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档案管理标准作业规程 1.0 目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 2.0 适用范围 适用于物业管理公司各类档案的管理。 3.0 职责 3.1 总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。 3.2 行政部经理监督档案管理的实施工作。 3.3 档案管理员负责档案的日常管理工作。 4.0 程序要点 4.1 档案的编号。 4.1.1 公司、管理处编号： a） 行政部、人事部 编号为：※※※（公司英文缩写）； b） 物业管理处 编号为：※※※（管理处英文缩写）。 4.1.2 部门编号： a） 行政部、人事部 编号为：X·Z； b） 财务部 编号为：C·W； c） 公共事务部 编号为：S·W； d） 保洁部 编号为：B·J e） 园林绿化部 编号为：Y·L f） 机电维修部 编号为：J·D g） 经营部 编号为：J·Y h） 品质部 编号为：P·Z。 4.1.3 年份编号：引用年份序号—2000、2001、2002…… 4.1.4 档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字—001、002、003…… 4.1.5 档案编号举例： a） 物业管理有限公司编号： ※※※—※※—※※※—※※※ b） 管理处编号： ※※※—※※※—※※—※※※—※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 管理处编号 物业管理有限公司编号 4.2 档案的分类 4.2.1 区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类： a） 业主档案，包括： ①经业主签署后的《业主公约》； ②经业主签署后的《消防安全责任书》； ③《业主家庭情况登记表》； ④《钥匙领用登记表》； ⑤《业主证领用登记表》； ⑥《业主入住验房表》； ⑦《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料； ⑧《违章处理通知单》及处理结果资料； ⑨业主的有关证件复印件； ⑩业主产权确认登记（产权证书）； 其他应保存的业主资料。 b） 工程档案，包括： ①物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线图等）； ②综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）； ③施工设计材料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等）。 ④其他应保存的工程资料。 c） 设备档案，包括： ①设备台帐； ②设备出厂合格证； ③设备使用说明书（要求中文）； ④设备安装、调试报告； ⑤保修卡、保修协议； ⑥设备运行记录； ⑦设备维修、保养记录； ⑧设备更新改造记录； ⑨设备管理制度； ⑩其他应保存的设备资料。 d） 物业管理运作档案，包括： ①公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）； ②管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。 e） 来往文书档案，包括：管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。 f） 合同档案，包括：采购合同；多种经营合同；物业接管类各种合同；保险类合同等。 g） 员工人事档案，包括：员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。 h） 财务档案，包括：固定资产类资料；会计报表及账册；审计报表及账册等记录。 4.2.2 全宗内档案的分类原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。 4.3 立卷与编制目录。 4.3.1 立卷：就是按照单份文件相互之