单据填写规范及流转管理办法.docx

单据填写规范及流转管理办法文件编号：YL-SOP-FI-009-A编制部门：武汉亿力电子科技有限公司编制人：赵培批准人：版本号：A生效日期：2015年08月26日受控状态：受控抄送部门：公司全体文件修改记录文件版次文件修改内容文件修改日期修改人A/0新文件2015.06.25目的：为保证公司会计核算的政策进行，增强财务信息的准确性、及时性，以满足公司经营决策需要，根据国家会计制定和会计准则的要求，结合本公司的实际问题和业务特点，特制定本办法。范围：本办法规定了公司内部单据的内容填写及流转过程的要求与检查考核，适用于我公司内部的所有财务单据管理要求。职责：公司全体员工必须按本制度执行。内容4.1管理部门与分工4.1.1单据类型序号单据名称填写部门联次适用范围备注1借支单各部门1员工个人借支及业务借支2费用报销单各部门1员工业务报销3差旅费报销单各部门1员工差旅费报销4支出证明单各部门1无原始凭证类业务报销4.2.管理内容与要求 以上单据必须使用蓝、黑钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔填写。字迹工整，不得涂改，凡填写大小写金额的单据，大小写金额必须一致，相关内容需填写完整。各填写人员签名时需同时注明签名日期。4.2.1借支单 员工因差旅费、采购等需预先支取款项使用此单。4.2.1.1借支人必须填写清楚借支单上的内容，包括日期、部门、借支人姓名、职务、借支事由、金额大小写、借支人签名等，并附带相关借支依据（合同、申购单、出差申请单等），必须经部门领导签批后方可交由财务出纳审核。其中“借支事由”应填写应简明扼要，内容需载明业务发生日期、当事人、使用目的等，若涉及到类似采购等事项，需载明合同、单据或申购单编号。不符合上述要求，财务人员将退回相关单据，经手人不得以各种理由抵触。4.2.1.2财务出纳在收到借支人递交的借支单时，应核对单据填写是否完整、内容是否真实、金额是否准确及无涂改，所附单据是否完整、准确，相关人员签名、签章是否完整，收款信息与合同是否一致。对不符合要的单据，财务应用铅笔或便签注明不符合项并及时退回经手人更正。对符合要求的单据出纳应签字转至主管会计复核并安排付款。4.2.1.3主管会计审核相关借支单据，在正确合规的单据上签字后还给出纳，大额（见附表）需提前报总经理审批，出纳在规定的期限内安排付款。付款后出纳将水单截图发给对应的借支人，并在单据右上角盖“付讫”章，将单据记账后注明凭证号，交主管会计复核、保管。4.2.1.4借支人原则上需在借支发生起1个月内集齐相关报销凭证，填写报销单交到财务部办理冲销事宜，财务出纳将在3个工作日内审核完报销单，交由财务主管、经理及相关领导审批，审批通过的，为借支人办理借支冲销手续。无法在规定时间取得相关报销凭证或逾期办理报销手续的，经手人在报销时应单独说明逾期原因，并由分管领导审批，但原则不上不得超过2个月。不按此项规定执行者，财务有权向公司董事会上报裁定。4.2.1.5特别规定：原则上应遵循“前款未清，后款不借”的规定，特殊情况下，同一借支人必须核对清楚前次借支情况，才可以进行第二次办理借支事宜。4.2.1.6财务出纳每月26号提交借支未还清单，各借支人应及时对照并办理报销手续。4.2.2费用报销单 员工日常采购、办公费、招待费等费用采用此单据填写。4.2.2.1填写要求4.2.2.1.1报销人必须取得真实、合法、完整之原始凭证，发票单位名称必须正确无误（武汉亿力电子科技有限公司），由报销人必须将原始单据整齐地粘贴在报销单背面左上角，同类票据必须粘在一起。原始凭证一般不得涂改，如有改动，外来发票必须由对方加盖公章，自制凭证由经手人盖章，否则不予报销。原则上，报销必须提供正规发票，对于确实没有正规发票的，必须区分合法发票和收据二者分开填单报销。4.2.2.1.2采购报销（含物料、工具、办公用品、固定资产等采购）应附发票、收据、送货单、入库单。其中发票明细为“XXX材料一批”/“详见销货清单”的，后面需附盖有对方财务专用章的销货清单；日常费用类报销后附单据为发票或收据，专利、无形资产申请需附相关证照复印件。4.2.2.1.3报销单据应填列完整，日期、部门、报销项目、摘要、大小写金额等为必填项，备注栏视需要填列。具体说明如下:“报销项目”应填写对应费用划分的项目；“摘要”填写应简明扼要，内容需载明业务发生日期、当事人、使用目的等，若涉及到类似采购等事项，需载明合同、单据或申购单编号（附对账单的除外）；若业务涉及多个报销项目，如车费、餐费等，可以填在一张报销单上，但需按项目分行填，各报销项目必须附有对应的原始凭证；“金额”应填写类别相同的原始凭证上的合计数，采用阿拉伯数字填列，最后一栏的合计数字前加人民币符号“￥”，如￥200.00；“金额大写”应填写本张报销单的合计金额的大写数字，大写前必须加“