莆田学院OA系统建设方案.docVIP

莆田学院办公自动化（OA）系统建设方案 第一部分 莆田学院OA系统建设意义 目前，“数字中国”深入人心 ，而在中国各大高校，建设数字化校园也逐渐成为高校改进管理，增强竞争力的必然选择。如何利用信息技术来提高行政办公效率是其中需要解决的重大课题之一。为提高莆田学院行政办公效率和管理水平，并为后续数字化校园建设普及应用观念，积累信息化建设、管理经验，我校决定建设办公自动化系统。该系统的建成将有助于实现莆田学院内部的无纸化办公，扩大信息的发布规模，提高形象，同时为内部工作效率的提高提供有效的技术保证。 莆田学院OA系统的建设需改造原有办公模式，建立一个多任务、多功能的自动化系统，实现内部信息的共享和交换，优化内部资源，提高管理质量，从而减低内部运作成本，提高运作效率，为全面提高莆田学院行政办公信息化水平打下坚实的基础。随着我校数字化校园建设的不断深入，学校对信息化依赖程度必将不断加深，从而进一步提出加强信息服务和技术支持的强烈要求。为了更有效地进行服务管理工作，同时为广大师生提供更优质的服，以信息化、多接入为手段，以提高客户满意度为目标，从而构建优质高效的一体化服务模式。 OA系统的作用 规范管理，提高工作效率：通过工作流系统，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。 同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据实际情况来调整不合理的环节，为流程的重组提供有效的事实依据。 节省运营成本：OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用；工作审批流程的规范可为教职工节省大量工作时间；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。 消除信息孤岛、资源孤岛：OA平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。 第二部分 莆田学院OA系统栏目菜单 莆田学院OA系统一级菜单分为如下栏目：公文管理、请示审批、会议管理、个人办公、公共信息、督办管理、流程表单、系统管理，共计8个菜单。 一、公文管理 一级菜单 二级菜单 二级菜单说明 三级菜单 三级菜单说明 四级菜单 四级菜单说明 公文管理 发文管理 实现发文的起草、审核、签发、编号、校对、签章、打印、发布、归档等过程的流程化管理。 发文拟稿 由拟稿人进入此系统上载已在本地用Word拟稿完的文档草稿或选择自定义公文流转模板编写并填写相关的文稿信息，同时按照预先定义的流程进行发送。 学校发文 部门发文 学院发文 按级别分类发文 在办发文 正在办理的发文文件。 学校发文 部门发文 学院发文 按级别分类发文 办结文件 已办理结束的发文文件。 学校发文 部门发文 学院发文 按级别分类发文 所有发文 所有的发文文件。 学校发文 部门发文 学院发文 按级别分类发文 草稿箱 拟稿阶段暂存的文件。 学校发文 部门发文 学院发文 按级别分类发文 收文管理 处理来文的签收、拟办、传阅、承办等工作，实现收文的登记、编号、拟办、批示/批阅、传阅、交付承办等功能。 收文登记 进行收文基本信息和相关内容的登录和嵌入；对于接收到的文字材料，可以通过扫描仪先扫描成电子格式，然后通过文件引入的方式引入到系统中。 　 在办收文 正在办理的收文文件。 办结收文 已经办理结束的收文文件。 所有收文 所有的收文文件，包括学校原档案系统的已有收文文件。 草稿箱 拟稿阶段暂存的文件。 已发公文 对已发的公文分类进行浏览阅读； 从学校原档案系统导入的“发文、内部文件”，并按学校原档案系统角色划分阅读权限　 学校发文 按级别分类已发公文。 部门发文 学院发文 内部文件 学校原档案系统中的文件。 二、请示审批 一级菜单 二级菜单 二级菜单说明 三级菜单 三级菜单说明 请示审批 表单审批 用于校内适合于OA系统使用的、各类表格式审批文件的办理流程化管理。（表格式的审批文件） 审批登记 起草人根据流程事先设定好的审批表，进行填写，然后提交部门责任人审核。 在办审批 正在办理的审批文件。 办结审批 已经办理的审批文件。 所有审批 所有的审批文件。 草稿箱 审批登记暂存的文件。 请示报告 用于校级请示的网上申请、部门审批、校办审批、会签、领导审核、部门办理反馈等过程的流程化管理。 请示登记 起草人用Word等字处理软件编辑文件并保存，并新建请示文件。 在办请示 正在办理的请示文件。 办结请