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高校财务档案管理存在的问题及解决措施 　　摘 要：近年来，随着高校办学经费的逐年增加，高校经济业务往来频次逐年增多，相应地每年新产生的财务档案越来越多，如何管理好财务档案，已经成为高等院校财务工作噬待解决的难题。本文重点对近年来财务档案管理中存在的问题及解决措施做简要探讨。 　　关键词：高校；财务档案；管理 　　高校的财务档案是高校档案的一部分，但与其他档案不同，财务档案是记录和反映高校经济业务的重要史料和凭据。高等院校财务档案是否真实、齐全、准确将直接影响一所学校的财务管理水平。本文就高校现阶段财务档案管理中存在的问题以及在今后工作中如何做好财务档案管理工作做初步探讨。 　　一、高校财务档案管理中存在的问题 　　（一）财务档案管理意识薄弱 　　财务档案管理工作是保存历史、服务当下的一项琐碎、繁杂的工作，在财务管理和财务人员的新老更迭中，起到承上启下的作用。但是，目前各高校存在财务人员编制紧缺、工作繁杂、档案管理经费紧缺等客观实际情况。在这种情况下，各高校在财务管理中普遍存在对档案管理工作认识不足、重视不够、存在应付思想等问题。[1] 　　（二）财务档案管理工作归属划分不明确 　　财务档案同人事档案、学生学籍档案等同属学校综合档案的一部分，但与其他档案不同，财务档案管理工作需要档案管理人员具有一定的财务基础知识。除具有基本的档案管理技能外，还须掌握查账、了解财务档案分类、会看凭证及财务报表等其他会计专业技能。因此，部分高校财务档案管理工作设在财务处，部分高校财务档案管理工作设在校档案馆。财务档案管理工作设置在财务处，存在财务档案管理人员人手紧缺、财务档案室设施不够专业、财务档案管理人员身兼数职、岗位间不相容等问题。而财务档案交由校档案馆管理，存在档案管理员不懂财务，看不懂财务凭证、财务报表等问题。 　　（三）财务档案管理手段落后 　　财务档案管理可分为纸质档案管理和电子档案管理两部分。目前，各高校财务档案管理中仍采用传统的档案管理模式，重纸质、轻电子，但现行财务会计电算化软件已十分成熟，基本上各高校均采用会计电算化软件进行财务管理工作。会计电算化管理手段业已取代传统的财务管理手段，会计人员日常工作中依靠财务电算化软件查看报表、制作凭证、查询凭证，财务电子数据的安全及管理显得尤为重要。特别是随着财务软件系统的不断升级，增加了不同介质档案管理的难度，管理手段的改进已迫在眉睫。[2] 　　（四）财务档案管理工作投入不足 　　1.人员投入不足。目前，部分高校财务档案管理工作分工模糊，没有明确确定档案管理人员，对档案管理人员的业务知识培训不够重视，部分财务人员身兼数岗，很难保证财务档案工作的质量。 　　2.财务档案管理硬件配备不足。部分高校财务档案室设置不够规范，缺乏档案资料存放的安全性，且易潮湿、污损，防火、防盗、防尘、防霉等工作做的不够。 　　二、采取切实有效措施加强高校财务档案管理 　　（一）提高认识，加强领导 　　首先，各高校在财务档案管理中可实行一把手负责制，并根据自身情况明确专（兼）职人员负责本单位的财务档案的收集、归档、整理、装订、管理等工作。其次，各高校可根据自身情况，建立和完善学校档案管理网络信息系统，财务档案管理人员可实时将财务档案信息录入网络，供校综合档案管理部门人员及时掌握财务档案信息。再次，各高校可根据自身情况制定符合本单位实际情况的《财务档案管理规章办法》，确保这项工作有法可依。最后，财务部门负责人，在制定本部门岗位职责时，应明确档案管理人员的工作职责，实行责任制管理，以提高管理的质量。[3] 　　（二）明确财务档案职责划分 　　各高校在财务档案管理的过程中，可以将档案馆工作人员专业、档案室设施完善的特点同财务档案管理人员懂财务知识的特点二者结合起来，发挥财务档案管理的最大优势。由于在财务档案的日常查询工作中，查询最多的档案是近二年的财务原始凭证，各高校可以将上一年度和本年度的财务档案交由财务部门进行管理，将以往年度的会计凭证、账簿、会计报表、工资清册、银行对账单及余额调节表等会计档案交由校档案馆进行统一管理。这样既能保证查询最多的会计资料交由财务人员直接管理，确保财务工作效率，也能保证以往年度的会计档案资料得到妥善、专业的保管。在其他部门人员调阅以前年度财务档案时，可先行到财务部门查询凭证编号，再到校档案馆办理财务档案调阅手续。 　　（三）优化财务档案管理手段 ，提高现代化管理水平 　　目前，随着信息技术在会计领域的广泛应用，各高校已普遍采用会计电算化管理软件。各高校可根据会计电算化信息数据的特点，不断丰富学校会计档案电子信息，拓宽电子档案的利用范围，不断集中各方面信息，加以利用，形成良性循环。具体措施有： 　　1.编制档案检索。具体包括：编制案卷目录、全引