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浅谈保全视听资料、软件公证档案管理 　　摘 要 在公证档案管理工作中视听资料、软件档案看得见，摸不着，档案管理不能局限于纸质档案管理技术，还要求熟练掌握计算机、Internet知识，熟练应用计算机、Internet技术做好视听资料、软件档案管理工作。 【关键词】计算机技术 Internet技术 档案管理 在公证档案管理工作中接触最多的是纸质档案，纸质档案看得见，摸得着，管理工作无需赘述。视听资料、软件档案看得见，摸不着，档案管理不能局限于纸质档案管理技术，还要求熟练掌握计算机、Internet知识，熟练应用计算机、Internet技术做好视听资料、软件档案管理工作。必须好以下几点：第一，保全视听资料、软件公证：1.必备要素；2.选择要素；3.签章。第二，档案管理问题：1.存储介质；2.不同介质的存储保管特点；3.云存储技术；4.数据安全问题。 1 保全视听资料、软件公证 保全视听资料、软件公证书内容包括公证书编号，申请人基本情况，关系人基本情况，公证事项（保全视听资料、软件），证词内容： （1）必备要素包括：1.申请人姓名或全称、申请日期及申请事项；2.保全标的的基本情况。包括：保全视听资料、软件的名称、数量、表状特征，所有人或使用人、经营人、传播者、实验者的名称，视听资料或软件的播放、销售、使用、制作、运行的地点等；3.保全视听资料、软件的时间、地点；4.保全的方式方法。包括：申请人提交、公证人员提取、现场实验记录、技术鉴定、录音、录像、复制、下载等其他能够固定并再现证据的方式；5.保全证据的关键过程：①参与保全的人员。包括：承办公证人员及在场的相关人员的人数、姓名。②公证人员保全过程中所做的主要工作。如购买、拷贝、下载、复制、发送视听资料、软件的过程，对取得的证据履行了提示义务等。③视听资料、软件取得的时间、方式、地点等。④取得的证据数量、种类、形式、封存方式、存放处所等。当事人对取得的证据予以确认的方式和过程；⑤公证员结论。应包括以下内容：保全证据的方式、方法、程序是否真实、合法，用于作证的书面文件（如发票、产地证明等）要同时证时这些书证的真实性。取得证据的数量、种类、日期，取得证据的存放方式及存放地点。 （2）选择要素包括：1.申请保全证据的原因、用途或目的；2.办理该项公证的法律依据（公证法规或有关规章等）；3.有书证能够证明视听资料、软件的来源或存在的，应写明书证的名称；4.重要的保全工作记录文书的名称；5.公证书的正本和副本；6.附件。 （3）签章。1.公证处签章；2.公证员签名或盖章；3.签署年月日。 2 档案管理问题 视听资料、软件公证档案管理不仅涉及到纸质档案，同时也涉及电子档案，公证过程中不仅要对纸质文件进行审核，还要求对视频资料和软件进行审核。这就需要档案管理人员和公证人员对视听资料和软件有所了解，并熟练电子档案管理知识，确保视听资料、软件档案安全。视频资料、软件档案的保存方式不同于纸质档案，需要保存工具和保存介质，还需要计算机相应知识，能够熟练运用计算机，Internet技术解决视频资料、软件档案存储、备份、异地备份、网络备份，甚至云备份。 （1）存储介质。视听资料、软件需要存储介质才能存档保管，从计算机发展历史上存储介质包括3.5英寸软盘、光盘、U盘、移动硬盘、硬盘。目前3.5寸软盘已经基本淘汰，光盘存储也逐渐淡出人们的视线，随之而来的是存储海量的U盘、移动硬盘、硬盘、网络硬盘、云存储。 （2）不同介质的存储保管特点。保全视听资料、软件公证档案管理选用介质不同，存储效果也不一样，3.5英寸软盘随着计算机的不断升级换代已经被淘汰，而公证档案要求保管期限凡属于需要长远查考、利用的公证档案，列为永久保管；凡属于相当长时期内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为六十年；凡属于在较短时间内需要查考、利用、作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期为二十年。如此漫长的保管期限，如何确保保全视听资料、软件公证档案不受计算机更新换代影响值得研究。过去用3.5英寸软盘保管的保全视听资料、软件公证档案如今恐怕已经很难找到打开设备了，那么随着计算机更新换代的不断加快，如今被广泛采用的光盘介质何时被淘汰也是一个大问题。即便是硬盘由于接口技术更新，过去普遍使用的IDE接口如今已经被SATA接口所取代，再过几十年乃至更长的时间还能不能找到打开IDE接口的设备也是未知数。所以一定要用长远的眼光思考问题，瞄准新技术，使用新设备，这样才能确保保全视听资料、软件公证档案正常使用。 （3）云存储技术。云存储是在云计算（cloud computing）概念上延伸和发展出来的一个新的概念，是指通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供