存查归档人员使用手册 .docVIP

國立臺灣戲曲學院 原公文系統增購『線上簽核系統及整合功能建置案』 教育訓練講義 (存查與歸檔) 文件編號： TTM- 1010809A 版　　次： V0.0 文件日期： 101/10/17  文件制/修訂履歷 制/修訂 版次 制/修訂 日期 制/修訂 說明 作 者 備 註 V0.0 101/10/17 初版 洪浚哲 目　錄 1. 基本操作說明 1 1.1 如何進入／離開本系統 1 1.2 畫面結構說明 2 2. 操作環境需求 3 2.1 使用者個人電腦硬體設備 3 2.2 使用者個人電腦軟體環境 3 2.3 個人PC環境設定 3 3. 存查歸檔操作範例 12 3.1 存查待處理夾與存查登錄處理 12 3.2 待編目公文夾與編目登錄作業 13 4. 分類號維護 14 4.1 檔案分類表維護 14 4.2 案次資料維護 17 5. 檔管相關報表列印 20 5.1 案卷目次表 20 5.2 案件校核單 20 5.3 案卷層級目次表 21 5.4 案卷校核單 22 6. 案卷著錄相關作業 24 6.1 案卷著錄作業 24 6.2 案卷層級檔案目錄彙送作業 30 基本操作說明 如何進入／離開本系統 使用者需安裝Microsoft Internet Explorer瀏覽器即可開始執行本系統。 開啟Microsoft Internet Explorer後，並於瀏覽器的網址列上輸入系統網址即可出現系統登入畫面，如下圖所示。 圖 1.11 以帳號密碼登入時，輸入員工帳號與密碼，點選。待系統確認無誤後，即可進入系統主畫面。畫面結構說明 個人工作資訊入口網 圖 1.21操作環境需求中央處理器：INTEL P 4 .8 G以上作業系統： Windows XP/Vista以上：Internet Explorer 7.0以上…等問題，請依下述步驟設定您的個人電腦，每台電腦僅需設定一次即可。 IE瀏覽器設定(加入信任網站) 開啟公文系統網站並加入信任網站，如下圖。 點選IE工具列的工具鈕，選擇網際網路選項。 圖 2.31 選擇安全性－＞點選信任的網站－＞點按網站鈕如下圖。 圖 2.32 輸入內部資訊網的網址，點按新增加入信任網站，操作畫面如下圖。 注意：欄位”□此區域內的所有網站需要伺服器驗證(https:)”不需勾選。 圖 2.33  IE編碼器調整為自動選取操作畫面如下。 選擇檢視－＞編碼－＞將自動選取打勾。 圖 2.34 如有開啟快顯封鎖者請將網址新增至允許網站。 點選IE工具列的工具鈕，選擇網際網路選項。 選擇隱私權－＞點選快顯封鎖程式－＞點按設定鈕。 輸入內部資訊網的網址，點按新增加入允許的網站網址清單。 將內部資訊網的網址加入允許的網站網址中。 圖 2.35 如欲關閉快顯封鎖模式 點選IE工具列的工具鈕，選擇網際網路選項。 選擇隱私權－＞將開啟快顯封鎖程式－＞打勾取消。 圖 2.36 瀏覽器捷徑列工具軟體 倘若使用者IE瀏覽器有安裝如Google、Yahoo！奇摩等捷徑列工具軟體，將會攔截本系統彈出式視窗之顯現，故建議登入使用本系統時暫時將其關閉。 圖 2.37 安裝初始化元件 使用者在第一次使用線上簽核系統時，會出現如下圖所示，請再依指示安裝相關元件： 圖 08 圖 09 JAVA安裝步驟參考 圖 010 圖 011 圖 012 圖 013 圖 014 圖 015 完成上述的安裝動作，請先將IE瀏覽器關閉，再重新開啟即可 存查歸檔操作範例 公文承辦人進行「送繕發文」或「送存查歸檔」，並完成發文或存查登錄作業後的公文得以進行歸檔作業；以下章節將依照校內存查歸檔人員的作業權限，僅針對檔管人員作業中，最主要的工作－存查與歸檔進行流程說明。 總作業流程：存查待處理夾→單筆存查處理→待編目公文夾→編目登錄作業 存查待處理夾與存查登錄處理 不論紙本簽核或線上簽核公文，承辦人完成「送存查歸檔」程序後，公文會送到「存查待處理夾」，此時存查人員需先完成公文簽收動作，後點按「存查登錄」進行公文結案登錄。 圖 3.11 點按「存查登錄」後，系統會直接進入「存查登錄處理」畫面，存查人員確認畫面內容資料無誤後，點按「新增」即可完成存查結案。 圖 3.12 待編目公文夾與編目登錄作業 完成結案登錄(存查或發文