第二篇材料设备购管理.docVIP

第十一章 材料设备采购管理 根据公司工程项目建筑主材和机器设备由公司采购供应的有关规定，为努力降低工程项目建设成本，提高工程质量和公司的经营效益，确保建筑主材和机器设备达到国家规定的技术性能和质量标准，创建良优工程，特制定本制度。 第一节 总 则 第1条 本制度适用于公司所建工程项目的主要建筑材料和机器设备(以下简称为材料设备)的采购管理工作。 第2条 公司材料设备采购由总经理或项目经理负总责。 第4条 材料设备采购必须坚持以工程项目材料设备需求计划为依据，严格按照市场调查、数据分析、初步报价、确定入围单位、招标投标、签订合同、供货验收、交货施工和检查验收等程序进行。 第二节 组织机构 第5条 公司设立材料设备采购部，下设各项目材料设备采购组。 第8条 材料设备采购组人员分工： 材料设备采购组长负责召开碰头会议，初步确定各种材料设备的入围单位，组织招投标和洽谈材料设备购销合同等工作； 材料设备采购员负责各种材料设备单位的报名、初步报价和信息资料收集，材料设备的质量验收和建立材料设备采购、保障台帐和付款台帐； 工程技术人员负责提交材料设备计划和质量验收及质量把关等工作； 财务工作人员配合采购组长进行材料设备价格的询价议价，拟制材料设备货款保障计划，做材料设备款的支付等工作； 内控审计人员负责掌握材料设备信息，督促开标活动，对材料设备合同进行把关和付款审查签字等工作。 第三节 计 划 第9条 材料设备计划由工程、审计部门根据工程项目所需材料设备向公司材料设备采购部和项目采购组提供全面的详细的材料设备总计划及阶段供应保障计划。 第12条 材料设备阶段供应保障计划除明确所需材料设备品种、品牌、规格、型号、数量、质量标准、技术性能和颜色要求外，还须明确使用时间、批次区分和每批次的用量及货到工地的时间要求等。 第13条 工程、审计部门提供的所有计划须按一式五份提供，即办公室、财务部、材料采购部、采购组和内控审计人员各一份。 第四条 市场调查 第14条 在工程项目设计时，应及时招聘、培训材料设备采购人员，组织材料设备采购人员适时开展土建工程材料的市场调查，熟悉掌握土建工程所需建筑材料价格行情，以便项目开工时的不时之需。 第17条 对大宗材料设备的市场调查，如电梯、电缆、钢材等重要材料设备的市场调查，可深入到生产厂家去进行实地考察，以掌握其真实情况；对本地市场缺少的材料设备的市场调查，可到外地材料设备市场去进行调查，以便了解更多的市场行情。 第18条 市场调查应坚持眼见为实，耳听为虚的调查原则，做到多看、勤跑、多问，少听厂家、经销商吹嘘，防止被厂家或经销商洗脑，切实掌握好所需材料设备的第一手资料。 第五节 数据分析 第19条 在开展市场调查的同时，应及时将市场调查中了解掌握到各种资料输入电脑，分门别类地建立各种材料设备信息资料数据库，以满足市场行情分析时的需要。 第21条 根据各种材料设备信息数据分析结果，将各生产厂家的材料设备质量标准、价格高低、技术性能、服务质量、环保指标和市场态势排出顺序，提交公司领导决策和工程技术部门进行质量把关。 第六节 初步报价 第22条 根据工程建设进度，材料设备采购部（组）应及时通知材料设备生产厂家或地级总代理进行初步报价。 第26条 初步报价后，可允许材料设备生产厂家、地级总代理重新报价，但重新报价原则上只能低于前次报价，不能高于前次报价。 第27条 初步报价时，应注意检查报价单位的资质、执照、税务登记证、机构代码证、产品质量合格证或地级总代理授权证等原件，防止不具备投标报价资格的单位或个人参与报价，并要求其留下相关资料及证照复印件备查。 第28条 在各种材料设备初步报价后，应及时对初步报价进行汇总，建立好材料设备资料库并打印成册备查。资料库应包括各种材料设备的生产厂家、品牌、商标、规格尺寸、型号大小、单价、数量、总额、质量标准、技术性能、厂家地址、供货方式、运输方式、地级总代理和厂家联系人的姓名及住址与联系方式等相关内容。 第七节 确定入围单位 第29条 根据初步报价及相关信息，材料设备采购部（组）及时召开碰头会议，对所需材料设备按照货比三家的原则进行初选。剔除质量标准不高、性能比低、服务质量差、环保指标过低和市场供应无保障的品牌；保留品牌好、质量优、价格合理、服务质量好的材料设备厂家和地级总代理参加投标，报总经理或项目经理确定入围单位。 第31条 为防止入围单位投标时串标或围标，在确定入围单位时应考虑其地域范围，即同等条件下可选择不同地域的生产厂家和地级总代理商作为入围单位。 第八节 拟定标底 第33条 招标文件应明确招标方式、招标开始时间、截止日期、开标方式和确定中标单位