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办公室管理 作业二参考答案 1、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。Hd-V2V5y%`答：4p:T^?2@+同：j1F5F!q/~ ]:y国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。1．都应先问好，再传达自己的信息；电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛-c2\i/^;P,K-^9S2．都应保持耐性、热情的态度；7[ y0K:@;C8Z3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；:M:i:`+u f7T7E%`4．都应简明扼要表达自己的意思。9U6^!J2_%p9s4g9P+N%n电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛异：电大答案，电视大学教学，电大交流B!~ L9k7g4y1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。$o8`!U/a*^G6z2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，2 2、:L%`Y2c5o2o C,Y8S0x国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。22 了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。 答：0u)@/[2_+r!a ?)m国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。6M*M;A |!1．基本用途：;U-i!i8H)b%xW!M4Ba电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。2@N(D5_3g5g)Z6r2x国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。6I*l)l,P(h5g国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。2．两者与一般会议的不同：$KG+u.f4y%R P0M电大答案，电视大学教学，电大交流可以消除时空上的局限性。电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛Z({!y*P/I!ev0M,Z;a3．各自的优劣：#N2Y1l-mO3d5j.}.P“电视会议”——)fE#a!u!tJ.d:::星魂社区::: 国内著名电大交流社区优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。:::星魂社区::: 国内著名电大交流社区)_3T+b/H(k8S0Z+o“交互式电话会议”——+W9W5G7D3o0B$R+Sm#?电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。 3、Y;h2Fu简要回答邮件分拣的一般标准。电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛!j6w6~+Y-X+[;B 0V)Q;U(N6d7p2X(qC!x2h（1）按照收件人的姓名分拣；电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛-s0X%T;x4`（2）按照邮件的重要性分拣；电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛F3K5yg2l \k7X8p（3）按照收件部门的名称分拣。Z1}L(]6D#E%X(t!],Pz5k电视大学资料学习，电大答案，国内较大的电大学生专业交流论坛说明：以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。4、 4、怎样处理上司不在时的邮件？ 国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。%（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。　　（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。 　　（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。 　　（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的（文秘人员回信或转送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。如下图：P72 　　 （5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内