论现代化高校图书馆的档案管理工作.docVIP

论现代化高校图书馆的档案管理工作 　　摘要：文章指出了高校图书馆档案管理的现状，就加强高校档案管理工作的必要性作了简要的分析，并提出了如何优化高校图书馆档案管理的新思路。 　　关键词：档案管理 高校图书馆 　　中图分类号：G271 文献标识码：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.03.154 　　高校图书馆档案作为一种隐性文献资源，是高校图书馆信息资源的组成部分，也是学校档案工作的重要组成部分，是保存图书馆的各项工作原始记录的载体，也是图书馆发展变化的历史见证。从现在的管理状况来看，传统的手工操作方法根本不能满足现代化发展的要求，因此，档案管理必须应用计算机和网络等现代信息技术手段，从传统的档案实体管理向档案信息化管理发展。 　　1 高校图书馆档案管理存在的问题 　　1.1 没有意识到档案工作的重要性 　　目前，除了少数大型的图书馆重视档案工作之外，大多数的图书馆的领导和员工，在思想上根本没有意识到档案工作的重要性，致使图书馆的档案管理工作存在不少的问题：如档案管理人员没有保障、管理机构不健全，档案管理工作的基础设施、技术手段等等，都落后于本馆的其他部门，造成图书馆的档案工作不能为本馆的发展提供有效的服务。 　　1.2 档案人员业务水平不高 　　大部分高校图书馆的档案管理人员不固定，且大多是兼职，没有经过专门的培训，业务素质较差，只负责登记、收集、保管等一般性管理工作，缺乏对档案进行整理、统计、归档及分类编目，造成图书馆的档案残缺不全、混乱不堪。 　　1.3 不重视档案的自身建设 　　目前，大部分高校图书馆往往只重视搜集文献资料，而忽视了档案的自身建设。例如：文档资料未进行整理归档，只是乱七八糟地收在一起，没有对文档进行分类、标引，造成档案材料不完整、不系统，既给读者的查找带来一定的困难，也制约着图书馆对档案的开发和利用；部分高校虽然对档案进行了分类、编目，但是没有专门的地方存放档案材料，大多放于纸袋或文件盒中，容易丢失，导致文档残缺不全。 　　1.4 档案的数字化建设缓慢 　　在当今的文献信息交流自动化的网络时代，部分高校图书馆的档案管理和利用仍处在纸质档案一统天下的局面，采取的是低效率的手工加工、存储方式，缺乏对信息的再加工和专题编研，根本无法满足读者多渠道获得档案文献资源的需求。 　　2 加强高校图书馆档案管理工作的必要性 　　图书馆是每所高校必不可少的、为教学和科研服务的学术性机构 ，是高校对外的“门面”，因此开展独立的档案工作，有助于提高图书馆的服务质量，也有利于图书馆本身的各项工作的开展。 　　2.1 为图书馆的人力资源建设提供依据 　　高校图书馆档案信息资料包括读者活动资料、业务开展资料、个性化服务资料、馆内的人事档案资料、文献结构资料等等，而完整的人事档案信息资料，能反映图书馆的人才构成状况、业务水平及工作能力，是领导进行工作人员业务培训、制定人才培训计划、人才引进的重要参考，也是新到岗的工作人员尽快熟悉工作内容、工作环境的重要途径。 　　2.2 为图书馆改进服务质量提供信息 　　档案管理工作的主要任务是把图书馆的每一个重要活动、重要工作及重要文件完整地记录，并在此基础上认真分析和研究，进行经验总结，如工作思路、组织情况、经验及教训等等，这些材料都有很强的连续性和实用性，能够为图书馆改进工作方法、提高服务质量提供可靠的信息价值。 　　3 如何优化高校图书馆档案管理 　　3.1 领导重视是加强档案管理工作的关键 　　高校图书馆的档案管理工作对于提高学院的教育质量有着非常重要的作用，因此，各级领导及档案管理工作人员应该重新认识档案管理的重要性，档案管理工作人员要有严谨负责的工作态度，及时准确地提供档案资料配合领导决策，馆领导也应经常检查督促并参与档案管理工作，不仅要提供自身的工作档案材料，还要在财力、物力方面大力支持，只有这样，档案管理工作才能顺利开展，才能为图书馆的各项工作服务。 　　3.2 健全的、科学的档案管理制度是基础 　　高校图书馆档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、利用等环节，如果不制定具体的规章制度予以规范，是难以保证档案管理工作顺利开展。因此，为了能使档案管理工作有序开展，应该建立健全的、行之有效的档案管理制度，如：档案人员岗位责任制度、整理归档制度、保密管理制度、借阅制度、移交接收制度等等，一定要做到归档范围明确、立卷遵照标准，存取严格手续。 　　3.3 提高档案管理人员的素质是保证 　　图书馆档案工作人员的素质直接影响着档案管理工作的开展，高校应该建立专门的档案管理机构，配备专职档案管理人员，加强对档案人员的职业道德教育、业务培训和业务指导，使其不断学习新知识、新技术，掌握档案