潞安工程公司文件记录管理制度.doc

山西潞安工程有限公司制度文件 编 号 LG/ZD-02-2013 版本/修订 F/0 文件及记录管理制度 审 批 孙保绪 审核 许增俊 编制 万俊旗 基本可行。请对修改部分适宜性确认,批注处进行处理后，可评为A。张ュ/2013.05.07 1目的 为了加强对文件和记录的管理控制，确保公司内与管理体系有关的各个场所都能及时获得和使用有效的文件,确保所有记录为各项管理活动的有效运行及公司产品满足规定要求提供客观证据，特制定本制度。 2适用范围 本制度适用于公司各部室 3.1 综合办公室是本制度的主管部门。负责对公司各单位、部门管理性文件的控制和管理并进行监督和检查。 3.2 企业管理部负责管理体系文件控制和管理,各部门负责本部门文件的控制和管理并对分公司和项目部的相关工作进行监督和指导。 3.3 综合办公室负责文件的归档和管理工作。 3.4 分公司、各项目部负责本单位各类文件的控制和管理，负责本单位管理体系运行记录的填写、收集、整理、管理工作。 3.5 公司各职能部门负责对程序规定的记录进行填写、收集、整理和归档，负责对分公司、项目部相关业务的记录管理情况进行监督、检查。对检查的信息进行分析,用于质量改进。 4管理要求 4.1作业流程图 4.1.1 文件流程图 4.1.2 记录流程图 4.2 文件的管理 4.2.1 文件的分类：文件分为内部文件和外部文件两大类。 4.2.1.1 内部文件：指公司内部形成的文件，包括： a） 行政管理文件； b） 管理手册、程序文件； c） 项目策划文件（施工组织设计或质量计划、施工方案、环境方案、职业健康安全管理方案）；作业指导书；自行编制的技术标准、校准规程、工法、准则、管理制度；竣工文件等; d） 文件资料清单； e） 工程合同、采购合同、外包合同等。 4.2.1.2 外部文件：指来自公司外部的文件，包括： a） 国家和地方的法律、法规和规定； b） 国家和行业规范、标准； c） 上级单位、地方政府部门、行业协会等发放的文件等； d） 施工图纸、标准图集、变更设计通知书等。 4.2.2 文件的编号 4.2.2.1 公司管理性文件的发文由综合办公室统一编号。 4.2.2.2 技术性文件、合同等，由文件主管部门按照相关规定编号。 4.2.2.3 外来文件由综合办公室统一编号。 4.2.3 文件的编制、审批 4.2.3.1 管理手册由公司企业管理部负责编制，管理者代表审核，总经理审批。制度文件由公司主管部门编制，部门负责人审核，管理者代表审批。体系文件的发放分为受控和非受控两种版本状态，受控版本在发放时进行编号、登记，在体系文件上填写发放号，非受控版本按普通文件发放。 4.2.3.2 技术文件由公司技术管理中心组织编制，总工程师审批。 4.2.3.3 其他文件由相关部门组织编制，分管领导审批。必要时报总经理审批。 4.2.4 文件的发放及控制 4.2.4.1 公司文件由综合办公室负责在公司OA系统发布，各部门、单位文件管理员应及时查阅并向部门、单位负责人汇报，由负责人组织执行。 4.2.4.2 分公司、项目部制定印发的文件，按发放范围发放，确保各有关场所都能得到有效版本。 4.2.4.3 纸质文件的发放应做好发放记录，文件审批发放表应反映文件发放去向、发放数量。 4.2.4.4 文件实行分层次控制管理，各单位、部门应编制本单位、部门的“适用文件清单”，以便管理控制。 4.2.4.5 当文件丢失或破损影响使用时，应到文件管理部门办理补发或更换手续，文件管理员要做好记录并将破损文件按有关规定销毁。 4.2.4.6 单位、部门在被撤消前，必须将管理体系文件交回原文件发放部门。 4.2.4.7 新成立的单位、部门应根据需要申请补发管理体系文件。综合办公室可复制文件发放，并做好发放记录。 4.2.4.8 施工图纸、变更设计的管理 a） 由分公司、项目部工程技术部门指定专人管理，建立目录清单； b） 建立发放记录，经分公司、项目部技术负责人批准发至有关人员； c） 施工中的变更设计书、设计变更图纸按上述a、b款办理； d） 重大的变更设计应通知公司技术管理中心、工程管理部。 4.2.4.9 保密文件按规定的密级，在规定范围内使用。 4.2.5 文件的更改、换版、作废、销毁 4.2.5.1 需要更改的文件应由更改部门提出申请，经分管领导审核后，进行修改。并按照4.1.3条款批准。 4.2.5.2 文件更改经批准后，按“文件审批表”的名单发放文件修改通知单，公司各部门、分公司、项目部文件管理员据此修改。文件修改时要注明更改标识和更改生效时间并做好记录。标识采用修改码（从0到9）。 4.2.5.3 文件经多次更改或文件需进行大幅度更改时应进行