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农业机械电子档案管理系统的意义与现实发展情况 　　摘 要：随着信息技术发展，为农业机械电子档案工作者带来严峻的挑战，农机电子档案工作者要努力提高自身素质，适应信息化社会对档案信息的需求，做好农机档案信息资源开发利用工作。本文笔者以自身工作体会，从提高农机档案工作者素质的必要性和时代性进行分析，从而认为档案工作者必须通过多种途径系统地学习信息技术，努力提高档案业务和信息技术素质。 　　关键词：农业机械；电子档案；发展 　　中图分类号：S220.1 文献标识码：A 　　农业机械以及驾驶（操作）人员的技术档案管理是农机安全监理工作中重要的组成部分，是农机安全监理机构对农业机械以及驾驶（操作）人员实施科学管理、正确决策的基础。随着我国经济快速发展，为促使农业机械化快速普及，并得到蓬勃发展，按照国家提出的农业机械化目标，落实“以科技支撑、以科技引领”农业机械化发展的具体工作，以加强标准化、规范化、制度化的管理水平，强化农业机械及驾驶（操作）人员技术档案的管理和具体实施农业机械以及农机电子档案系统的开发和应用，为农业机械档案管理工作提供必然条件。 　　1 纸质档案与电子档案相辅相成 　　档案管理信息化是开展实际工作的需要。纸质档案是电子档案的基础，同时电子档案也是档案发展的需要，两者关系相辅相成，在现代档案工作中，缺一不可，但是电子档案尤其优越性，更能适合现代化工作的需要，因为电子档案具有处理快、查找不复杂、传输速度节省时间的优势，根据这些优势要求，现在档案管理信息化必然离不开电子档案，所以纸质档案与电子档案两者相互补充，才能更好地完成电子档案管理工作。 　　2 农机电子档案管理系统现状 　　2.1 电子档案规范化管理程度不够，岗位职责不明确 　　目前全国大部分地区仍然没有建立好一套完整的电子档案管理制度，不能很好的落实岗位责任制，使档案从收集、整理、备份等一系列工作缺乏制度化约束。 　　2.2 档案信息化、科学化管理程度不高 　　目前仍然没有全面的普及档案电子信息化管理，有的甚至没有建立起农技建立信息网络系统，不能很好的为农机档案管理人员进行服务。 　　2.3 上级领导对农机档案管理重视不足 　　当前，各地区普遍缺乏专业的农机档案管理人员，有的地方甚至出现无人管理或临时代管现象，造成农机档案丢失。而专职管理农机档案的人员，大多数都不是专业的档案管理人员，没有参加过任何业务培训，不熟悉档案工作的业务流程。有的出现领导不重视，人事变动频繁，造成档案管理人员责任心不强、借出档案不能及时归档等现象，这些人为的造成了档案材料的不完整性和不确切性。 　　3 农机档案管理存在的问题 　　3.1 个别单位重视不够 　　目前，很多县市的档案管理工作分工不明确，出现兼职管理、无人管理、多人管理的现象频繁出现，导致农业机械档案管理混乱，出现档案丢失、查询困难的局面。 　　3.2 档案信息没有完全发挥作用 　　农机档案为农机人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是农业机械的自然情况、购买者信息、补贴信息等，为农机工作决策提供依据。受传统观念影响，提供利用档案主要方式是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。 　　3.3 管理维护水平较低 　　有的农机档案管理人员信息因更新不及时而不全面，需要与档案进行核对后才能提供。有的农机档案管理人员信息需要鉴别才能确认，如干部学历信息需要组织、人事、教育等部门认真核实，一旦工作不细就形成了错误信息。多数单位对农机信息应用较少，只能做一些简单查询、报表之类的工作，而与农机工作的综合评价等工作联系不紧密。主要原因是信息系统不够完善，信息功能不够强大。 　　4 强加农机电子档案管理的措施 　　4.1 加强组织领导，强化责任 　　按照《中华人民共和国档案法》规定在设计归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录、统计等方面监理缱绻农机档案管理制度，严格按照农业部“三个规范”的要求，建立农机档案室，实行“谁负责、谁签字”的原则，确保档案内容规范、完整。 　　4.2 加强基础建设，强化环境管理 　　加强农机电子档案管理的电子设备，如：电脑、打印机、照相机、复印机等办公器材，确保硬件设施提档升级。档案室内需具备灭火器、防虫剂等专用的档案管理用品，切实做好防盗、防火、防蛀工作，保证了农机监理档案安全。 　　4.3 定期开展档案清查，确保档案真实完整 　　在加强源头管理的基础上，定期对所有农机监理业务档案进行全面检查、清理、整理，及时对存在的问题、缺少资料的档案进行查漏补缺，进一步健全和完善农业机械及其驾驶操作人员总台帐和分台帐。 　　4.4 加强信息化建设，完善电子档案台账 　　将农机驾驶员、农机车辆档案全部实行微机化管理，确保纸质、电子档案完整相