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第八--九章审计诉讼档案
第八章 审计档案与审计档案管理
(本章提要) 审计档案是国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。本章主要介绍和说明了审计档案和审计档案管理的基本知识,内容涉及审计档案的定义含义、特点、作用等方面的基本理论,以及审计档案的归档、鉴定、整理、现代化管理等方面的业务工作原理与方法。
第一节 审计档案概述
我国的审计监督制度由来已久.源远流长。早在距今3000多年前的西周时期,我国就出现了带有审计·职能的官职一一—宰夫,这是国家审计的萌芽。我国审计机关成立以来,始终坚持以财政财务收支的真实、合法为重点,紧紧围绕改革开放和政府工作中心,全面开展预算执行审计和其他各项审计,审计工作在维护国家财经法纪、促进廉政建设、保障国民经济健康发展等方面,发挥了不可替代的作用。
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一、审计档案的定义
审计档案是国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。
这一定义的基本含义是:
(一)审计档案的形成者是国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织
根据《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国审计条例》,我国设立的审计组织机构,实行审计监督制度。审计组织机构由国家审计机关、内部审计机构和社会审计组织所组成。国家审计机关是国家财政经济综合监督部门,代表国家进行审计监督,组织审计工作,是审计组织体系的主导。目前国务院设的审计署,各省、自治区、直辖市、地、市、县设的审计局,都是国家审计机关。内部审计机构是国家各级主管部门和企业事业单位内部建立的审计组织,它是审计组织体系的基础。《中华人民共和国内部审计条例》(起草稿)中指出应当设立独立的内部审计机构的单位如下:①财政收支、财务收支金额较大或者所属单位较多的国家机关、事业组织和社会团体;②上市公司、金融机构和大中型国有企业及国有控股企业;③国家大型建设项目的建设单位;④经济比较发达的乡(镇);⑤法律、法规规定应当设置内部审计机构的单位。社会审计组织是指经有关部门批准注册的审计、会计组织,如审计师事务所、会计师事务所。社会审计组织是依法独立承办审计查证和咨询服务的事业单位,它主要受国家审计机关和企业事业单位组织的委托进行审计,是国家审计和内部审计的补充。
(二)审计档案是在审计活动过程中直接形成的产物
审计档案产生于审计活动过程之中。所谓审计,是由专职机构和人员,依法对被审单位的财政、财务收支及其有关的经济活动的真实性、合法性、效益性进行审查,评价经济责任,用以维护财经法纪,改善经营管理,提高经济利益。在我国,审计监督实施过程通常包括制定审计项目计划、审计准备、审计实施、审计终结四个阶段。在审计活动中所产生的审计通知书、授权审计通知书、委托审计通知书、审计报告、审计结论和处理决定等审计业务文件,构成了审计档案的主要范围。审计档案的形式多种多样,从记录方法方面分,有文字、图像和声音;从载体形式方面分,有纸张、感光材料、磁性材料和光盘;从文件种类方面分,有通知书、报告、决定等。
(三)审计档案是具有保存价值的审计文件材料
在审计监督活动中产生的,终结的审计项目形成的并处理完毕的,对日后工作有查考作用的纸质文件材料,经过归档保存,就是审计档案。而在审计档案信息管理系统中产生的电子文件,由于电子文件的自身特点,已经很难区分文件与档案的区别,所以,要对电子文件进行前端控制,在文件的办理过程中就同时进行归档保存。
(四)审计档案是审计活动的历史记录
这是审计档案的本质属性。由于审计档案是由审计活动过程产生的文件材料转化而来的,具有很强的原始性,因而它真实地记载了审计活动的历史过程。
二、审计档案的特点
剖析审计档案的特点,对科学管理好审计档案至关重要。审计档案除具有与其他档案的共同点之外,还具有以下特点:
(一)专业性
审计监督是一种特殊的职能活动,记录和反映这种特殊职能活动的审计档案,充分体现了审计专业的特点。无论是审计文件的产生,还是在审计文件的归档、整理等环节,都要根据审计条例进行,体现了审计工作的特点和程序。因此,审计档案的管理应按着它本身的自然规律科学管理。
(二)内容密切联系
审计监督是一种特殊的职能活动,在实施每项审计工作时,必须遵循规定的程序进行。根据《中华人民共和国审计条例》,审计:了:作通常包括确定审计对象、拟定审计工作方案、发出审计通知书、具体实施审计、提出和审定审计报告、作出审计决定等主要阶段。整个审计工作程序的密切相关决定了审计档案彼此之间内容的密切联系,从审计方案到审计报告,从审计取证材料到审计决定,都相
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