第八章 档检索.ppt

第八章 档案检索 第一节 档案检索概述 一、档案检索的含义和一般过程 档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展档案信息服务的必要条件，是开发档案信息资源的重要手段。 （一）档案存储过程的主要内容 1.著录标引 2.编制检索工具 （二）查检阶段的主要内容 1.确定查找内容 2.查找 二、检索效率 检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标。 三、档案检索语言 档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言，专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统，表达档案主题概念和检索课题概念。 第二节 《中国档案分类法》 一、《中档法》的编制原则 《中档法》是以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导，以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，并结合档案的内容和特点，分门别类组成的分类表。 二、《中档法》的体系结构 （一）《中档法》的宏观结构 1.编制说明 2.分类表 3.附录 （二）《中档法》的微观结构 1.中华人民共和国档案分类表 2.新民主主义档案分类表 3.民国档案分类表 4.清代档案分类表 三、《中档法》的标记符号和注释 《中档法》的标记符号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。 第二节 《中国档案主题词表》 《中国档案主题词表》是由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。 一、《中国档案主题词表》的选词原则与选词范围 （一）选词原则 （二）选词范围 二、《中国档案主题词表》的结构体例 （一）主表 （二）词族索引 （三）范畴索引 （四）附表——人名表、机构名表 三、《中国档案主题词表》的使用方法 第四节 档案著录 一、档案著录的内容与作用 档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 二、档案著录的原则和要求 档案著录应遵循客观性原则。按照档案本身的文字、原题名的用词、排列顺序著录，保留题名中的标点符号，自拟的著录内容加“［ ］”，错误的原题名、责任者、形成时间可以照录，但应另拟题名或将考证出的责任者与形成时间附后，也可在附注项说明。 三、著录项目 著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。 四、著录用标识符 （一）标识符种类 （二）标识符使用方法 五、著录格式 档案著录必须按照一定的格式。所谓著录格式是指著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 六、著录用文字及著录信息源 在著录项目中涉及的数字，除题名中的数字照原样著录外，其他如文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。 七、著录方法 （一）题名与责任说明项 1.题名 2.文件编号 3.责任说明 4.附件 （二）稿本与文种项 稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。文种是指文件种类的名称。 （三）密级与保管期限项 密级是指文件的机密程度。密级项一般按文件形成时所定的密级著录，对已升、降、解密的，应著最新的密级，其前加“.—”号。 （四）时间项 时间项指著录对象分为文件级的文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间。 （五）载体形态项 1.载体类型 2.数量及单位 3.规格 （六）附注与提要项 1.附注项 2.提要项 （七）排检与编号项 1.分类号 2.档案馆代码 3.档号 4.电子文档号 5.缩微号 6.主题词或关键词 第五节 档案标引 一、档案标引方式 ? （一）标引工作按照工作方式分为人工标引和机器标引 （二）标引工作按照检索体系区分为分类标引和主题标引 （三）标引工作按提供检索标识的数量可分为浅度标引和深度标引 二、档案标引的质量指标 （一）标引的网罗度 （二）标引的专指度 （三）标引的一致度 三、档案主题标引 主