谈中小企业行政采购管理１.doc

谈中小企业行政采购管理１ 深圳注册之外资企企业， 发展中中小规模， 通过了ISO9001认证证， 财务部监控公司全盘采采购工作。 是是公司成本控制的重点。 对采购工作存在的的风险都有着非常强的敏感，， 这不仅因为采购是直接影影响生产成本的主要因素， 在日趋完善的现现代经营管理模式中， 公司司管理当局越来越注重财务管管理和财务运作的有效性， 那幺， 怎样进行采购管理才能达达到预期的效果呢？ 以笔者者所在公司的经历表明， 笔者曾任职深圳某公司司财务经理。 上任后， 经经对公司的全盘财务运作及利利润分析， 笔者发现公司的的成本管理松弛， 有降低成成本的空间。 导致公司成本松松弛的原因， 很大一个方面面为采购管理工作的薄弱和不不到位， 综合后主要存在以以下几方面问题： 1.没没有专门的职能部门对公司采采购活动进行全盘控制。 2. 没有有有效的采购控制制度对公司司采购工作进行规范和约束 3.没有相应的事前控制制措施， 即未经批准即可办办理采购业务或采购业务发生生后办理补批手续。 4.采采购单价与市场行情不尽相符符， 正面评价有议价不力情情形， 负面评价有人为欺诈诈可能。 5. 采购员持有有大笔公司现金流转， 且未未进行清结（其中一人一次借借支5万元采购工程物资， 后来采取多种措施都未有有有效的凭据平衡此帐）， 财财务上隐藏着很大的风险。 6.采购员有跨月或跨数数月的采购报帐（有的采购单单据两三个月后才报帐）， 月结供应商送货单据有遗漏漏或跨月甚至跨两三月入帐等等。 结合公司的实际情情况， 笔者围绕着控制和降降低生产经营中必需的成本及及防止和减少人为欺诈两个方方面.将公司的采购管理作为为成本控制的一个专项进行筹筹划， 并形成了一套系统的的运作流程进行贯彻执行， 下面对此进行综合简述。 针对没有专门的职能部门对公公司所有的采购活动进行控制制， 作为综合性的管理部门门， 笔者认为， 因为公司任何活动都以资金作作为介质， 所以， 以财务务职能来控制公司的全盘采购购是再合适不过了。 .作为为采购管理工作的开始， 在其位， 谋其职， 只有名正了， 才能言顺，， 才能有人信服和认可。 即即财务部负责有关采购政策的的制订和采购实务的监控工作作。 财务部有权对公司任何何采购事宜进行质疑、调查、、监控和必要的参予，并对不不合理或不利于公司利益之采采购事项否决或终止（有必要要时，报请总经理或管理委员员会决定）。 财务部设专职职（本文中取名采购管理会计计）分管采购控制工作，此职职位亦可由相应岗位兼任，并并直接向财务经理负责。 财财务部之采购监控工作直接向向总经理负责。 四。。对采购工作进行严格的日常常控制。 1.事前批准， 并严格按采购审批权限执行行。 所有采购， 必须事前前获得批准。 未经计划并报报审核和批准， 不得采购。。 报价价单必须经采购管理会计审核核签名并经财务经理认可后送送总经理审批，审批后的报价价单作为依据由采购员填制正正式采购订单， 同时分发采采购管理会计留存备查。 然后送总经理批批准。 总经理批准后的采购购订单才为执行采购的有效凭凭据，由财务部分发至采购部部门及需求部门和仓存部门。。 所有采购的审批， 必须须按权限和明确分工进行。 2.规定各种采购及时结算。。 ① 钍对采购员持有大笔笔公司现金流转且未进行清结结的情况， 规定所有采购员员经手的现金采购，必须于采采购发票日起5日内到财务部部报帐结算并进行款项清结，， 报帐程序按财务部[报帐帐规定]办理。 禁止采购员员自行垫支和预付订金，用款款时可凭已获批准的采购订单单向财务部办理借支， 借支支经财务经理审核后送总经理理批准。 ② 钍对月结供应应商货款有跨月或遗漏入帐情情况，规定月结供应商的送货货单经验收入库后， 由采购购员分类整理并于翌日10时时前送采购管理会计。 月结结供应商帐单由采购管理会计计整理并进行会计处理，月末末统一[应付帐款明细表表]， 并送财务经理审核认认可。 为清晰债权债务， 不使支付货款时双方有异议议， 每月中旬和下旬， 采采购管理会计对每个供应商上上个月货款分别编制[供应商商货款确认表]， 经财务经经理审核后， 作为结付货款款的凭据传达至供应商， 如如有不符及时解决， 避免日日后纠纷。 3.召开采购管管理会议。 也也可以根据需要临时性地召开开， 一般由财务经理主持，， 各采购部门参加，有必要要时请总经理及相关主管人员员参加。 各部门可以在会议议上提出在采购工作中遇到的的自己无法解决或决定的问题题， 大家通过相互协调相互互理解， 在达成公司利益目目标的轨道上研究出可行的解解决方案。 会议上通过的事事项或决定各部门必须切实执执行， 不得形式化和两面化化