档案管理实施方汇报07.doc

深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道深圳段改建工程项目 档案管理实施方案汇报 汇报单位：铁科院（北京）工程咨询有限公司 2007年03月26日 目 录 一、概述 20 1、本项目档案管理的范围 20 2、本项目档案管理的特点 20 二、前期的工作进展情况 20 三、档案管理组织架构和责任分工 21 1、档案管理的工作职责 21 2、档案管理的组织架构及职责 22 3、档案室人员配备及分工 23 四、档案管理工作流程及原则 23 五、工程档案的查阅利用 24 六、档案室的建设方案 25 1、场地 25 2、环境要求 25 3、办公设施、设备 25 七、档案管理实施计划 26 八、参建各方的档案管理范围 26 1、建设单位归档目录 26 2、监理单位归档目录 29 3、施工单位归档目录 30 九、存在的问题 32 十、建议 32 档案管理实施方案汇报 一、概述 1、本项目档案管理的范围 本项目包含深圳市地铁三号线工程及205国道深圳段改建工程，地铁三号线工程包括轨道及接触轨、车站、区间、车辆段、主变电站及附属工程的土建与装修及A部分设备与设备安装工程。205国道深圳段改建工程包括路面、路基、桥梁、公交车站、人行天桥、路灯、交通设施、交通监控等工程。 本项目的档案管理包含以上所有工程的技术、文书、实物、声像、财务及人事档案。 2、本项目档案管理的特点 本项目采用“小业主、大社会”的建设管理模式，档案管理工作由管理公司牵头，多单位组成的业主团队配合，由管理公司代表建设方负责向档案接收部门移交竣工资料，实行技术、文书、实物、声像、财务及人事档案的一体化管理。 本项目除了向市档案馆移交基建档案外，还需要向区档案馆移交文书、财务、声像及实物档案，同时还需要向运营方移交一套完整的基建档案。 考虑到以上情况，本项目基建档案按三套考虑。 二、档案工作进展情况 1、组织召开了有深圳市档案局、龙岗区城建档案室、深圳市公路局、龙岗区公路局等单位参加的档案工作座谈会，并与各级档案主管部门建立起了工作联系； 2、 邀请深圳市地铁四号线的高级档案管理主任马惠茹与管理公司、三号线公司顾问公司、勘察设计总包单位的档案管理人员进行了档案管理工作交流； 3、明确了业主、监理、施工等单位的竣工资料归档内容及范围； 4、编制了往来文件管理办法、竣工文件编制及档案移交实施细则； 5、编制了国道205深圳段改建工程项目文件编码系统； 6、明确了3101、3102标段前期工程的施工、监理用表的表式。 7、2007年2月份完成了档案室搬迁工作。 8、收集了文书档案7756件，基本建设档案初步设计、岩土工程勘察报告、概算、招、投标文件及图纸，分别各标段有3101、3102、3101-1、3103、3104、3105-A、3106、3107、3501、3502、3503、3504、3505、3506、3507、控制测量、桥梁检测、保险经纪、第三方监测、国道G205等文件共15400余件，发放基本建设档案各类文件4000余件。 9、制订了档案管理各项制度，分别是《档案分管领导的岗位责任制》、《档案员岗位责任制》、《档案员岗位责任制》、《档案保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案借阅制度》、《档案销毁鉴定制度》等。同时，对分散的文件、技术资料重新归档整理，并进行分类、鉴定、统计、组合排列编目，逐步实现了档案规范化，最大可能提高档案的有效利用。 10、为了实现基本建设档案图纸发放、借阅规范化，利用业余时间，开发了基本建设档案图文管理系统。办公自动化系统运行以后将可以实现网内查阅。 11、目前封存未中标投标文件共230箱，已存放到指定库房。 12、基本建设档案正在分类逐步整理上架。 13、根据深圳市档案管理要求，实现档案计算机管理。已将地铁3号线项目管理文件2002、2003、2004、2005年的文书档案按规范整理完毕，并输入计算机，使之标准化、规范化。 三、档案管理组织架构和责任分工 1、档案管理的工作职责 在招标和勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求； 负责组织、监督、指导监理单位、施工单位的竣工文件的形成、积累和立卷归档工作； 负责工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件的收集、整理、立卷、归档、保管、移交工作； 在工程竣工验收前，提请市城建档案管理部门对工程档案进行专项验收； 工程竣工验收后三个月内，负责向市城建档案馆及相关单位移交完整的竣工档案。 负责业主技术、文书、实物、声像、财务及人事档案的收集、整理。 2、档案管理的组织架构及职责 档案管理的组织架构图： 为保证能高效、有序、及时地开展工作，实行三层管理模式：第一层为决策层，第