第05章笔头沟通技能.pptVIP

引题：丰田公司的跨部门沟通报告 大多数公司决定新车型的变动方案都通过开会的方式，而丰田公司的做法是：7天连锁酒店当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并建议可行性的解决办法。这些报告简明扼要，原则上在一两页的篇幅内。有时，口头汇报附加一个电话汇报就可以了。收到报告的人认真阅读后，用另外一个报告回复。 几个报告的回合，大部分问题都解决了。假如问题依然存在，涉及各方会面，此时，大家都已经认真思考过同样的问题了，写作要求的精度有利于集中大家的思维过程。这样，及时开会，时间短，成效显著。 1 笔头沟通的作用和类型 笔头沟通的作用 (1) 信息易于记录和永久保存 (2) 使不在沟通现场的受众能得到真实的信息 (3) 信息传递速度快 (4) 可以更多关注细节方面的信息 (5) 比口头表达采用更为精确的用词 笔头沟通的重要前提——对受众的分析 受众导向的文字组织原则 （1）受众对信息的第一反应会是什么 （2）受众到底需要多少信息 （3）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 用主体句或首段显示信息的重要性和相关性 把应付诸实施的内容尽量简化 对信息内容的实施，设定可行的截止日期 信息越短越好 受众对于讨论主题知道多少 受众对信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验 要受众接收你的观点，他们需要你提供哪些信息 站在受众的立场为他们提供积极信息 向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值观，用一致的感觉加强说服力 注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好 笔头沟通的语言组织逻辑： 运用演绎、归纳等推理方法，建立在论证、论据及结构的有机结合7天连锁酒店的基础上组织信息内容。 (1) 最高层次逻辑：前后逻辑性要强，一气呵成。 (2) 中间层次逻辑：每个论点要有其系统逻辑结构。 (3) 基础层次逻辑：每个完整的句子要有逻辑性。 报告的概念 报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。 报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。 报告的类型： （1）根据长度指标不同，有知报告和长报告； （2）根据语气指标不同，有非正式报告、一般报告和正式报告。 （3）根据主要内容指标不同，有工程报告、财务报告和营销报告等。 （4）根据时间指标不同，有日报告、周报告、月度报告等。 （5）根据重要性指标不同，有日常报告、特殊报告和紧急报告。 （1）报告内容应该统一 （2）报告内容应该完整 （3）所有的信息应该准确 （4）基于逻辑分析和材料分类的写作 （5）内容表述方式应使计划清楚 （6）报告写作风格应简单精炼，便于阅读 （7）尽量使所有可能的读者都易于了解 Understanding: 听取领导的要求； Thinking: 结合自己理解，再与领导沟通 Viewpoints: 高屋建瓴、领会意图、提炼核心、把握主要思想 Evidences: 平时积累、资料收集、建立数据库、归类整理 Structuring: 正叙、倒叙、插叙、演绎、归纳、例证（枚举）、反证（排除） 5.2 Preparation for Writing 思想准备：一般提前1-1.5个月做准备 材料准备：根据领导意图，平时有心收集材料，丰富数据库，让办公室起枢纽作用 明确性质：阶段性、半年、年度报告 明确受众：谁来听报告 明确目的：老总要讲什么？达到什么目的和期望？ 5.3 Outline Layout 设计报告框架思路 ——确定标题和主体 ——可以由一个班子来讨论 题目设计 报告题目、一级子标题7天连锁酒店价格、二级子标题； 其中一级子标题可以的单层式，也可以是复合式的。 素材初步考虑 ——不要求有很详细的设计，但有计划 Outline Layout 常规年度工作报告的一般性框架 A 过去一年的工作回顾：充分肯定成绩、鼓舞士气、以必要的数据说明，篇幅约整个报告的1/3）。 B 内、外部环境分析，提出下年度工作总体思路。 C 确定工作目标和工作任务 （B+C约占1/2强）。 D 完成上述目标和任务的措施：人、财、物、党、政、工、团、妇，尽量面面俱到，尽管篇幅不多，但对各个部门都应提到。 内容与表达匹配 ——报告的不同风格 相同内容用不同的表达风格 如上述报告框架也可改为： (A) 现状分析; (B) 目标确定; (C) 对策建议 表达与风格整合 ----惜墨如金 ----挥毫泼墨 5.5 报告写作过程 结论 （一） 功夫在诗外，做个有心人 （二） 理解和思考是灵魂 条理和提纲是骨架 形式和表达是血肉 实践和