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规划最佳时间安排 ——3步骤记录、7检查点分析行程 要做好个人时间管理，几乎每一本相关书籍都会强调‘记录、分析与整理自身每日行程’的重要性，透过详细记录自己每天的行程，分析自己在各个活动上花了多少时间，才能知道哪些时间被浪费在无意义的工作上，哪些活动又该加进现有日程中，才能提高工作与生活效率。 日本时间管理专家水口和彦提到，为自己的行程做记录其实不难，但真正的重点，在于记录之后的分析，唯有了解正确的时间分配该怎么安排，才能让自己的时间利用，达到最高效益。 3步骤做好行程记录，了解自身时间运用 关于如何进行自己时间利用的记录、分析与整理，水口提出以下3步骤： Step1.准备笔记本和三色笔，让记录一目了然 准备一本B6大小的笔记本以及一支三色笔。水口表示，B6尺寸便于随身携带，方便随时随地做记录，而内页务必选择标有“小时/天”的版本，或是将内页横线上标注从早上6点到晚上12点的记号，以兹记录。三色笔则是为了区分不同性质的活动，让记录成果可以一目了然。 Step2.分类不同活动性质，详细记录每天行程 依照活动性质的差异，一个人的日常活动主要可分为两大类： 不可或缺的必须时间：睡眠、早晨梳洗+早餐、通勤、工作、午餐、晚餐、家事、洗澡。 休息娱乐的余暇时间：与人同游（如聚餐），个人娱乐（如电动）、阅读、电视、上网。 水中建议，可以为每一种活动取一个代号，例如睡眠＝SL、通勤＝T、工作＝W、午餐＝L、晚餐＝D、洗澡＝B、阅读 St、电视＝Tv等等，让记录更方便。之后，将一天行程以小时为单位进行，详细记录。 Step3.记录一周行程，进行时间运用分析 连续记录自身行程至少5天（上班日）。不同性质的主要活动，可以用不同颜色区分，例如工作时段用蓝色、阅读时段用红色、与朋友聚会用绿色等等，完成一周时间记录表。（见下表） 图表一：一周时间记录 6.MON 7 .TUE 8. WED 9 .THU 10. FRI 1:00 2:00 2:00 1:00 0:30 6 SL SL SL SL SL 7 M TV M M M M 8 T T T T T 9 W W W W W 10 3.0 3.0 3.25 3.0 3.25 11 12 L SL L L SL L SL L 13 14 15 16 W W W W W 17 8.5 9.0 7.5 8.5 8.0 18 19 20 21 D 朋友聚会 D D 22 T ST D T ST T ST 23 T ST T B D ST ST 24 NT TV B B NT B NT 1 NT B NT 2 SL SL SL SL SL 7个查核点分析自身行动，重新打点时间规划 完成时间记录表，接下来就是行程分析。水口表示，分析时要注意7个查核点，以便确保自身时间安排真正有效率： Check1行程安排是否有规律：首先一览自己每天的行程安排是否具有规律性。水口表示，正确时间安排法，应该要让自己生活作息规律化，在固定时间做同一件事，如果作息大起大落，例如有时早上7点起床，有时睡到中午才出门，就不是好的时间安排法。 Check2.确保7-8小时睡眠时间：一个人平均一天应该睡7-8小时，小于这个时间，不仅白天工作时容易疲倦，长期下来会对健康造成影响。 Check3.控制工作时数：目前法定工时一周约40小时，水口强调，要是一周工作时间超过60小时，就有过劳死的危险，因此务必要小心控制自己的工作时间，不要一忙就 无止境的加班。 Check4.善用通勤时间：水口表示，日本人平均一天通勤时间为1小时17分钟，超过2小时就过远，如果无法缩短通勤时间就必须想办法活用，例如阅读、学习等等，避免时间白白浪费。 Check5.确保拥有至少4小时‘自身时间’：睡眠、工作以及生活必要所需活动之外的时间，都属于‘自身时间’。水口强调，最好确保一天拥有超过4小时的时间是专属于自己的，可以做自己想做的事情，如果低于4小时，不仅容易觉得疲累，也会觉得生活寂寞。 Check6.看电视，上网时间不超过自身时间3成：水口表示，看电视与上网是一般人在自身时间最常做的事，但如果占了自身时间3成以上，就可能太多，成为一种无意识的时间浪费。 Check7.每天拨出时间阅读、学习：水口表示，‘阅读’‘学习’在许多人生活中所占的比重是零。要成为一位有效的工作者，务必特意将这两者纳入自身行程安排内，确保自己每天能拨出一点时间固定从事这两件事，才能让自己有所成长。 2013年2月28日制 3