如何高效管理电文件.ppt

＠平凡不美 要素之二：文件保存属性 存档 只读 隐藏 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 1. 表格文件 2. word文件 3. 图片文件 等等 4. 视频文件 5. PDF文件 6. 图纸文件 ＠平凡不美 电脑文件的“5S”管理 整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke) ＠平凡不美 整理 Seiri 1S 盘符 固定化 整理 三要点 结构 科学化 存放 目视化 目标： 把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。 ＠平凡不美 整理 Seiri——盘符固定化 1S C:D:E:F:四个盘符标准规划为： 操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘 本地磁盘(C:) 本地磁盘(D:) 本地磁盘(F:) 本地磁盘(E:) 计算机 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 ＠平凡不美 整理 Seiri——结构科学化 1S 适合的文件夹 (科学地分类) 适中的层级数 (结构的深度) 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 工具软件 精选PPT 参考文件 项目文件 常用软件 控制文件夹 与文件的数目 50-100个 项目管理 01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 提交文件 …… 03-MyFiles-LA 10-MyFiles-BB 调研文件 工作安排 终端支持 会议管理 人事管理 财务管理 商品管理 培训管理 …… ＠平凡不美 整理 Seiri——存放目视化 1S 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是： 文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”……。 文件名 ＝ 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲比赛”、“02 –培训课件”……。 这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：演讲比赛”、嵩山秋景” 规范化地命名文件夹和文件 ＠平凡不美 对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理 整顿 Seiton 2S 进行整顿！ 果断删除! ＠平凡不美 定期清除和归档 清扫 Seiso 3S 2、定期清扫垃圾 1、定期归档文件 安装目录\programfiles\tencent\QQ\ad 这里面是QQ广告 安装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 安装目录\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！ 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态 ＠平凡不美 经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？ 结构 建立完善的文件结构 命名 规范化地命名文件夹 归档 周期性地将文件归档 1 2 3 清洁 Seiketsu 4S 软件 清洁 Seiketsu 4S 2、安装软件 1、下载软件 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。 下载时，把软件存放在规划好的位置中； 资料 2、归档资料 1、下载资料 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。 培养每天清洁的良好习惯？ 下载的各种资料放在临时文件夹； ＠平凡不美 总结 思想 清理 环境 整理 电脑 管理工作 电脑的空间因整理变大！ 思想的空间因总结变扩！ 生活的空间因清理变宽！ 素养 Shitsuke 5S 理 ＠平凡不美 素养 清洁 整理 整顿 清扫 小结：电脑文件管理的”5S” 文件架构 建 区别文件 分 定期归档 归 每日整理 整 效果不错 推 ＠平凡不美 Skill 1：发挥我的文档作用 1S 我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。 利用“我的文档”中