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九江县守信工程有限公司 文件制定管理制度 文件类型： 管理制度 撰写部门： 总经办 文件编号： SX01-A1004-011 文件密级： 一般 发行日期： 2010.04.12 核准 审核 制定 目的 为规范公司文件之制定、格式、权限、生效及存档，特制定本制度。 适用范围 凡公司所有发布之内部文件之行为。 职责 3.1 总经办负责《文件制定管理办法》的拟定、提报、核定与解释。 3.2 各部门所核发的公司内部管理、流程、规范及其他文件都受该文件的管制。 内容 4.1 文件制定及变更 4.1.1 因公司管理、经营或社会需求而产生的文件制定需求，可以由公司董事、总经理或该事项的主管部门提出。由提出需求的人员或部门指定相关部门或人员在限定期限内完成初稿。 4.1.2 接受任务的相关部门或人员，应于期限内编制成文，报请提出需求的人员或部门的主管审核。 4.1.3 相关人员或部门的主管审核通过后，报总经理核准。 4.1.4 为适应公司的发展需求，以及调整不适宜的规范、流程、制度和规定，对发布文件进行修改，其程序等同与文件制定程序。 4.1.5 一份文件的修改最多2次（既版次最大为3），若超过以上次数时，文件编码将回到初始状态，依次循环。 4.2 文件格式 4.2.1 所制定文件封面字体、字样、位置、编码规则统一。其中文件类型分为：管理制度、作业流程、作业规范。 4.2.2 文件编码说明 4.2.2.1文件编码共12位□□□□-□□□□□-□□□ 每位编码意义见下例：SX01-A1004-011 第一、二位SX为公司代码表示：守信公司 第三、四位01为文件类型表示： 管理制度 第五、位A为撰写部门表示： 总经办 第六至九位1004为年月表示： 2010年4月 第十、十一位01为该部门发布的文件顺序表示：发布的第一份文件 第十二位1为版次表示：这是此份文件的第1版。 4.2.2.2 文件类型设置 01：管理制度 02：作业流程 03：作业规范 4.2.2.3 部门代码设置： A：总经办 B：人事行政部 C：经营管理部 D：工程技术部 E：资财部 4.2.3 文件正文每页页眉必须有“文件说明”，样式统一。 4.2.4 文件中汉字部分使用字体为“宋体”，字号为“小四”。段落编码及英文的字体为“Times New Roman”，字号为“小四”。 4.3 文件管理的权限 4.3.1 文件制定必须由部门（或公司）名义，任何以个人名义的文件对内、对外均为无效文件，因此而造成的矛盾、经济纠纷或相关的法律责任均由该个人承担。 4.3.2 各部门所核发的文件不能超越各自的部门职责所规定的范围，即使已经通过核准也不能视为有效文件，其规定的内容不能作为管理、经营或作业的指导依据。 4.3.3 文件制定的核准权限为总经理。总经理核准后文件方能正式发布。 4.4 文件的生效 4.4.1 所有文件均以发布日期为正式实施日期，除公司统一安排外，文件由各部门主管负责对所属人员进行讲解、培训。 4.4.2 所有文件发布时必须将签核后的复印件交由涉及的相关部门，并以其签收为收到依据。 4.5 文件的存档 4.5.1 各部门所发布经签核文件并附有各部分签收之记录之原件交由人事行政部统一存档，同时上传电子档一份。 4.5.2 各部门将复印件按文件类型依时间顺序存档。 4.5.3 当文件有更改时按以上规范执行，并于收到新文件的同时将旧版本文件从存档中撤出。 文件名称 文件制定管理办法 文件编号 SX01-A1004-011 备 注 文件类别 管理制度 生效日期 2010.04.12 第 1 页 共 2 页