办公室事务——办公环境.ppt

办公室事务——办公环境 wzk 办公室布置 办公室布置的原则 1、有利于沟通：适当的空间体现；与来人的应对便利；适当的接待用品。 2、有利于效率提高：设施布置体现工作程序和工作环节的衔接。 3、有利于安全保卫：门窗；插板电线的位置走向；办公用具的舒适感；装修材料。 4、整体协调美观兼顾个人情致： 办公室布置 办公室布置的忌讳 1、工作氛围不突出： 书橱里空空落落；摞满报刊杂志；过于华丽暧昧；食品摆在明处；摆放生活用具；缺少工作用具；没有表明职责的标志物。 2、过于强调个人的情致和爱好： 花草树木喧宾夺主；体现家庭的情境氛围；个人业余爱好用品显眼；口气强硬的警示语；不适宜的画幅和照片。 3、杂乱无章： 办公室布置 阅读案例，分析主人公王琳的办公室，哪里布置的比较得体，什么地方有问题，应该如何布置？案例1 办公室环境维护和管理 办公环境维护 1、个人工作环境——一室不扫。何以扫天下 整洁：每日清洁整理——地面；桌面；台面；设施台面；家具；饮水机；茶具；废纸篓。 经常清洁整理——电话按键；电脑键盘；主机箱；窗帘等。 摆放有序： 电话:左手接听，右手记录。 办公桌一角，保持清洁。 打印机：电脑附近，取印适宜。 传真机：电话在一起。 书籍：莫要散乱。 办公环境维护和管理 办公环境维护 2、公共区域环境——既扫自家门前雪，又管他人瓦上霜。 公共区域环境是指除个人办公环境之外的其他生活环境和办公环境。包括办公环境中的卫生间、楼道、接待室、会议室、档案室等，也包括在办公环境中的食堂、道路、绿地等公共卫生区域。 与办公环境密切关联的生活环境——雇请保洁员；排定值日次序；分区包片责任化。 公共办公区域——定期清理，整洁不乱，设施保养维护。 3、领导办公环境 地面、台面、电脑、办公设施、家具、文件柜等陈设的整洁，定期开窗通风，保持空气流通，对室内景观修整，美观和生机，烟缸、茶具、鱼缸清洗整理。 案例分析2 案例分析3 办公环境的维护与管理 办公环境的管理： 1、识别安全隐患： 地墙、天花板、门窗 光线、温度、声音、通道、风、火 办公家具、办公设备、办公设备操作 工作疏忽 2、健康安全办公环境的基本要求 坚固牢靠；光线适宜；温度适中；空气清新；错落有致；清幽安静；家具环保；水质清洁；设施规范；防火防灾；制度完善；装饰齐全。 办公设备的管理 制度化管理 1、建立专人使用、专人负责保管的责任制。 2、建立办公设备档案登记制度。 3、制定操作规范程，督促规范操作。 4、及时保养，注重开发功能。 常用办公设备 1、照明设备；2、隔音设备；3、空气调节设备；4、办公橱柜设备。 办公设备的管理 大件办公设备使用注意事项 打印机——空间充足避灰尘，阳光液体莫近身。磁性物质远离放，机盒杂物及时清。长时不用拔电线，检查硒鼓更换勤。 传真机——插头插紧电源座，勿与他器共为邻。阳光灰尘要避开，暖气火炉不靠近。四平八稳端正放，打开机盖电先停。 复印机——开机预热半小时，板盖盖好免刺睛。玻璃台上勤擦拭，镜头清洗要精心。每次印后须洗手，免得毒粉伤害人。 碎纸机——每次清洗切电源，洗剂中性软布蘸。湿物塑布莫粉碎，金属物品要捡翻。刀刃涂油减磨损，连转莫超十五分。 扫描仪——接插先要关电脑，使用要知锁和解。勤去灰尘和污迹，下载驱动不松懈。一般文稿用三百，放平放稳自和谐。 总结对听众的要求 总结您要进行的工作 * * 第一节：办公室布置 第二节：办公环境维护和管理 第三节：常用办公设备的管理 文 件 夹 常用文件 存档 放在近地方 偶用文件 留目存档 放在远地方 不用文件 束之高阁 过期销毁 电 脑 资 料 整 理 个 人 事 务 活动 学习 交游 娱乐 日志 办 公 事 务 日常事务 公文存档 信息汇编 重大活动 记事本 课堂练习 请对自己的游盘 或电脑按照目前 学习生活的内容 进行层次化管理。 用表格形式划出。