谈中小企业行政采购管理２.doc

谈中小企业行政采购管理２ 建立和实施制制度化的采购管理程序， 这这是采购管理工作有效进行的的根本保证。 有法必依， 违法必究，这是制度能切实实贯彻执行的保证。只有制度度化了， 才能在公司中用法法治， 而不是人治。 采购购管理程序主要包括以下方面面： ① 规定采购条件。 并明确采购主管人对对下属的工作过程和结果的监监控负责、采购物品必须是必必需的不可或缺的， 而且经经查对无库存或库存不足以满满足需要者。 不得超标积压或或不可用或根本不需用、采购购物品的单价须为掌握内的合合适单价， 而且力求是最低低的单价。 并在采购事项未确定前传送财财务部、采购物品在条件相同同的前提下应在正在发生业务务或已确认之供应商处购买，， 即不适宜随意变更供应商商。 或因单单价及质量或因其它原因等因因素， 可变更或选择新的供供应商，但应将变更理由及有有关事项告知财务部并征得财财务部认可， 同时向财务部部提供[新增供应商资料卡片片]、采购物品必须保证物有有所值且物有所用，即相同质质量下的价格最优化是采购的的前提。 ② 明确分工。 使各采购购活动有条不紊并将责任归落落到人， 必须对公司的所有有采购活动按类别进行明确分分工并落实到相应采购人员。。 如原材料及及辅助材料由生产采购部负责责， 工程物资由总务部负责责， 设备维修材料由设备维维修部负责，工模材料由工模模部负责， 电脑、精密仪器器、电子设备、机器设备等由由使用部门或专业人员负责。。 ③ 采购审批权限。所有有采购报价、采购合同、采购购办理必须先批准后实行， 有效批准者是总经理。禁止止未经批准的采购事宜， 但但突发性或临时性急需物品（（如工作中的机械突损部件、、临时特采等）可以由财务部部确认后即由采购负责部门采采购，但请购单上须注明急购购字样并说明理由， 请购单单由总经理补批。 ④ 验收收职能。任何 验收人员由财务部指定或确确认。 验收者必须核实进货货的物品与订货单是否相符，， 对经手验收物品的品种、、规格、数量和质量等与采购购发票或采购约定所载之要求求的相符性负责。 只有完全合格或经经相关职能部门批准特殊放行行的物品才准验收入库。 验验收无误后， 填制材料入库库单，连同供应商送货单分送送财务部作为结算货款的凭据据。为明确责任， 结算凭据据必须由采购员签名作实。 ⑤ 退货与索赔。 采购购部门须立即办理退货， 无无论货品是否退还给了供应商商，均须立即书面通知财务部部及时扣回相应款项。 凡检检验结果为不良品的来料检验验报告， 品管部应分发至采采购部门和财务部， 以有效效追踪， 不致有遗漏退货扣扣款事项的发生。 采购约定定中必须明确索赔条款， 对对因供应商供货期间、数量、、质量或相关原因未达到约定定条件而产生的直接损失和因因此面导致产生的其它损失，，应由采购部门根据实际应由由供应商负责的损失以正式公公函向供应商索赔，并由财务务部在货款中扣回相应款项或或收取现款。 采购部门不能能解 公司可以采用不不排除以法律形式解决的措施施， 以及时保护公司的利益益。 ⑥ 货款结付政策。 均为月结付款方式。 不能能使用月结的，除小金额或零零散性的因供应商不能来公司司收款而由采购人员购买时直直接付款外， 均由供应商直直接到公司财务部收款。 月结供应商必必须在规定期间内（每月5日日前）提供对帐单至财务部对对帐， 此政策采购部门须明明确知会供应商。 为防止货款已结付但事后出出现质量或数量等原因而给公公司造成经济损失，采购部门门应尽量避免即时结付现金，， 即对非月结的大金额的采采购保留一周或半月等一定的的付款期间。 在不影响公司司商誉的前提下，适度延长付付款时间是公司进行信用融资资的财务政策。 1.加强采购的事前前管理， 建立完善的材料价价格信息档案。 为了有效地地控制和降低采购成本， 并并保证采购材料的质量，公司司采购员应作好材料采购市场场的有关价格信息的收集和整整理， 及时地了解市场行情情和动态， 并与已在采用的的采购价格进行比较和分析，， 调整和更新后的价价格档案应同时分发采购管理理会计确认并留存。 如有必必要， 同时知会采购员员， 由采购员进一步确认后后进行归档并执行。 2.建建立健全的供应商档案。 为为全面掌握公司所有供应商的的情况， 并对供应商进行相相应的资质考评， 应对所有有供应商按重要性和一般性分分别建立供应商档案。 所谓谓重要性供应商， 即在货品品质量、价格、交货期、配合合能力、结算条件等方面均能能达到公司接受标准，并与公公司有持常性业务往来的供应应商，而一般性供应商是指只只有偶发性或临时性业务发生生的供应商。 且经考核符合合公司重要性供应商标准后，， 应转为重要供应商进行档档案管理。 供应商档案应有编