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浅谈监理档案资料的管理 　　为加强工程项目监理档案资料的收集、整理和归档工作，充分发挥监理档案资料在项目监理工作中的作用，工程项目监理档案工作应遵循“集中统一、分级管理”的原则，即由公司指定专人负责档案管理工作，项目监理机构负责工程项目监理档案资料的收集、整理、分类工作。 　　1 项目监理机构工程项目监理档案资料的管理 　　工程项目监理档案资料是指工程项目监理实施过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录。 　　1.1 工程项目监理档案资料工作要与工程建设进程同步。从项目监理机构参与工程项目起应开始进行文件资料的收集、整理、审查工作，直至建设工程委托监理合同终止或工程项目竣工； 　　1.2 项目监理机构应设专人在项目负责人领导下负责日常的工程项目监理档案资料的收集、整理、编目和装订工作； 　　1.3 所有监理文件资料由专人负责收发登记，并送项目负责人审阅。项目负责人核发，监理工程师或监理人员传阅后，由专人按文件种类统一编号、分类后保存； 　　1.4 工程项目监理档案资料存放应做到标准化。由专人对文件统一编号后分类设文件夹，卷夹上粘贴标签，写上条款名号，文件对号入座，分门别类存放； 　　1.5 所有签名文件必须留一份存档，同时签署文件情况须在当天监理日志中作好记录； 　　1.6 工程项目监理档案资料借阅时均应办理借阅手续，并按时归还； 　　1.7 在基础工程、主体工程、屋面工程、安装工程等阶段应及时分阶段做好资料分类整理工作； 　　1.8 项目监理机构应在每月的月底将工程项目当月的工程项目会议纪要、监理工作月报、安全监理工作月报上交至公司审查； 　　1.9 在工程项目的各阶段，项目监理机构应及时将项目各阶段报告上报，并由项目监理部留存； 　　1）土建项目：基础质量评估报告、主体质量评估报告、单位工程竣工质量评估报告； 　　2）装饰装修及改造项目：中间验收质量评估报告、单位工程竣工质量评估报告。 　　1.10 项目监理机构应定期将项目监理机构进驻工程项目现场的前期、中期、竣工后的现场影响资料交至公司留存； 　　1.11 工程项目竣工验收或监理人员现场工作结束两周之内，项目监理机构向公司提交该项目的“监理工作总结”，一个月内，项目监理机构将工程项目监理档案资料按归档要求分类、编目后移交公司档案室，移交时须填写移交清单，公司档案室和项目监理机构各执一份。 　　2 工程项目监理档案资料的记录 　　2.1 监理资料记录应完整、正确、真实、及时； 　　2.2 每一工程项目应有单一的项目编号，从项目设立开始延用至工程项目结束； 　　2.3 监理文件须打印或用黑色笔记书写。 　　3 项目监理内部资料的要求 　　3.1 监理规划应有公司公章、监理规划审批表； 　　3.2 旁站监理方案应有总监理工程师审批意见和专业监理工程师的审批意见及审批表； 　　3.3 监理实施细则应有总监理工程师审批意见和专业监理工程师的审批意见、监理实施细则审批表； 　　3.4 安全监理实施细则应有总监理工程师审批意见和专业监理工程师的审批意见、监理实施细则审批表； 　　3.5 工程项目会议纪要编制要及时，应有个与会人员的签到，会议纪要的格式要符合公司要求，内容要反映现场状况及各参加单位的意见； 　　3.6 监理工作月报（监理专题报告）编制要及时，内容能够完整反映本月工程进度和质量情况，报建设单位收签，总监理工程师签名（报告及时，有针对性的内容，有对工程项目带来的影响分析，报告中有监理的建议和想法，包括工期、进度、质量）； 　　3.7 安全监理月报编制要及时，内容完整，总监理工程师签名； 　　3.8 安全质量事故处理报告编制要及时，要符合处理程序； 　　3.9 工程暂停令要编制及时，内容明确； 　　3.10 工程款支付证书、月支付汇总表、工程款支付申请表、月完成工程量报审表、工程最终延期审批表、工程临时延期审批表、工程临时延期申请表、费用索赔审批比表、费用索赔申请表编制要及时，要符合处理程序； 　　3.11 监理工程师通知单及回复单内容要明确，整改要求清楚，编制及时，编号准确，签发、签收人员要签名，回复内容与通知单吻合，监理回复意见明确； 　　3.12 监理工作联系单发文内容要及时，体现事前控制，编号要准确，签发、签收人员要签名； 　　3.13 旁站监理记录及巡视记录内容要完整，部位、时间要准确，数据清楚，施工方、监理方要及时签字认可； 　　3.14 监理人员变通知单要编制及时，并及时通知建设方及施工方； 　　3.15 监理日志总监理工程师阅签要及时，内容要反映当天监理活动过程，杜绝施工流水帐，记录人要签名； 　　3.16 各分部的质量评估报告要客观反映和评价分部工程中各分项工程的质量