至部门负责人。 积极跟进可收取的合同款项，每月30日前整理出下月可以收取的合同款项清单，提交部门经理，并跟进收款事项的落实情况。部门经理应安排相应的业务经办人落实款项的实际可收取情况，确认后由合同管理人员以文字（通过OA）形式通知财务开具相应的票据，获取票据后交由业务经办人或根据业务经办人要求通过EMS邮寄给指定人员，及时跟进票据的收取情况，并作必要的登记。票据送达后，应一周一次与财务部门跟进款项的实际到账情况，并将情况反馈给业务经办人，每月30日以前整理出已开出票据但尚未收到款项的清单，提交部门经理。 合同执行即将到期，应在到期前的一个月向业务经办人和部门经理以文字形式报告，报告中需说明合同是否需要续签。对于需要续签的合同，根据部门负责人或业务经办人的要求拟定合同，视为新合同遵循相关流程办理。 查阅权限控制 对合同执行情况的查阅实行严格的权限控制，除公司总经理、销售外联部经理和合同经办人以外的其它人员均无权查阅。其他人员如需查阅，须报经总经理批准。 不遵循规范的问责与处罚 出现下述不遵循规范的情形将予以问责和经济处罚： 合同拟定时未对合同要素做充分了解，导致公司利益受损的，视情况对拟定人以50元为底线予以处罚。 合同审批人未按规定审核相应条款，导致不合格合同外流，使公司利益受损的，视情况对相关人员以100元为底线予以处罚。 未按本办法要求进行收款跟进或记录错误的，处以最低50元罚金。 未按本办法要求进行合同到期情况跟进或记录错误的，处以最低50元罚金。 合同经办人在合同签订生效后3个工作日内未交至销售外联部登记的，一次处以50元罚金；合同管理员在收到合同后3个工作日内未按本办法的要求进行登记的，一次处以50元罚金。 执行 本规范自发布之日起开始执行，此前公