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规范发文管理制度
备忘录
（GM2004-12-9A）
致送：各部门总监/经理
发自：总经理
事由：规范发文管理制度
日期：二零零四年十二月十三日 共一页
为规范酒店发文行为，保证工作质量，提高工作效率，同时为避免发文内容不明确，造成贻误工作。经酒店管理层研究，特对酒店发文加以规范，望各部门负责人严格执行，具体规范要求如下：
向上级发文 ：各部门总监/经理须向上级领导请示、审批以及汇报工作情况等内容的文件，要在部门最高负责人签字确认后上交，并要在文中体现须上级领导批复、参阅等内容；
部门之间发文：各部门之间因工作需要协调、配合以及上级领导已批复需有关部门协助处理等内容的文件，在部门最高负责人签字确认后可直接发送至有关部门，但必须抄报总经理；
向下级发文 ：酒店管理层对各部门的工作要求、各部门总监/经理对所辖部门的工作安排等内容的文件，要在部门最高负责人签字确认后发送至各部门或相关分部门，此类文件要抄报总经理参阅。 另外，各部门的发文须设立文件档号，文件档号须为各部门的编码+日期+以英文字母排序，各部门的编码统一并规范如下：
总经理 GM 财务部 FC 营销部 SM 房务部 RM
餐饮部 FB 工程部 EN 人事部 PT 保安部 SC
行文规格，详见附页。
特此知会，请各部门严格执行！
总 经 理
备忘录
（GM2004-12-9A）
致送：
抄送：
发自：
事由：
日期： 共 页
纸 型：A4
方 向：竖向
页 边 距：上下，25.4毫米；左右，31.7毫米
字号大小：五号
行 距：1.5倍行距
请遵照执行！
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