时间管理与会议须知.pptVIP

時間管理與開會須知 時間管理 時間管理課程要點 建立正確的時間管理觀念與態度 學習強化時間管理的技巧 妥善運用時間提升時間價值 你的價值觀 A女與D君要結婚 河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女 B君說我喜歡你不願你嫁別人，所以我不願意送你過去！ C君與我嘿咻我就送你過去 D君說你已經跟別人嘿咻過我不娶了 E君不論如何都願意娶你 A嫁給了E君 正確的行事優先順序 時間管理矩陣 如何提高工作效率 如何提高工作效率 一天幾點精神最好？幾點想睡覺？ 一週五天要怎麼過？ 保持良好的體力、養成運動的習慣 身心均衡發展、培養良好的嗜好 工作時段分配法則 每週工作性質分配法則 頭腦體操 誰殺了你的時間？Who kill you time? KISS 原則 你的文件處理系統在哪裡？ 別讓E-mail把你的時間移沒有了 ? 葛洛夫： 你的時間是不是被E-mail 切成零零碎碎的片段？ 提高E-mail處理效率的建議 進入後先瀏覽所有信件的主題，然後做分類工作 一天只分三時段check mail 除了急件外集中時段回信 會議須知 開會的目的 會議的種類 會議必要性的判斷 非得要立即召開協商會？ 如果不先召開，就將演變成嚴重的狀況？ 必須立即提升成員意識與士氣嗎？ 傳達後，有助於改善業務效率與利潤？ 屬於面對面傳達與討論的內容？ 糟糕的會議有哪些狀況？ 受邀出席的未出席 與會者遲到或早退 與會著心不在焉想自己的事情，竊竊私語、打瞌睡 會議被個人或少數人主導或某個主管主導 與會著開始人身攻擊 會議毫無成果、只重複上回會議的主題 會議又長又沒結論 事前準備不週甚至沒準備 錯誤的地點、錯誤的時間 最好的會議 容許互動、甚至鼓勵互動的會議場合，可以共享資訊並趁機向團對成員學習 你可以回答問題、提出問題 可以討論重要議題，達成集體決議 可以幫助團對成員發展甚密的思考能力 廣泛獲得團對成員對於某一議題的各種看法 會議四部曲 首部曲： 二部曲： 三部曲： 四部曲： 會前準備 擬定議程 確認會議目的 設定目標 決定方法 分配時間 召開會議-會議通知 上台主持 主持人六大殺手 會議討論注意事項 音量與速度控制讓與會者清楚 不需拘謹不需刻意在乎上司長輩 以自然的態度作溝通勇敢說出意見 掌握發言時機該說時就說 一次發言只限一項內容避免混亂 在腦海中整理過內容再發言 會議討論注意事項 井然有序的會議中一次只有一個人說話 除非絕對必要，否則避免打岔，無論這些議題爭議性多高，但文明與尊重還是要維持！ 討論是『對事嚴格』 、 『對人柔和』 讓討論聚焦、持續發展 需要溝通的會議需有專門紀錄人員寫板書 白板、黑板的紀錄訣竅 正確聆聽：正確瞭解發言人的想法必要時可請主持人協助釐清，注意專有名詞、日期、數量的正確性。 用條文方式簡潔記載： 以中立的立場公正記錄：不帶個人色彩 留心文字是否讓人易懂：速度雖然重要，但字體清晰、端正也很重要！ 掌握時機確實記錄： 以彙整報告的心態來記載：電子白板幫助大 會議決策之執行重點 Who：明確規定負責人與所負責範圍 When：何時開始、何時結束 Team Leader：決定各單位領導人及其管理範圍 Do What：明確定義分工與責任 Back up：有問題該如何對應之基本模式 * CPT TFT Displaying Your Vision TFT-L2 Lin Ying- Chieh Confidential; Do not copy and distribute! Copyright by TFT Business Unit CHUNGHWA PICTURE TUBES, LTD. MAY 11, 2005 A B C D E 4th 3nd 2nd 1st 急迫的事 不急迫的事 重要的事 不重要的事 急迫的事 不急迫的事 重要的事 不重要的事 立刻做 仔細做 授權做 婉拒做 均衡 其他部門慶生活動 驗機立上計畫 設備當機停產 總經理的客人要喝茶 瞭解每日工作時段的特性 以PDCA定義週一到週五的工作性質 明日工作安排 思考問題 寫計畫/更新進度 策略會議 面對面follow up 溝通與協調 Check mail Copy / 送文 電話事項交辦/完成準備工作 執行工作（查報表、準備資料、寫報告） 放鬆充電、思考 冷靜溝通 Action , Plan 思考遲鈍適合散心 Check 活力充沛 衝勁與勇氣兼備 DO 晚上 下午 中午（1300~1500） 早上 想想目的為何？意義何在？ 有沒有辦法提升自己的價值 計畫/規劃 Follow up一、二所丟的球 調整、up date 計畫 議題收尾 傾聽溝通 大型專案丟球 組內專案丟球 給予組員做事方向/做事重點 創造議題 冷靜、思考 Action , Plan