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会议组织流程及注意事项 一、前期工作： 1、确定召开会议的时间、地点、人员、议程、接机、就餐、住宿等。 2、根据会议的规模，确定会务组的成员，并对成员进行具体分工。 （1）、会务组成员名单及联系方式。 （2）、会务需要开展的工作：如接机、住宿安排、会场布置、就餐安排。 （3）、会务需要购买的物资，负责人。 （4）、会务组需要打印的材料，负责人。 （5）、会议材料的包装、明细整理和确认，负责人。 （6）、接机负责人，接机工作流程。 （7）、会议住宿安排负责人，具体流程。 （8）、会议流程的具体安排，负责人。 （9）、会务结束后的物资整理、结账等。 3、提前了解会场情况： （1）、该时间段有几间会议室，每间会议室能容纳多少人（要求提供坐位图，考虑到主席座位的摆放）。 （2）、每间会议室提供哪些硬件设备（如投影仪、投影幕布、无线话筒、激光笔、鲜花、演讲台等）。 （3）、会议签到场地和配套硬件。 （4）、会议期间提供的易耗品（水、会议用纸、笔）等信息。 （5）、会议茶歇的清单、时间、收费情况。 （6）、会议走廊的指示水牌数量及摆放。 （7）、会议用会标、背景、横幅的使用。 （8）、是否24小时提供空调、服务员。 （9）、了解会场停车的情况，以备有与会人员自行驾车前往。 （10）、建议对每个会场进行拍照。 （11）、要求保留对方负联系人以及会场的联系方式。 4、提前了解住宿情况： （1