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连云港市红旗科技发展有限公司 编写 审核 批准 李立兰 / 李建波 分类 记录管理程序 文件编号 发行日期 页码 质量管理文件 体系策划-P02 2010-01-01 1/4 文 件 更 改 履 历 页码 版本/修订 更改内容 编写 审核 批准 全部 A 初版 李立兰 / 李建波  连云港市红旗科技发展有限公司 编写 审核 批准 李立兰 / 李建波 分类 记录管理程序 文件编号 文件版本 页码 质量管理文件 体系策划-P02 A/0 2/4 目的 对记录进行控制和管理，以提供管理体系符合要求和有效运行的证据，并为采取纠正预防和改进措施提供依据。 范围：适用于管理体系运行记录及质量活动记录的控制和管理。 职责 综合部是记录的归口综合部门，负责建立和整理总的记录清单。 质量技术部负责档案资料的管理。 各部门负责本部门的记录的使用、整理归档。 工作程序 基本流程 责任部门/责任者 文件/记录 部门主管 部门主管 管理者代表 综合部 使用部门 使用部门 综合部 使用部门 综合部 使用部门 《记录清单》 需明确每份记录的传递流程，明确审核、批准人。 注意贮存环境的要求  连云港市红旗科技发展有限公司 编写 审核 批准 李立兰 / 李建波 分类 记录管理程序 文件编号 文件版本 页码 质量管理文件 体系策划-P02 A/0 3/4 记录控制范围： 凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属于“记录”范围，包括: a）与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、基础设施和工作环境管理记录、产品和过程监视和测量记录等； b）与质量活动有关的记录：与产品有关的要求的评审记录、产品设计、评审、验证、确认和更改记录、供方评价记录、分包及分包商控制记录、监视和测量设备检定记录、产品检验记录、法定安全检验记录、不合格品控制记录、统计技术应用记录、型式试验记录、服务及顾客投诉记录等。 记录的编号、版本与标识 记录的编号为：文件编号-B** (记录是依附于程序或作业文件的，B为质量记录的属性代码， **为流水号，以文件的发行日期为版本的识别)。 记录的归档编号：YY MM ** （YY表示公元年份的末两位数，MM表示月份，**表示流水号，如果过多可用三位数表示。以此类推）。 记录的标识:记录表格用编号和（或）名称进行标识。 记录样式的设计 各部门根据实际工作需要进行设计新的记录样式，规范的记录一般应包括以下内容：公司名称、记录名称，记录编号，记录内容，记录人员，记录时间（如需要）等。 记录的管理 记录的空白表格跟随程序发放和使用。综合部建立整个公司的《记录清单》，归口管理。 记录的填写要求 1)记录由各使用人员负责填写，记录填写必须及时、准确，字迹清晰，内容完整。 2）记录不得随意更改，需勘误时，应在原位置划一横线，将正确记录写在适当位置。 连云港市红旗科技发展有限公司 编写 审核 批准 李立兰 / 李建波 分类 记录管理程序 文件编号 文件版本 页码 质量管理文件 体系策划-P02 A/0 4/4 记录的收集、标识和归档 1）各部门的记录由主管部门的专人负责收集保管，以便查找和检索。 2)应妥善保管，并有适宜的保管环境，以防止丢失或损坏。 3)各部门定期对本部门的记录归档整理，并将归档记录交综合部统一保管。 4)保密性质的记录由产生的部门自行保管。 经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录。 记录的保管和贮存要求 4.5.1 各部门应设专职或兼职人员负责本部门记录的汇总、成册、编目，应保持记录的顺序号或日期便于查询。在记录册封面和侧面注明部门、记录名称和日期，便于存取和检索。 4.5.2 记录的储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等。计算机软件里的记录贮存要防潮、防变形、防划伤，且应有备份。 记录可以呈任何媒体，如卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、软盘或胶片。 5 相关文件 无 6 相关记录 体系策划-P02-B01 记录清单 连云港红旗科技发展有限公司 过程记录清单 NO 记录编号 记录名称 保管人 收集方法 保存年限 索引 介质 到期 处置