供方停供、退出管理程序.doc

MS1003.08 供方停供、退出管理程序 版 本 号： 密 级： 编 制： 审 核： 标 准 化： 审 定： 批 准： 2008- - 发布 2008- - 实施 XX产业集团有限公司 发 布 1范围 本文件规定了供应商停供、退出及余款支付程序。 本程序适用于XXX集团所有供应商。 2术语和定义 无 3引用程序 MS0502.07 《采购货款支付管理程序》 JS2-2006 《摩托车零部件及其图样尺寸分等规则》 4职责 4.1集团供应体系管理部负责供应商退出的归口管理； 4.2各子公司或公司负责供应商库存物资的帐物核对、物资清退及尾款结算等具体相关工作； 4.3质量管理中心、技术中心、子公司、集团供应体系管理部有权对供应商提出停供的要求； 4.4集团法律办负责对《供应商退出供货协议》进行审核，以防止债权债务、知识产权、商标使用权及第三方纠纷； 4.5各子公司总经理负责与供应商签订《供应商退出供货协议》； 4.6总裁负责供应商相关退出报告的审批。 5程序 5.1供应商停供定义 5.1.1部分停供：指该供方一个或部分型号/状态的配套件停止供货，供方的合格供货资格保留； 5.1.2全部停供：指该供方全部型号的配套件停止供货，供方的合格供方资格取消； 5.1.3阶段停供：指该供方部分型号/状态或全部型号/状态的配套件在指定时间段（一般为1-6个月）的停止供货（质量整改或合同期竞标出局等），供方的合格供货资格保留，到期后经简要确认，无特别原因时即可恢复供货； 5.1.4长期停供：指该供方部分型号/状态或全部型号/状态的配套件自指定之日起停止供货，但未明确恢复供货日期，供方的合格供货资格暂保留，今后视有关情况（一般在6个月内）恢复供货或办理正式停供手续等； 5.1.5恢复供货：指停供条件解除后，经双方协商一致，并按规定程序办理有关手续，继续供货。 5.2取消合格供应商资格的因素 5.2.1商务因素（调价、设标、投标等）； 5.2.2配合或服务不及时； 5.2.3突发性异常情况，供方提出停供要求； 5.2.4综合考核（月、年）不达标； 5.2.5重复性、重大质量问题发生，质量管理中心提出停供要求； 5.2.6供应商生产供货发生异常； 5.2.7供应商因自身原因，自愿申请停止供货； 5.2.8供应商拒绝续签《采购合同》； 5.2.9供方未通过ISO9001标准认证； 5.2.10供应商在体系优化中被淘汰。 5.3因供应商停供而造成独家供货的处理 5.3.1对部分停供、阶段停供造成独家供货的，由子公司采购部门提出协调处理建议 包括建议STA进行供应商支持等 ； 5.3.2对长期停供、全部停供造成独家供货的，由配套部根据情况对需要扩大布点的产品通知供方办理扩大布点手续。 5.4供应商退出程序 5.4.1对于已停供或因质量、价格、供货、体系优化等因素取消供货资格的供应商，由供应商派遣授权经办人携授权书（一式两份，加盖公司印章）到原供子公司采购部门领取《供应商退出申请及帐务核对表》并填写，交子公司采购部会审后，由子公司采购部传物管部、售后部、财务部进行物资、帐务核对，经相关部门及供应商签字确认后交子公司总经理审核，传集团供应体系管理部根据供应商的帐上余额按以下规则报批： 如帐上余额小于或等于2万元由集团主管负责人审批。 如帐上余额大于2万元，则由集团主管负责人审核后上报总裁审批。 5.4.2若不同意（或暂不同意）该供方退出，则由相关部门进行协调处理或由相关部门进行供应商支持，同时将意见书面反馈至集团供应体系管理部。 5.5供应商退出供货协议的签订 5.5.1《供应商退出申请及帐务核对表》经签批后，由原供子公司采购部门根据《供应商退出申请及帐务核对表》中数据与供应商拟定《供应商退出供货协议》，退出协议必须经集团法律办审核，以防止债权债务、知识产权、商标使用权及第三方的纠纷。 5.5.2子公司总经理根据法律办的审核意见与供应商签订《供应商退出供货协议》。 5.5.3子公司采购部门将《供应商退出申请及帐务核对表》复印件与《供应商退出供货协议》其中一份原件传供应商签收，供应商获取签批完整的手续后向财务部门申请付款。 5.5.4签批完整的《供应商退出申请及帐务核对表》原件、《供应商退出供货协议》另一份原件、法律办审核记录、供方的授权书（含授权人身份证复印件）及授权人签收记录由子公司采购部门永久保存。 5.6供应商停供后货款支付原则 5.6.1对于因停供而使月供货金额下降但尚未办理退出的供方，子公司财务部负责按合同规定支付货款（对B类物资，按B类物资采购合同中4.4.1条规定则只支付当月的挂帐金额）。 5.6.2对于办理完《供应商退出申请及帐务核对表》的供方，实行预留货款的办法，确保资金安全。 5.6.2.1预留货款