Excel导入outlook中.docVIP

@@@@@@@@ 把EXCEL通讯录导入OUTlOOK中(2009-04-27 09:29:05) it? Office使用EXCEL中把通讯录导入OUTlOOK通讯录中% p! E) J??Z$ I, l4 R 我们利用Office系列组件完成实际任务的过程中，可能会碰到如下一些问题：我有一份客户通讯信息文件以Excel格式存在，是否可以直接导入Outlook的联系人列表中，而不必重新输入？或者我有一份Excel格式的学生信息表，但是我在Access中会用到这个表，该怎样导入Access中等等。这两个有代表性问题的一个共性是：在某个Office系列组件中保存的信息如何在Office组件中数据导入与导出？4 [ L??f$ T5 o* Z; X　　其实Office 系列组件为了减少重复劳动，以及提高Office组件间的协作能力，早就考虑到了这个问题，而且提供了相应的解决方法。本文列举四个关于Office组件中数据导入与导出的具体任务，详细剖析操作过程，希望能够给使用Office应用的读者带来启发，提高工作的效率。; y R; u _( _6 b, }. S7 ]/ q o??O7 ] _　　说明：所有操作均在Office 2003版本下进行，使用其它版本的朋友可以参照进行。! [! C Z2 a! W4 x) [, J; e ^; B4 b??K　　我们通过以上几个典型任务，详细介绍了Excel和Outlook，Excel和Access间数据导入与导出的方法，读者朋友可以把这些任务稍加修改直接运用于实际，在办公过程中多注意Office组件间的协作使用常常能有效地提高工作效率。5 J) a F5 K2 n/ {; G$ m5 R) Z5 T+ ~; _# T$ L4 y# b　　一、将Excel“客户通讯工作表”导入Outlook联系人 , F: `) y2 E) i( t3 {* ^( C# k7 [0 t　　应用目标：实际工作中，工作人员已经用Excel制作了客户的联系资料，为了能够建立良好的客户关系，我们需要将这些数据放到Outlook的联系人中。请注意，不需要在Outlook中重新输入，只要利用Outlook的“导入与导出”功能就可以了。8 p! t H5 i( l6 R( Q5 ?　　操作所需文件下载：Excel“客户通讯录”工作薄 / U2 k L3 p# Z: `5 r/ ?　　操作方法： n5 I0 W( H7 f$ c??w% ^$ y　　（一）在Excel中指定“区域名称” / r; H* `/ L??I9 B) r　　对于最新的Outlook2003版本，如果要想将Excel中的通讯录数据导入Outlook联系人中，需要先对Excel中的数据指定“区域名称”。 ; ?* j??S, |/ {6 f. Q　　1. 启动Excel 2003，打开“客户通讯录”工作薄，进入“客户通讯表”，选中需要导入的客户通讯数据，如“A1:G5”单元格区域，将光标定位于“名称框”中，输入这个区域的名称“客户通讯数据”(图 1)，这个区域名称可以根据自己的需要更改。7 U# k9 r! Y3 g. |0 W) u* k3 l6 k1 J $ |8 V% v1 G3 w图1 , [0 q @4 l# ^ I- G1 B　　2. 输入后回车确认，区域名称的指定完成。为了测试，可以单击名称框右边的下拉箭头，在弹出的列表中选择“客户通讯数据”，此时“A1:G5”单元格区域就被选中，这表明“区域名称”的指定成功。5 I5 T??K L6 y1 [ R+ S( v: ^1 A+ G/ s# X6 @; U; y. S r# {　　(二)将Excel数据导入到Outlook联系人中 / u [5 Y# y Y) _$ }( O　　1. 启动Outlook 2003，此时应该已经配置好了帐户信息。选择菜单“文件→导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于我们需要将Excel中的数据导入到 Outlook，因此在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项，单击“下一步”按钮(图 2)。??B# |# v8 }+ _! m* ?0 W I% m ^+ k) Q c4 ~ F% Q Y: Z$ H7 n; h( r! Q3 V图2 ! \7 u1 y; K* |　　2. 进入“导入文件”对话框，选择文件类型为“Microsoft Excel”，单击“下一步”按钮(图 3)。 N+ ^) m2 y3 {$ P- a1 E5 [- w$ h3 f6 D. g! _% y1 ^1 @( p T??U# u/ k0 E M- a% M / w: n8 G3 X n9 t