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時間管理Tips 時間管理 Tips 陶幼慧 義守資管副教授 推廣教育中心組長 ytao@isu.edu.tw 前言 時間管理、自我管理與文書檔案管理 知識 技能 態度 知識的發揮需要適當的技能與正確的態度 蒐集技巧或經驗法則 歸納與實踐出自己的自我時間管理方法 大綱 I. 時間管理經驗法則之蒐集 36 Time Management Tips: Finding Time - Breathing Space for Women Who Do Too Much II.歸納推導自己的管理方式 時間管理的架構 實踐自我管理的途徑 文書檔案管理 1. Manage Other’s Expectation 確實瞭解他人對自己的期待是什麼，不管在工作上或生活上，重點在給予對方真正要的，而不是做的多或做得久或做得多完美，並且要坦然說明你達不到的事。 了解主管要什麼，可以給他什麼? 解釋給學生做什麼，學生應該可以說給我什麼? 溝通、傾聽、適當的期待 2. A Little Padding Never Hurt Anyone 如果事情沒那麼緊迫，就不要承諾一個太緊的截止日。要仔細評估完成所有環節所需的全部時間，務必留給自己充裕的時間來完成它。 主管通常高估或誤判部屬的能力與彈性 學生估計研究論文時間過於樂觀 任務、時間估計、能力拿捏、品質 3. Learn to say No to others and Yes to Yourself 如果你直覺自己無法做到，就客氣的拒絕不要勉強自己。要管理時間不要讓時間管理你，先暫停一下思考過再承諾，聽從自己內心的聲音且要懂得說‘ 不’。 主管交代下來，常常覺得無法拒絕或討論 交代學生任務，學生往往沒有疑問，但時間到了又交不出成果 理性、平等、誠懇、言之所當言之 4. Punt when it’s forth and long 當你無法於時間內達成原應允的事時， 請及早告知對方讓對方有時間另謀對策，或者你可提出可行的替代方案。坦承自己也有無法辦到的事，不是一種示弱的行為，而是另一種力量的呈現。 定時告知主管工作進度，尤其落後時 學生時間到了硬者頭皮討論，或臨時通知改期 目標、進度告知、狀況處理、合理時間 5. Build solid time blocks-limit interruptions 專心一意，避免干擾! 坦誠告知對方你的時間底限，掌握約會的進程。並要懂得適時關起門來，不要接受打擾。 主管要求工作項目過多，干擾相對增加 學生沒有規劃工作時間區段 時間區段、干擾排除、告知 6. The phone-Your Friend and Foe 妥善的運用電話! 它可以幫你完成很多事也可能讓你事情永遠作不完，重點在掌握會談重點和時間並且避免干擾。 主管電話聯絡，簡明扼要討論議題 學生不會運用電話與指導教授約時間 工具、目的、開關 7. Be reachable 讓別人可以容易聯絡到你，不管是用電話、大哥大或電子郵件，要養成習慣經常去讀或聽取留言並立即回應。即使無法立即給予允諾或答案，也要讓來電者知道你已知悉並會於稍後回覆。最糟的狀況是完全不予任何回應。 不回應　vs. 事事詢問 連絡線索、回覆、誠意 ? 8. Help your family help themselves 讓你的家人學著自己照顧自己，可以讓你有時間照顧自己，適時分攤工作給每位家人，不必事事親力親為。即使你的家人所做的結果不會跟你一樣，也不需全都攬在自己身上做。給他們有學習的機會，他們終將會改善並進步。 如果你老是為他們做所有的事，那他們將永遠無法學會也不可能進步。 釣竿 vs. 現魚 工作切割、分工、學習、參與、家和萬世興 9. Brushing your teeth isnt fun, its necessary 要養成習慣，去規劃時間如同你每天早上刷牙一樣的規律和自然。不用每天列下新的工作事項表，而是不斷更新舊表，找出優先次序然後去完成。 沒有規劃工作時間表 從頭來並不有效或必要 規劃、習慣、更新、優先順序、進度 10. First thing first: Its matter of Priority 分清事情的輕重緩急，優先處理緊急重要的事，根本不重要又不做也無所謂的事就不要做。想要全面去做每件事的結果是沒一件事做得好。 沒有進度百分比的觀念 不知道優先順序如何判定 需求、重要性、處理順序、專注 11. Schedule personal time 保留及規劃屬於自己的時間，要為自己留個時間做自己真正喜歡做的事。一個快樂的人、才會是有生產力的員工和好配偶、好父母。 主管的類型影響部屬的規劃 學生的自由度過大，但常常無當 生活型態、工作態度、快樂的工作