社团总会办公室部门制度汇编.docVIP

一、办公室简介 社团总会办公室是社团总会的枢纽总门，同时也负责着总会各种档案整理存档，财物的管理和联系各部门、各协会等工作。形象地说，办公室就是我们这个大家庭的管家。其位置的重要性不言而逾，其工作的好坏直接影响着总会的工作质量。办公室设主任一名，副主任三名，组长五名。在人才方面都是经过两次面试，多层淘汰，剩下的精英们，普遍具备有相当强的责任感和交际能力，各方面能力都有相应的提高。我们的目标不仅仅是高效率地工作着，还是快乐的工作着，同时我们也需要做到微笑服务，树立办公室及总会的良好形象。我们是快乐的办公室，阳光的办公室，每一天以快乐的心情打理我们这个快乐的大家庭。 二、办公室职能 办公室从社团总会建立起就处于较为重要的位置。它作为综合性较强的部门，具有五大职能： 1．协调作用。即协调学校团委与各个社团之间，各个社团之间以及总会内部各部门之间的关系。 2．联系工作，传达文件并做好会议记录。社团总会管辖的四十多个学生社团，为了能较好的与各个社团进行沟通，办公室建立了一系列“联系网”，以便将各方面的文件和信息能够更快地传达到各个社团。 3．总会公章的使用和保管。总会公章过程和方式有严格的管理。 4．管理财物。各社团的会费、活动资金以及社团总会所有可支配资金都存在惟一的银行账户中，由办公室统一管理。资金由校团委管理，账本由办公室副主任负责保管，一切活动所需资金需经总会及学校团委审批并签字后，到办公室支取。社团总会的办公用品，均由办公室统一购置分配。总会办公室既要保证物品的完好、齐全，又要保证物品最大限度的调配和利用，体现公平、公正、公开的原则。 5．档案管理。社团总会内部和各社团部分档案由办公室负责管理。 6.文秘工作 三、办公室值班须知 3、总会公章使用 （1）公章要盖正，要盖得完整 （2）证件盖章要压住相片，但不能压住相片人的面部 （3）盖章压住落款和时间中央，有多个章时平行盖 （4）协议书、奖状、各类证书及证明盖章须经常务理事批准 4、教室申请登记 （1）申请单位：广西大学社团联合总会（不得分行写） （2）使用部门：学生+协会名称 （3）活动内容：活动目的+使用具体时间（时长）+使用地点+“妥否，请批示！” （4）申请单位意见：由主任或副主任填写 一式三份给协会，三张都盖章，盖章盖在“广西大学社团联合总会”正中 6、总会会议厅使用 （1）其他部门、单位使用应提前登记 （2）会议厅使用发生冲突时以登记的为准，特殊情况除外 7、核对票据 （1）每一张票据背面正中都须用黑色水笔签上协会经手人姓名 （2）办公室干事核对两遍，装订好并在最后一张票据上背后用黑色水笔签上核对人姓名、注明总金额。 8、申请办理各种证件 （1）协会办理证件时，办公室干事须在工作记录本上做好详细记录 （2）协会干部证、干事证件须收取一定成本费 9、总会报告厅收据管理 （1）协会申请使用报告厅两张收据都收回，协会负责人在收据背面签字 （2）其他单位申请使用报告厅盖章后返还一张收据 五、财物管理 社团联合总会办公室负责管理所有校级社团的经费，各社团经费统一由校团委保管、社团联合总会办公室进行帐目登记，办公室定期向校团委支取一定的社团活动经费，协会凭活动申请表或总结表及相应票据，可以向社团联合总会办公室预支或报销相应的活动费用。 为更好的管理和使用社团活动经费，为各学生社团活动的顺利开展提供经费保证，社团开展工作，可以收取一定的会费，标准为每个会员一次性交元，特殊情况须上报社团联合会批准。社团负责人不能以任何理由，任何形式利用社团名义进行营利性活动、不得私自挪用社团经费、活动经费。社团自成立之日起，即应建立经费收支账目（设一个会计和一个出纳）经社团负责人批准后可。凡社团在活动前存在经费不足问题，可向社会理事会提出申请经讨论通过审批后活动结束后，申请和发票到学生社团联合会报销学生社团活动经费的使用应符合学校有关的财务制度学生社团经费使用情况应定期向公开。社团档案是社团历史、工作开展情况的真实记录，是社团决策、开展工作的重要参考，也是社团会和团委开展社团工作的重要参照。学生社团档案是指学生社团上交社团存档，以及社团备案的文字、图表资料。社团为各学生社团建立档案集，负责，并定期进行收集、整理、归档、编目和管理。社团所管理学生社团的档案主要包括：（1）社团章程、组织结构、主要负责人简历及联系表；（2）每学期的社团注册登记表；（3）社团评优材料社团获奖及通报情况；（4）每学期的工作计划及工作总结；（5）每次活动形成的有关材料（活动策划书/活动总结/相关图文等）；（6）社团财务报表；（7）学生社团成员的流动变化情况；（8）学生社团干部换届情况；（）其他需要保存的文件。社团所存档的社团档案保存期限：永久保留的档案：社团章程、社团注册登记表、社团评优材料、社团获奖情