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档案整理工作规范 1. 档案的概念 1.1 档案: 是指公司从事社会经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本公司制定和颁发的,具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本公司为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。简单地说，就是公司制发的“红头文件”和“白头文件”（如工作总结、工作计划、签呈、财务账本、报表、各类合同、协议、管理制度等等）。 1.2 归档文件材料：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 1.3 档案不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 -XZRS-TB没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号。 3.6.4.5 题名： 即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，档案室应根据文件内容，重新拟写或补充标题。 3.6.4.6 日期： 即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，表示2015年8月8日。 3.6.4.7 页数：即每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。 3.6.4.8 备注：填写本盒内文件的变化情况或需要注明的情况（有就填）。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏填写不够时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中，详见附表一《备考表》。 3.6.5 归档文件目录编制格式样如下： 3.6.5.1 文书档案目录格式 详见附表二《文书档案归档目录》 文书档案归档目录 档号：SDSD-XZ-XZSW-2015-D 件号 移交部门 文号 题　名 成文时间 页数 备注 1 XZ SDSD-XZRS-TB关于对＊＊＊违纪的处罚通报1 3.6.5.2 声像档案目录格式 详见附表三《声像档案归档目录》 声像档案归档目录 件号 题 名 载体类型 归档时间 保管期限 备注 3.6.5.3 实物档案目录格式 详见附表四《实物档案归档目录》 实物档案归档目录 件号 题名 实物类型 归档时间 保管期限 备注 3.6.5.4 电子档案目录格式 详见附表五《电子档案归档目录》 电子档案归档目录 件号 移交部门 题名 成文时间 载体编号 保管期限 备注 3.7 装订 3.7.1 文件装订要求 正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。 3.7.2 装订注意事项 3.7.3.1 文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。 3.7.3.2 装订时，应将保管期限为永久或长期的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。 3.8 装盒 3.8.1 盒内材料 3.8.1.1 按归档文件目录—归档文件—备考表顺序存放—编制档案盒封面及盒脊。 3.8.1.2 不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。 3.8.2 装盒要求 3.8.2.1 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，归档文件在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。 3.8.2.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。详见附表六《档案盒封面》 3.8.2.3 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。 ① 备考表情况说明：是指填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。 ② 整理人：填写负责整理该归档文件档案员的姓名，以明确责任。 ③ 检查人：填写负责检查归档文件整理质量人员的姓名，以示对整理质量监督检查。 ④ 日期：填写归档文件整理完毕