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浅析企业档案信息化建设与意义 　　【摘 要】随着我国社会主义市场经济的飞速发展，对档案的需求水平不断增加，其信息化水平受到社会各界的广泛关注，档案部门融入国民经济之中，因此，应该不断深入改革，促进科学技术的发展，使服务水平和服务效率得到提高，重视新时期的档案建设工作。 　　【关键词】企业；档案；信息化；建设；意义 　　档案信息的质量、建设标准会对信息化水平和质量产生影响，我国目前很多企业已经实现了办公自动化，因此，应该提高档案信息化的水平，促进基础工作质量的进一步提高。 　　1.档案信息化建设的现状及存在问题 　　在档案管理的过程中，存在着企业领导认识不完善，缺乏对人员配备、硬件配备、软件配备等方面的综合性考量，档案管理人员多为兼职，无法有效集中精力，缺乏对知识的掌握水平，无法使用计算机知识，不能准确应用相关软件进行管理，一些企业虽然开设了相关软件的培训讲座，但是不仅没有降低员工工作强度，还增加了工作负担，最终导致对信息化档案建设产生影响。 　　1.1档案员对档案的数据缺乏安全性和保密性意识 　　在一些企业档案室中，存在着数量众多的机读目录，但是没有进行备份，很多员工甚至不了解备份的程序，档案室之中的电脑任何人都能够触碰，只要输入正确的口令，就可以对记录进行修改、阐述和增添，存在着保密性和安全性较低的特征，很容易造成数据的泄密和丢失，很多档案室的控制和开放目录共同存在于数据库之中，频繁操作，具有较高的使用率，在机读的过程中，很容易产生信息的泄漏，安全性很低，在一些有条件的企业中，应该将档案室网络和公众网相连接，提高数据安全水平。 　　1.2数据错误较多 　　在一些企业的档案室中，为了满足检查的需求，经常进行突击录入等工作，随着机读目录的不断增加，档案管理人员在校对和检查等方面的工作无法满足实际工作的需求，会产生质量问题。 　　2.做好档案室信息化建设的几点建议 　　2.1加强档案信息化人才队伍的建设 　　随着信息化水平的不断增加，对管理人员的素质需求也不断提高，管理人员应该了解管理知识、技术知识，对业务领域的新技术和新工艺进行实时了解，提高著录格式的准确性和统一性。 　　2.2统一著录格式标准 　　在工作之前了解工作规范，保证著录格式的统一性，使检索途径不断向多元化等方向发展，针对工作的实际水平选择项目，使著录格式满足工作需求。 　　2.3加快档案目录数据库建设的速度 　　档案室保管档案数量不多，应制定方案争取在十五期间完成目录的录人工作， 　　2.4注重档案数据的安全、保密 　　档案室的工作人员应该重视安全性工作，关注相关领域的法律规范，重视对网络和设备的管理，结合规定对档案信息网络进行隔绝，进行严密的防护，建设完善的质量监管体系，及时纠正错误，不能够直接使用未经检查的数据。 　　2.5 树立档案信息化管理意识 　　意识的能动作用说明，强烈的社会意识会对社会发展起到较大的能动作用。树立企业档案信息化建设意识，有助于提高档案信息化管理系统的建设效率和质量，也是企业档案信息化建设的主要推动力量。所以，档案信息化建设能够在一定程度上理解为“意识信息化”。企业档案信息化建设的实现，需要以档案管理人员为基础，档案管理者需要在档案信息化管理过程中发挥自身作用。 　　3.档案信息化建设的意义 　　3.1对于职能部门的意义 　　3.1.1提高整个部门的工作效率 　　信息化水平提高之后，档案室工作人员可以提高工作效率，降低工作强度，避免档案室工作人员只进行保管和打字的工作，重视对搜集和编研工作的投入，提高部门职能。 　　3.1.2提高整个部门的技术水平 　　企业不断向网络化、数字化和信息化的方向发展，企业之中的每一个部门都应该不断投入精力，提高档案室信息水平，与公司的整体发展相适应，满足社会环境的需求，提高企业的市场竞争力。 　　3.1.3有效的进行档案的收集工作 　　搜集档案具有较大的工作强度，在整编和分类档案的时候需要投入大量的人力，因此，应该使用完善的管理工具，建设管理平台，避免产生档案不完整等现象。 　　3.1.4有效的为科研服务 　　档案室信息化水平的提高，有助于实现网络信息共享，技术人员通过网络能够及时查找资料，使工作效率大幅度提高，实现对资料的发开和使用，提高综合竞争力和工作水平。 　　3.1.5有效的为决策服务 　　科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投人大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。 　　3.2对于公司的意义 　　首先，能够有效管理和收集档案。档