行政制度体系文件—FXNJ-XZ-BZ-08- 公文管理标准.docVIP

公文管理标准 目的 为规范公文管理，提高公文处理效率和质量，促进公文工作的规范化、制度化，根据方兴地产《公文管理办法》，结合本公司实际，特制订本标准。 适用范围 本制度适用于方兴地产南京公司及其管理开发的所有项目。 职责 公司综合管理部是公文管理的归口职能部门。 公司各部门负责职责范围内的公文拟稿、初核等工作。 公司综合管理部负责公司纸质文件及电子文档的收发、文件传阅、催办、分发、会签、登记、归档等公文处理工作。 公司综合管理部负责公司电子公文 政策 公司公文分类 公司公文种类共有以下十种： 决定：对重要问题、重要事项或重大行动做出安排及决策。 报告：向上级和有关部门汇报工作，反映情况，答复询问。 请示：向上级和有关部门请求指示、批准。 通知：传达指示，发布要求各部门办理或知晓事项；转发文件；任免和聘用干部等。 通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况。 函：与不相隶属单位商洽工作、询问和答复；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。 会议纪要：记载和传达会议的主要精神、情况和议定事项；如扩大发送范围等，用通知印发；单独印发会议纪要可不加盖公章。（另见会议管理标准） 工作联系单：用于各部门间日常工作联系，收件部门均应依据联系单内容予以答复或办理。 工程联系单：用于各部门与工程承包商（包括勘察、设计、施工、监理、咨询等单位）之间日常工作联系。 根据公文内容和发送范围的不同，公司公文分以下两大类：公司内部文件和公司外部文件 公司内部文件包括但不限于：内部红头文件、内部工作联系单、各类会议纪要等 公司外部文件包括但不限于：对外函、工程联系单等 公司发文名称按照公司简称+公文种类简称+〔年份〕+第 号来组成 公司内部发文：方兴南京〔 〕第 号 公司对外函：方兴南京函〔 〕第 号 董事会会议纪要：董事会〔 〕第 号 总经理办公会会议纪要：经办会〔 〕第 号 项目计划运营会会议纪要：方兴南京〔周例会〕第号 专题会会议纪要：方兴南京〔专题会〕第 号 工作联系单（对内）：发文部门简称-年份-流水号-收文部门简称 工程联系单（对外）： FXNJ-部门简称-年份-流水号 部门简称: 财务管理部为CWGL 成本管理部为CBGL 招标采购部为ZBCG工程及HSE管理部为GHSE 设计管理部为SJGL营销管理部为YXCH综合管理部为ZHGL 战略运营部为 ZLYY 前期开发部为 QQKF 规章制度编号 规章制度：FXNJ-规章类型代号-流水号 规章类型代号 行政管理制度：XZ 人力资源管理制度：HR 财务管理制度：CW 安全管理制度：AQ 设计管理制度：SJ 工程管理制度：GC 成本管理制度：CB 招采管理制度：ZC 营销管理制度：YX 前期管理制度：QQ 运营管理制度：YY 公文格式要求 公司采用红头文件发布的公文和对外函，公司标识统一为“方兴地产南京公司”，采用红色黑体小初号字。 除平件无需标明外，纸质文件依紧急程度用汉字分别标明“紧急”、“特急”字样，OA流程中也应在下拉菜单中选择“紧急”或“特急”。 密级公文办理按保密规程中的相关规定执行。 文件签发人指代表公司最后核查并批准公文向外发出的领导姓名。 主送单位是指对公文负主办或答复责任的单位名称，一般应用全称。 抄报（抄送）单位是指只需了解公文内容而不承担主办或答复责任的单位，应用全称。 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，采用加粗黑色仿宋三号字，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 文字内容应逻辑清晰、条理清楚，采用黑色仿宋四号字，结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 附件是为受文者正确理解和执行公文正件而提供的参考材料，应在结束语之后、成文时间之前注明附件、顺序号和附件名称。 成文时间以最高领导签发的日期为准，并要求用汉字标明完整的年、月、日。 公文生效标识，公司文件应一律加盖印章，公文以盖公章为生效标志，印章要居中、下压成文日期。 公文结尾为版记，包括主题词、抄送、印发机关和印发时间等，公文校对由拟稿者负责，综合管理部负责审核。 工作联系单格式见《工作联系单（示范文本）》（详见附件8），工程联系单格式可参照工作联系单。 对外函格式见《对外函件（示范文本）》（详见附件9）。 公司会议纪要无需加盖公司公章，以公司领导签字作为生效标准。 行文要求 各部门向方兴地产（中国）有限公司、中国中化集团公司等单位行文，应通过综合管理部以公司名义行文，不得以本部门名义行文。 文件会签部门对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。各部门在向公司领导呈报公文前，要就公文所述事项与相关部门充