(处长信箱)信件处理作业程序 .docVIP

交通部觀光局花東縱谷國家風景區管理處 網站電子信箱信件處理作業規定 一、為加強便民服務，以電子郵件作為之管道增進民眾對（以下簡稱本處）業務之了解，有效提升本處處理「電子信箱」效率，特訂定本作業規定。 .tw/機制進入，另意見信箱帳號：service@.tw可直接寄送電子郵件。 三、電子信箱信件（一）（）.tw/management/login.aspx。 四、電子信箱信件分類：（一）第一類：陳情抱怨、施政諮詢、意見、索取可公開之政府資料等信件。（二）第二類：不具建設性之批評、個人情緒抒發、感謝信、自我推薦、廣告，或同一事由經予適當處理明確回覆後，仍一再陳情者。 信件之處理時限及方式：（一）第一類：各單位應自收信日起三個工作天內完成回覆。（二）第二類：各單位應自收信日起三個工作天內完成回覆存參結案。 信件處理權責劃分：（一）：負責處理電子信箱之收信、分信事宜。（）：負責處理信箱之收信、、分信稽催事宜。（）各課（室、站）：各單位主管及指派收發聯絡人一名，專責配合本信箱信件之收件、稽催協調等事宜。聯絡人異動時，應即通知更正之。 回覆信件之注意事項：（一）回覆內容宜避免公文用語及格式，文字表達應具體明確、親切、口語化。（二）各單位信件應簽奉處長（或代理人）核定存參結案。（三）內容單純或本處網站公布之QA信件得由逕為答覆。（）案情複雜之信件，如未能於規定期限三天內辦結者，各單位應先行回覆民眾說明目前辦理情形及延長理由，並由逐案列管。（）各單位回信時應註明承辦人或主辦課室及連絡電話，以便來信民眾進一步查詢。（）簽奉處長（或代理人）核定 八、處理信件時，應確實依有關個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時採取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權益。 處理信件過程之相關人員應確實掌握處理時效，並隨到隨辦，不得留置；承辦人公差、請假時，其職務代理人應確實代理，不得延誤時效。 對來信內容具有建設性之意見及應繼續追蹤辦理事項者，列管。 本作業規定簽奉 處長核准後實施，修正時亦同。